Riesgo, el término que incomoda a las gerencias

Un gerente o directivo que no corre riesgos difícilmente pueda llegar a hacer que su empresa crezca. Tomar ciertas medidas bien puede llevar a la compañía a la cima de los mercados o provocar un descenso en términos de utilidad; por lo tanto, quienes ejercen la toma de decisiones en una organización deben examinar muy bien los distintos escenarios que podrían suscitarse antes de aventarse a emitir palabra alguna sobre las próximas estrategias a seguir.

Ahora bien, ante la interrogante que muchos gerentes se hacen sobre cómo pueden desde su posición ampliar sus capacidades para afrontar los riesgos financieros de la organización, podemos convenir en que evidentemente el apoyo recibido desde las demás áreas de la compañía es vital. La información provista desde los departamentos de marketing, producción, finanzas y recursos humanos otorga una vista bastante periférica, pero ¿es posible alcanzar una visión 360? En ese esfuerzo es cuando las tecnologías de información se manifiestan como un componente para la empresa tan importante como sus áreas funcionales.

La informática ha traído consigo Business Intelligence (BI) como un conjunto de herramientas de apoyo clave para el nivel estratégico de una organización. Esta solución de primer nivel y hacia donde todas las compañías que buscan el crecimiento sostenido apuntan, se nutre de la información extraída de sistemas transaccionales u operacionales como CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning) para generar la información estructurada que permitirá dejar ver a la empresa por todos sus lados.

Una solución BI puede ayudar a transformar un ambiente de incertidumbre y de riesgo en un ambiente de certeza donde las variables que atañen a la organización logran ser conocidas y controladas. ¿Cómo puede ser esto posible? BI provee información rápida, exacta, medible y confiable con el propósito de que los directivos de una empresa puedan evaluar con seguridad sus alternativas posibles, mitigar impactos y aprovechar las oportunidades del entorno.

¿Puede la tecnología tener un propósito mayor que el de hacernos la vida más fácil y llevadera?

El gerente ideal está en la capacidad de detectar amenazas y sacarle partido a todo aquello que pueda darle valor a la compañía. En este sentido, Business Intelligence se convierte en el instrumento preciso para lograrlo; su flexibilidad y usabilidad además lo hacen amigable, por lo que más que una herramienta, es un aliado de la organización.

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10 tips para la correcta implantación de un ERP – Parte 4

  1. Enfocarse en los procesos y requerimientos

Con frecuencia, las organizaciones se entusiasman con las capacidades técnicas de algún sistema particular, pero descuidan la evaluación de qué tan adecuadamente se adapta a sus necesidades particulares.

Para lograr una evaluación y selección efectiva, es necesario que las organizaciones examinen a fondo sus procesos y necesidades.

2. Tomar acciones para alcanzar un retorno de inversión (ROI) sano

Maximizar los beneficios del sistema, implica mas que el desarrollo de una recomendación sólida y efectiva para obtener la aprobación de los directivos. Dicho paso es importante, sin embargo, para maximizar el ROI, las organizaciones, deben también, cuantificar los beneficios esperados, establecer indicadores de desempeño adecuados, determinar los puntos de partida y las metas para dichos indicadores y monitorear su desempeño una vez implementado el sistema.

3. Asegurar una administración de proyecto sólida y un fuerte compromiso de recursos.

Un proyecto de implantación de ERP, siempre tendrá mayor éxito con una administración y soporte sólidos.

Las implantaciones exitosas tienen en común varios atributos:

  • Dirección adecuada de un administrador sólido
  • Participación de recursos humanos internos con experiencia significativa
  • Implantación de un plan de administración de riesgos
  • Revisión continua de los avances

4. Obtener el compromiso de la alta dirección

Una implantación exitosa depende del compromiso de todos los niveles directivos y gerenciales.  Hacer revisiones periódicas con el nivel ejecutivo y directivo, ayuda a los administradores del proyecto a resolver problemas potenciales en una forma más ágil y eficiente.

5. Tomarse el tiempo para una planeación anticipada

Muchas veces, los vendedores de sistemas tienen el objetivo de cerrar rápidamente la venta. Antes de tomar cualquier decisión, las organizaciones deben asegurarse que el trato es el más adecuado para ellos. Deben validar el plan de implantación y entender los requerimientos del negocio. Adicionalmente, deben asegurarse de presupuestar la inversión necesaria para realizar pruebas de seguridad y posibles adaptaciones del sistema. También es de gran importancia que las empresas desarrollen un plan de comunicación organizacional, para mantener a los empleados y usuarios del sistema informados sobre los objetivos y avances.

6. Asegurar un cambio organizacional y un entrenamiento adecuados

El cambio organizacional, el entrenamiento de los usuarios y el diseño de funciones, son componentes clave para una implantación adecuada del ERP.  El sistema puede crear pánico, si los usuarios no entienden como usarlo correcta y eficientemente. El entrenamiento debe enfocarse en el flujo de los procesos y el conocimiento técnico del sistema.

