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Gestionar Redes Sociales con CRM

No hay duda de la importancia del social media en México. Un estudio de ComScore indica que somos el país de Latinoamérica con mayor penetración en redes sociales (RRSS), con un alcance del 98.2 por ciento de los usuarios de internet; por su parte, la Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI) señala que ocho de cada diez empresas tienen un perfil en alguna red. Estas herramientas han configurado nuevas formas de comunicarnos y las organizaciones que han tomado ventaja de esto se destacan sobre las demás. La reputación online, esa abstracción que a muchos les cuesta comprender por ser parte del intangible mundo virtual al que también nos debemos, es hoy día un importante indicador en las cifras de toda organización, al punto que cada vez surgen más especialistas que ayudan a definir las estrategias en torno al tema y se crean departamentos justamente para ello.

Las tecnologías de información y comunicación han dado comienzo a todo un nuevo modelo de gestión de los componentes organizacionales y sirven de columna vertebral para los procesos de expansión de las empresas con visión de desarrollo, por lo que no hay que dejar de lado los instrumentos de los que actualmente disponemos para hacer más efectivas las tareas relacionadas con el marketing digital o la administración de comunidades en línea, así como su integración con otros sectores como ventas y atención al cliente. Sistemas CRM (Customer Relationship Management) ideados especialmente para combinar estas áreas permiten mejorar la relación de una organización con su público de manera innovadora; permiten a las audiencias ser escuchadas y atendidas oportunamente; facilitan su estudio y ayudan a guiar los lineamientos organizacionales en función del usuario. Aún cuando expertos en marketing todavía debaten sobre la efectividad de las redes sociales para la atención de públicos, determinados softwares como Microsoft Social Engagement ya establecen la aplicación que en este sentido pueden tener las RRSS para el negocio.

Escuchar es la clave

Hace algún tiempo el mercadeo acuñó el término prosumer para referirse a quienes consumen determinado producto y al mismo tiempo producen información. Los datos que aporta un prosumer ayudan a conocer al cliente y a construir la reputación online de la empresa, dándole un sentido global y democrático a la generación y difusión de la información. Quienes son afectados por un mal servicio comunican en tiempo real su incomodidad a cientos de personas, por lo que, a través de las RRSS, se trata de establecer un diálogo más abierto y transparente que conlleve a la fidelización del cliente y fortalezca la credibilidad de la organización. Con el CRM adecuado es posible darle a la audiencia respuestas acertadas con rapidez, así como medir la efectividad e impacto de lo que se dice en redes sociales sobre la marca. Con la percepción del comportamiento de los usuarios, las empresas pueden anticiparse a eventualidades y tomar decisiones adecuadas; pueden mejorar productos, así como dar un mejor enfoque a sus estrategias de comunicación.

La información es poder. La posibilidad de acceder a referencias y dialogar tan efectivamente con los consumidores nunca había sido tan fácil como ahora. El anhelo de conocer en detalle a las audiencias se convirtió en realidad. Es de gerentes exitosos aprovechar las cartas a disposición.

11 beneficios de contar con un ERP

Con frecuencia, encontramos a directivos que, previo a la experiencia, dudan de que la implantación de un sistema de gestión ERP (Enterprise Resource Planning) pueda realmente proveer beneficios a su empresa. Al no comprender la dinámica de los mercados y a la organización como un sistema abierto con propiedad de interdependencia de sus partes, capacidad de modificarse a sí misma y de enfrentar variables externas, algunos ejecutivos optan por continuar tomando decisiones con criterios paradigmáticos que nada aportan a la evolución y desarrollo del negocio.

Mantener las mismas dinámicas de hace diez años en la compañía en un momento en que las tecnologías de información están en plena propagación, grupos generacionales apuestan por la disrupción y la única certeza de los mercados radica en el cambio, es pisar una cuerda floja que indefectiblemente llevará al suelo. El contar como gerente con el tino suficiente para valerse de las herramientas provistas por la informática actual, constituye una oportunidad de oro para posicionar a la empresa y aumentar su rentabilidad, en este sentido, hemos identificado, al menos, once beneficios de implementar un ERP que aprovechado correctamente configurarán a la organización como el modelo que la competencia no dejará de seguir:

  1. Mejoramiento en la toma de decisiones, al permitir disponer con seguridad de la información correcta en el menor tiempo posible (centralizada y en tiempo real).
  1. Preparación ante diversos escenarios, al contar con datos e informes financieros, de producción o logística que permiten prevenir y adecuarse oportunamente y con planificación a los cambios del entorno o requerimientos del mercado.
  1. Adaptabilidad a las necesidades de la empresa. La estructura modular de un ERP permite gestionar numerosos sectores de la compañía: producción, depósitos, distribución, ventas, finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc.
  1. Estandarización de la organización, al ayudar a definir sus buenas prácticas con base en un sistema de clase mundial ejecutado en todos los departamentos.
  1. Mayor control de los procesos, al facilitar el seguimiento minucioso de un producto en cada una de sus etapas a los largo de la organización.
  1. Automatización de tareas cotidianas y repetitivas como la elaboración de facturas, informes, presupuestos u órdenes de compra.
  1. Mejoramiento de la comunicación interna, al ser eliminadas las barreras de acceso a la información entre los diferentes departamentos.
  1. Disminución de errores de factor humano, por cuanto un ERP permite procesar grandes cantidades de datos con fluidez, de forma integral y automatizada.
  1. Integración de miembros de la cadena de valor, bien sea mediante la asociación de puntos de ventas modernos u otros mecanismos que permiten ajustar la oferta y demanda, así como crear nuevos productos y experiencias.
  1. Aumento de la competitividad de la empresa, manifestada en colaboradores más informados y habilitados para proveer soluciones altamente eficientes para los clientes, lo que aumenta también la calidad de atención.
  1. Reducción costos y mejoramiento de ROI (Return On Investment), en la medida en que se optimizan los procesos y se aprovecha el sistema predictivamente y en función del abordaje de escenarios.

Por todos estos beneficios y otros más que impactarán en las utilidades del negocio, valga la interrogante para el sector directivo: ¿para qué esperar a tomar la decisión inteligente de contar con un ERP si, además, la competencia ya lo debe estar aprovechando?

Conoce los beneficios que ofrece un CRM a tu organización

Ya lo dijo el especialista en mercadeo Philip Kotler: “Ya no basta con satisfacer a los clientes, ahora hay que dejarlos encantados”. Ante las demandas constantes y cada vez más exigentes de los públicos de una organización, se hace imperativo valerse de todas las herramientas para convertirlos y fidelizarlos, en este sentido, las tecnologías de información se han convertido en uno de los aliados más importantes para lograrlo. Sistemas como CRM (Customer Relationship Management) pueden beneficiar a tu empresa de múltiples maneras. Al estar enfocados en la optimización de la relación de ésta con su público, ayudan a desarrollar sectores específicos de la compañía con el objetivo de alcanzar su posicionamiento y diferenciación.

Un sistema de gestión CRM aprovechado adecuadamente es una herramienta poderosa. Su empleo no sólo hace más fácil la vida en la organización, sino que puede ayudar a marcar sus líneas estratégicas y mejorar la rentabilidad. Los módulos provistos por un sistema como Microsoft Dynamics CRM agilizan los procesos, permite generar una experiencia más rica con el cliente y otorgan datos con la rapidez y calidad que todo negocio necesita para lograr afrontar con éxito y seguridad los escenarios que puedan suscitarse en el mercado actual.

Las áreas que mayores beneficios y ventajas pueden tener en tu empresa con CRM son:

Ventas: Al contar con una fuerza de ventas más facultada y productiva es factible enfocarse con mayor facilidad en un punto fundamental de la relación de la compañía con el cliente, basado en la generación de experiencias inolvidables y de clase mundial.

Marketing: Una organización sin marketing no puede competir en el mercado actual. Con el CRM adecuado es muy cómodo integrar la planificación, presupuesto y seguimiento de las campañas en sus diferentes canales de principio a fin.

Servicio al cliente: A través de cualquiera de los canales de comunicación establecidos con el cliente, es posible proveer la respuesta correcta en el tiempo más corto, de esta forma es más fácil ganar la lealtad de los públicos ante la marca y, conjuntamente con ventas y marketing, estudiar nuevos prospectos.

Ahora bien, ante la interrogante sobre qué otros beneficios es factible alcanzar con CRM, la compatibilidad otorgada por Microsoft hace que sea posible conectar Dynamics con las redes sociales corporativas, Office, Skype y Yammer, pudiendo conectar varios equipos a la vez y establecer dinámicas de trabajo colaborativas desde cualquier tipo de dispositivo. Como es sabido, la posibilidad de que los miembros de una empresa puedan contribuir con su trabajo desde cualquier lugar, ha revolucionado la forma de hacer negocios y otorgan una clara ventaja competitiva sobre aquellas compañías que continúan manejándose a la vieja usanza, por lo que ninguna organización debería considerar el hecho de no invertir en la solución informática que ha sido especialmente ideada para lograr su evolución.

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5 preguntas frecuentes relacionadas con la transformación digital

Transformación Digital es un término de moda en el mundo de la tecnología. Sin embargo, con frecuencia su significado y su alcance dentro de las organizaciones, no es del todo claro.

Como muchas palabras de moda, Transformación Digital puede tener un doble significado. Por un lado, implica la posibilidad de una transformación radical del negocio, que muchos ven como una gran oportunidad. Por otro lado, abre una multitud de variables operativas, organizacionales y tecnológicas, que en ocasiones se vuelve abrumadora y difícil de manejar

1. ¿Qué es una Transformación Digital?

Transformación Digital se refiere al uso de la tecnología para hacer mejoras significativas e impactantes en la organización. Es más que una simple iniciativa de nueva tecnología. Es una estrategia para revisar por completo el modelo de negocio.  Por ejemplo, una compañía podría aprovechar una estrategia de transformación digital para mejorar su cadena de suministro y renovar la forma en la que los clientes interactúan con la empresa.

2.  ¿Cuáles son los principales componentes de una Transformación Digital?

Una transformación digital puede implicar la implantación de diversas tecnologías como por ejemplo sistemas  ERP, sistemas de Administración de Recursos Humanos o de Comercio en Línea, Inteligencia y Análisis de Mercados, Aplicaciones móviles,  Internet de las cosas entre muchas otras posibilidades. De hecho por lo general una Transformación Digital engloba el uso flexible y creativo de varios tipos de sistemas y tecnologías. Idealmente, la nueva estrategia digital debe estar basada en un cambio global de estrategia de negocio y no en la necesidad de una actualización de los sistemas actuales.

3. ¿Cuál es la diferencia entre una Transformación Digital y una implantación de un sistema ERP?

Por lo general, una Transformación Digital implica un cambio más revolucionario del negocio que la implantación de un ERP.  Por otro lado una Transformación Digital  normalmente explota nuevas tecnologías innovadoras que la empresa no había utilizado con anterioridad, mientras que la implantación de un ERP, muchas veces implica la actualización de sistemas administrativos obsoletos. Sin embargo la implantación de un nuevo sistema ERP es generalmente el principal motor de los múltiples componentes que una estrategia digital completa requiere.

4. ¿Cómo saber si una Transformación Digital es necesaria para mi organización?

Una Transformación Digital es adecuada principalmente para organizaciones que buscan un crecimiento agresivo, que compiten en industrias sufriendo cambios drásticos  y/o que les interesa reparar su modelo de negocio para ser mas competitivas. Por ejemplo, actualmente, las empresas en la industria editorial están listas para una Transformación Digital, dado que su producto (publicaciones impresas) está quedando obsoleto rápidamente. Organizaciones en industrias como esta, están aprovechando estrategias digitales innovadoras para transformar sus productos, su experiencia al consumidor y sus cadenas de demanda y suministro.

5. ¿Qué necesito hacer, para lograr una exitosa Transformación Digital?

Una Transformación Digital exitosa, requiere una infinidad de estrategias y métodos. Es necesario definir procesos administrativos robustos, una extensa estrategia de cambio organizacional, obtener el respaldo de los ejecutivos, así como aplicar una gran creatividad tecnológica. Dado que este tipo de iniciativas conllevan mas riesgo y cambio que las iniciativas puramente tecnológicas,  es importante poner especial atención en los cambios de procesos y de recursos humanos. Finalmente, es importante invertir en los recursos y actividades adecuados para lograr el éxito de la transformación.

Una empresa con amplia experiencia en Transformación Digital, siempre será el mejor aleado para lograr exitosamente el cambio.

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Por qué mi empresa necesita un ERP Financiero

Tener a la disposición mayor cantidad de información en tiempo récord, prácticamente se ha convertido en un mandato empresarial. En un entorno dinámico y en un mercado que no perdona las decisiones vacilantes por parte de los directivos de las organizaciones, se hace preciso ajustar las velas y estar siempre un paso más adelante, pero ¿Cómo puedo como gerente contar con un sistema enfocado en finanzas que me permita responder oportunamente y adecuarme a las exigencias de mi sector?

A menudo, los directivos de las empresas necesitan tomar medidas importantes que pueden impactar su rentabilidad. En este sentido, la información financiera es pilar para una toma de decisiones acertada, y poder contar con ella en tiempo real, un beneficio que bien manejado puede convertirse en la ventaja competitiva que distinga a la empresa por sobre las demás. Un ERP adecuado aplicado al área de la compañía que se dedica a los temas financieros permite que la información numérica fluya rápidamente entre sus diferentes departamentos, otorgando celeridad y certeza a los procesos de decisión.

La estructura de un programa de gestión como Microsoft Dynamics está fundamentada en módulos especializados que, en función de las necesidades del negocio, pueden ser o no contratados, no obstante, ¿qué directivo dejaría de lado la oportunidad de contar con un modulo de finanzas y contabilidad que aprovechado correctamente aumentaría el rendimiento empresarial? Un módulo de este sesgo recopila los datos financieros y crea informes de manera rápida y eficiente para permitir gestionar todo lo relativo a la contabilidad, activos, pagos, cobros, tesorería, entre otras funcionalidades que pueden ser adecuadas y manejadas en diferentes tipos de divisas e idiomas.

Un sistema ERP permite automatizar tareas, reducir costos y aumentar el rendimiento corporativo. A nivel estratégico, permite hacer un diagnóstico de la situación financiera con el apoyo de indicadores, gráficos y esquemas que ofrecen una visión certera de la realidad; permite saber con antelación las necesidades de caja de la compañía; anticipar cierres de ejercicio para alcanzar beneficios fiscales; disminuir los errores asociados al factor humano; así como predecir aspectos referentes a los procesos de compra con el fin de mejorar las negociaciones. De esta manera, los responsables del rumbo del negocio pueden actuar con el fundamento y la seguridad que toda organización necesita.

Quedarse atrás no es una opción. Poder contar con herramientas que permiten detectar oportunidades en cada contexto también debería ser un mandato empresarial, por tanto, postergar la decisión para implementar un ERP puede significar tanto el estancamiento de la organización como su desaparición.

De lead a cliente con CRM

Pensar en un sistema CRM  (Customer Relationship Management) para reemplazar los apuntes manuales de la empresa, ciertamente es un criterio práctico y que beneficia sus procesos, no obstante, si es aprovechado a la perfección, el alcance de un software de este tipo puede ayudar a fidelizar clientes y a generar interesantes impactos en la rentabilidad del negocio.

En el área del marketing, un lead es el registro de un individuo que demuestra interés en adquirir el producto o servicio que ofrece la empresa, ahora bien ¿dónde podemos obtener esa información y cómo podemos aprovecharla? Con el software debido es posible estudiar los canales por donde nos surtiremos de los datos de quien finalmente convertiremos en cliente, así como definir un perfil detallado de éste que podamos abordar por medio de diferentes estrategias como la venta cruzada o cross-selling. Cuando una persona solicita información, ese lead es un contacto calificado, pues tiene una necesidad manifiesta y aparentemente está interesado en el bien que ofrece la compañía. Las probabilidades de que ese individuo concrete una transacción son altas, por lo que ese dato requiere de una gestión especial y precisa de no olvidar la próxima acción: llamado, envío de correo, envío de muestra o catálogo, reunión, etc. Para lograr el seguimiento de cada paso de una forma más minuciosa que la permitida a través de las hojas de cálculo, sistemas como Microsoft Dynamics Marketing o Microsoft Dynamics CRM pueden proveer la plataforma ideal para manejar, por ejemplo, historiales automatizados, túneles de venta y conversiones.

Para generar leads se pueden emplear tanto canales online como offline. Los de soporte digital más habituales son:

Email marketing y SMS: En las campañas de captación de prospectos realizadas por medio de correo electrónico y SMS es posible obtener satisfactorios resultados siempre que se consideren variables como la segmentación, la hora del envío y el contenido. Con el CRM adecuado, la organización podrá diseñar, lanzar y medir con facilidad campañas de marketing por estas vías, que a su vez permitirán ser gestionadas y personalizadas en un intuitivo editor visual.

Social media: Cada día, los números relativos a las conversiones de individuos que otorgan  datos como su correo electrónico o teléfono a cambio de un e-book o cupones de descuento son mayores. Los niveles de reticencia van disminuyendo, lo que proyecta mayores oportunidades para el área. Con CRM es factible medir el desempeño e impacto de principio a fin de las campañas, a la vez que permite hacer el seguimiento de la voz de la empresa en soportes como Twitter, Facebook y YouTube.

Si bien no existen fórmulas mágicas para saber qué canal producirá un mayor retorno de la inversión frente a otros, sin duda, un CRM ayudará a integrar la información que contribuirá con la construcción de mejores relaciones con los clientes y con el perfeccionamiento de las estrategias que llevarán a la organización a alcanzar los resultados esperados.

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7 beneficios del ERP que se traducen en ventajas competitivas para el sector manufacturero

De acuerdo con datos de INEGI, en México existen más de 400 mil unidades económicas dedicadas a la manufactura, sector que, en línea con la tendencia mundial, se halla en un modo de crecimiento e innovación. Los procesos en esta industria son múltiples y complejos, por lo que la implantación de un sistema ERP que haga más eficiente cada paso es imprescindible para garantizar la permanencia de la organización en el tiempo.

Existen diversos productos de gestión empresarial enfocados a hacer más fáciles las tareas cotidianas de la empresa, tareas que constituyen una dinámica vital y que, sin duda, impactan en el servicio y experiencia ofrecida al cliente. Entre los beneficios que un sistema como Dynamics puede proveer al sector manufacturero y que, con un óptimo aprovechamiento, se pueden convertir en ventajas competitivas se destacan:

  • Óptima administración de depósitos: Mediante determinados módulos es posible automatizar procesos de almacenajes que se podrían traducir en reducción de costos operativos que redunden en precios más bajos para los clientes.
  • Mejoramiento en la administración de transporte: Ideal para procesos de distribución y retail. Un sistema de gestión otorga la posibilidad de hacer entregas en tiempo y forma, otorgando así al cliente la experiencia correcta, al precio correcto.
  • Pronóstico de demanda acertado: Con base en algoritmos creados a partir de datos históricos del sistema, esta herramienta es capaz de anticipar la demanda de productos, permitiendo la disminución de riesgos de pérdidas y, por ende, un aumento en la rentabilidad.
  • Celeridad en cambio de productos: A través de una metodología formal, con un sistema de gestión es posible tener un manejo efectivo de productos durante los ciclos de planificación y producción de la empresa.
  • Mejoramiento en los procesos de servicio y garantía: A partir del rastreo oportuno de números de series provistos en notas de crédito, facturas, recibos de empaque u órdenes de devolución es posible proveer una postventa más oportuna y eficiente.
  • Administración eficiente de asignaciones comerciales: Este proceso permitirá ofrecer y gestionar descuentos a proveedores y programas de promoción, tener un mayor control de contratos y reducir los esfuerzos administrativos, otorgando una mayor y mejor experiencia para el cliente.
  • Posibilidad de asociar puntos de venta modernos (POS): Por medio de las soluciones de ventas asistidas se amplían las capacidades de los vendedores y se fortalece la inteligencia de compra del cliente, lo que genera un aumento en la potencia de los establecimientos de los asociados.

Por estos beneficios y muchos más que se traducen en ventajas competitivas se hace imperativo que las empresas tomen decisiones que le permitan evolucionar conforme con las exigencias del mercado. El carácter diferenciador de la organización será clave para asegurar su éxito y un desarrollo conforme con la visión empresarial.

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5 razones por las que no debes esperar para implantar un nuevo sistema ERP

Resulta común quedar atrapados en nuestros propios métodos. Las organizaciones que se quedan atrapadas en sistemas obsoletos, con frecuencia se enfrentan a procesos manuales e ineficientes durante años, antes de decidirse a hacer un cambio.

Los empelados por lo general no tienen prisa por cambiar, se acostumbran a las limitaciones y retos de los sistemas que durante años han utilizado.

Muchas veces se requiere de una perspectiva  externa como llamada de atención o de alguna emergencia operativa para forzar el cambio.

Si la implantación de un sistema ERP para tu organización es uno de tus planes a futuro, a continuación te damos 5 razones por las cuales no debes esperar.

  1. Estás dejando mucho dinero en la mesa: Es muy probable que con un sistema obsoleto, se esté perdiendo dinero en procesos ineficientes, servicio al cliente deficiente, alta rotación y necesidad de capacitar constantemente a los empleados,  estrés y mala comunicación, etc.
  2. Hay muchas buenas opciones de sistemas ERP disponibles: Hoy en día la variedad de alternativas es inmensa y aunque puede resultar complicado seleccionar la mas adecuada, con una asesoría profesional, es posible elegir el sistema ideal para cada organización. La proliferación de alternativas trae consigo también una disminución en precios y una mejoría en condiciones financieras, lo cual se traduce en un mayor retorno de la inversión.
  3. La organización no puede crecer eficientemente sin un nuevo sistema: Para la mayoría de las organizaciones encontrar fuentes de crecimiento representa un reto constante y deben evitar factores que frenen su progreso. Cuando la demanda del producto es alta, es necesario un marco operativo con la capacidad de cubrir esa demanda. Un nuevo y eficiente sistema ERP, de la mano con procesos y empleados más eficientes, permiten a las organizaciones un crecimiento mucho mas acelerado.
  4. El ambiente laboral y la productividad de los empleados están deterioradas: Los empleados sin duda sufren día con día las ineficiencias y frustraciones de trabajar con un sistema obsoleto y a pesar de que por lo general no lo expresan, el ambiente de trabajo y por lo tanto la productividad, se ven seriamente afectados. La moral y satisfacción laboral mejorarán exponencialmente con la adecuada implementación de un nuevo sistema.
  5. El punto de quiebre probablemente está a la vuelta de la esquina: En ocasiones los directivos de las empresas esperan demasiado tiempo para renovar sus sistemas ya obsoletos. Cuando eso sucede, los resultados nunca son agradables. Aun cuando las limitaciones del sistema actual parezcan manejables durante algún tiempo, eventualmente llegará el momento en el que simplemente será imposible continuar operando con un sistema viejo. Cuando esto sucede, el equipo tiene que trabajar bajo condiciones forzadas, sin el tiempo suficiente para una transición adecuada y con alto riesgo de un colapso en las operaciones.

En conclusión,  si estás consiente de que se acerca el final del ciclo de vida del sistema actual, es importante no esperar con la iniciativa de remplazo. Esto brindará el tiempo suficiente para realizar una evaluación detallada, seleccionar la alternativa ideal y llevar a cabo una transición adecuada.

¿Por qué es importante un sistema ERP para mi empresa?

Los dueños o directores de empresas, continuamente deben tomar decisiones importantes sobre la manera de administrar las operaciones en su organización. Una de las decisiones a las que con frecuencia se enfrentan, se refiere a la posible implantación de un sistema ERP.

Si te has preguntando, por qué resulta importante implementar un sistema ERP (“Enterprise resource planning”)  en tu organización, la respuesta se puede resumir de la siguiente forma :  Los beneficios superan significativamente la inversión financiera y el tiempo y esfuerzo asociados con su implantación.

 Estos son algunos de los principales beneficios:

  • Generar ahorros – El ERP unifica muchos de los sistemas que actualmente están fragmentados (desde el desarrollo de productos y el sistema de logística, hasta el sistema administrativo y de soporte técnico). Al unificar los sistemas se mejoran los procesos y se hacen mucho más eficientes, se evita la duplicidad de funciones y la necesidad de entrenamiento en distintos sistemas, lo cual trae como resultado ahorros significativos.
  • Mejorar el análisis – Un ERP adecuado hará más sencilla y ágil la generación de reportes (desde reportes de ingresos y gastos hasta reportes hechos a la medida basados en tendencias y datos en tiempo real). El acceso a este tipo de reportes, habilita al equipo para tomar mejores decisiones en forma más ágil.
  • Mejorar la productividad – Sin un sistema ERP, seguramente existe redundancia de algunas operaciones o se desperdicia tiempo llevando a cabo tareas repetitivas en forma manual o capturando información en diferentes sistemas. Estas ineficiencias tienen un impacto negativo en los resultados financieros. Un ERP eliminará estas ineficiencias dando como resultado un efecto positivo en la productividad, eficiencia y rentabilidad de la organización.
  • Tener clientes más satisfechos – Un ERP adecuado, ayudará a mantener una mejor comunicación con tus clientes a lo largo de todas las etapas del proceso. Puede ser muy útil para actividades de mercadotecnia como generación y seguimiento de prospectos o para actividades de servicio al cliente como seguimiento de pedidos y entregas, lo cual se traduce en clientes más satisfechos y leales.
  • Mejorar la comunicación interna – Dado que los datos se capturan, generan, almacenan y comparten dentro de un mismo sistema, no se presentan diferencias o confusiones que son comunes cuando se utilizan distintos sistemas para diferentes procesos.
  • Mejorar la administración de la producción y el manejo de inventarios – Si tu empresa lleva a cabo producción y manejo de inventarios, un ERP también traerá beneficios importantes en estas áreas, ya que facilita la optimización de esfuerzos, compartiendo información en tiempo real a todas las áreas de la cadena productiva y de distribución.

La decisión sobre la compra de un sistema ERP y la selección del más adecuado, no debe tomarse a la ligera, conviene evaluar distintos proveedores y tipos de sistemas, hasta encontrar el que mejor se adecúe a las necesidades de la organización.

¿Mi empresa necesita un sistema ERP?

¿Alguno de estos casos te suena familiar?

  • Cada cierre de mes, resulta complicado y tardado consolidar los datos financieros de la empresa.
  • Los estimados de venta se basan más en la experiencia y suposiciones que en datos sólidos.
  • Tenemos problemas para alcanzar el volumen de los pedidos y eso está afectando la satisfacción de nuestros clientes.
  • No tenemos datos exactos de los volúmenes de inventario en bodegas y obtener los datos precisos es complicado y tardado.
  • Manejamos distintos sistemas para diferentes procesos en la empresa y eso crea diferencias y conflictos.
  • Me gustaría tener a la mano y en cualquier momento, información básica de desempeño, como ordenes de compra por día, ventas a la fecha, margen promedio de venta, etc.

Si alguno de estos casos te suena familiar, probablemente es señal de que tu empresa necesita un Sistema ERP.

Cada empresa es única y con muy diversos problemas y necesidades, sin embargo, muchas enfrentan conflictos y frustraciones similares y un sistema ERP adecuado puede ayudarles a mejorar significativamente su productividad.

5 señales claras de que a tu empresa le beneficiará un sistema ERP

1. Manejas distintas aplicaciones de software para distintos procesos.

Analiza por un momento ¿cómo llevan tus empleados el control y seguimiento de los procesos de información?, ¿Las personas de contabilidad usan un sistema para registrar las cuentas por pagar y los pagos?, ¿el personal de ventas usa un sistema distinto para capturar los pedidos?, ¿el proceso para llevar esas órdenes a cabo y alimentarlas al sistema de contabilidad, se lleva a cabo en forma manual y propensa a errores?
Cuando se usan sistemas desconectados para ventas, compras, contabilidad, manufactura o logística, fácilmente se puede producir caos en los procesos, lo cual impide que las operaciones corran en forma controlada. Por ejemplo, sin información precisa sobre las ventas, el manejo de inventarios será muy complicado, mientras que si no se tiene la información de contabilidad actualizada, se podría detonar un oleaje de decisiones incorrectas en otras áreas como mercadotecnia o tesorería.
Un sistema ERP integra estos sistemas de manera que las todas funciones del negocio dependen de una sola base de datos. Con una fuente de información única, que contiene los datos precisos y en tiempo real, el ERP permite tomar mejores decisiones en forma más ágil y libera tiempo de los empleados para realizar labores de mayor valor agregado que permitan a la empresa concentrarse en su desarrollo y crecimiento.

2. No cuentas con acceso fácil a la información básica de la empresa.

¿Cuánto tiempo te lleva obtener respuesta a preguntas como, cuál es tu margen promedio de venta? ó ¿cuánto llevas vendido el día de hoy o durante este mes?, para empresas que manejan sus datos en hojas de cálculo y necesitan actualización manual, por lo general obtener este tipo de información básica resulta complicado, tardado y poco confiable.
El ritmo de los negocios hoy en día es más rápido que nunca y esto implica que los empleados necesitan acceso inmediato a la información. Con una solución ERP, los ejecutivos pueden obtener un panorama holístico de las operaciones en cualquier momento, mientras que cada empleado puede obtener la información que necesita para hacer su trabajo mas eficiente.

3. La contabilidad es tardada y complicada

Muchas veces las primeras señales de la necesidad de un ERP, provienen del área de contabilidad. Si tus empleados dependen de facturas y órdenes de compra en papel y pasan horas a la semana capturándolas manualmente al sistema, es necesario considerar el tiempo que se está desperdiciando en labores que un ERP puede procesar al instante.
Lo mismo sucede con los reportes financieros, si toma mucho tiempo consolidar y reconciliar información financiera a lo largo de distintas hojas de cálculo, un ERP podría tener un fuerte impacto positivo en la eficiencia. Con todos los datos financieros en una sola base de datos, el personal de contabilidad no tendría que emplear su tiempo en capturar y reconciliar datos, en cambio podría generar y analizar reportes críticos en forma ágil y confiable.

4. Las ventas y la experiencia del cliente están siendo afectadas

Cuando las empresas crecen, uno de los principales retos es el manejo de inventarios. Asegurar que la cantidad adecuada de producto se encuentre en el lugar preciso y en el tiempo exacto, es vital para las operaciones.
Cuando la información de ventas, inventarios y clientes se manejan en lugares separados, se pueden crear problemas serios en la empresa. Por ejemplo, si un cliente llama y no puedes obtener de inmediato la información sobre su pedido o los inventarios para dar una respuesta adecuada en el momento, la respuesta al cliente no será la óptima. Con un sistema ERP, cada empleado, de todas las áreas de la empresa, contará con la misma información actualizada. La respuesta a un cliente sobre su pedido, será precisa e inmediata.

5. La administración de los sistemas de información es compleja y consume mucho tiempo

Uno de los mayores inconvenientes de manejar diferentes sistemas, es que su administración puede convertirse en una verdadera pesadilla. Personalizarlos, integrarlos, mantenerlos actualizados, etc, puede consumir muchos recursos y costos que la empresa podría emplear en actividades de mayor productividad. En este sentido, no resulta extraño saber que dos tercios de las empresas en México manejan sistemas obsoletos, ya que no invierten el tiempo y los recursos necesarios para actualizarlos. La ventaja de un sistema ERP adecuado y basado en la nube, es que la actualización se hace de forma continua y sin necesidad de invertir recursos en ello.

Si tu empresa sufre de alguno o algunos de los problemas mencionados, es momento de buscar un sistema ERP que simplifique y optimice el manejo de información y de recursos, de manera que los esfuerzos puedan enfocarse en acciones que permitan mejorar el crecimiento productividad y competitividad de la empresa.