7. Entender las razones que sustentan la implantación del ERP

El hecho de que otras empresas de la industria hayan implementado determinado sistema, no implica que todos deban hacer lo mismo. Cabe la posibilidad de que con mejoras en los procesos, rediseño organizacional o alguna tecnología especializada, se puedan cubrir los objetivos del negocio a un menor costo y con mayor eficiencia.

Para poder tomar una decisión apropiada, es necesario tener bien definidos los objetivos del negocio.

8.Enfocarse en la migración de datos anticipadamente.

La migración de datos resulta increíblemente compleja y conlleva un cierto riesgo técnico y administrativo.   Estas son algunas técnicas que pueden ayudar a llevar a cabo una migración adecuada de los datos:

  • Definir la estrategia de migración desde un principio, incluyendo datos básicos (clientes, proveedores, productos) y datos trasnacionales (órdenes de compra, facturas).
  • Comunicar adecuadamente los planes de migración de datos a empleados y usuarios.
  • Verificar exhaustivamente la migración de datos con pruebas piloto
  • Recordar que los datos inútiles (basura) traerán problemas al ERP
  • Hacer un plan para migrar y accesar los datos históricos

 9. Aprender de las pruebas piloto antes del arranque

Hacer pruebas funcionales y de integración, es una buena medida de prevenir riesgos y asegurar que el sistema funciona de acuerdo a los planes. De hecho estas pruebas son un importante factor de éxito en la implantación.

10. Comunicación organizacional apropiada y a tiempo

La implantación del ERP, requiere comunicación clara sobre los objetivos y beneficios esperados a todos los empleados, usuarios o otros interesados. Adicionalmente es necesario comunicar preguntas y respuestas frecuentes, cambios organizacionales derivados de la implantación y cualquier otra información relevante. También es muy importante asegurar que todos los empleados sepan, que sus opiniones y preguntas son importantes y serán consideradas.

 

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La personalización como cúspide de tu estrategia de marketing

Hoy en día, el cliente es el rey. La evolución del mercadeo ha marcado claramente la importancia de la relación de una empresa con sus consumidores, pero no de cualquier relación, sino aquella basada en el aprendizaje mutuo, aprendizaje que lleva a las organizaciones a ajustarse a lo que su comprador necesita y demanda en el tiempo. Definir las pautas que facilitarán este proceso en una compañía que hasta ahora sólo fundamentaba sus acciones en el marketing transaccional, en muchos casos implica un cambio en la orientación de la misión corporativa, debido a que ésta ya no se centraría en el producto que ofrece la empresa; ahora tendría como eje al cliente.

Con frecuencia, directivos autorizan destinar importantes recursos a consultores de marketing relacional que nunca logran tener éxito en la implantación de sus estrategias por una sencilla razón: su organización no está preparada para ejercer el nuevo paradigma que requiere la gestión de clientes. Llevar a cabo acciones de este tipo ciertamente no es sencillo; no es lo mismo capacitar al equipo en técnicas de venta que hacerlo estudiar al cliente con la finalidad de reconfigurar su servicio o producto en función de las necesidades puntuales detectadas; no obstante, contar con las herramientas tecnológicas adecuadas, como los sistemas CRM (Customer Relationship Management) contemporáneos, puede ayudar significativamente a cumplir, sin traspiés, con los cuatro pasos que requiere una estrategia exitosa de marketing personalizado.

  1. Identificación: No se puede tener una relación con un individuo si primeramente no se le identifica. Es necesario conocer y reconocer al cliente en cada uno de los medios utilizados por la empresa, asimismo, establecer tipologías y categorizaciones que hablen de su perfil o el potencial que tienen para la compañía.
  1. Diferenciación: En la fase de diferenciación se define el valor que cada cliente tiene para el negocio, por lo tanto, una metodología especialmente diseñada para esta etapa permitirá concentrar los esfuerzos en los prospectos o usuarios más rentables o con mayor potencial.
  1. Interacción: Este paso consagra al marketing personalizado en una primera etapa. Implica la acción sobre el cliente de forma eficiente (en términos de costo) y efectiva (en términos de satisfacción). Una interacción de calidad implica detectar y cubrir necesidades particulares, profundiza vínculos y facilita la fidelización.
  1. Personalización: Las organizaciones deben poder adaptar las cualidades de su marca a los intereses de un segmento. La individualización o customización implica tener la habilidad de personalizar un producto de forma que resulte altamente atractivo para el cliente. Su carácter de masificación se ve en las diferentes formas de pago o tipos de empacado, por ejemplo.

Un simple base de datos ya no basta. Son los clientes activos y las relaciones de largo plazo lo que dan continuidad al negocio. En el afán por lograr esto, es donde el CRM cumple su principal función: optimizar cada paso de la relación de la compañía con el cliente, a fin de estrechar y enriquecer el vínculo de manera bidireccional.

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Seleccionar el socio-consultor adecuado – Parte 3

Es importante poner especial atención al seleccionar un socio consultor que guiará a la organización, no sólo en la selección del sistema, sino también en la implantación y arranque del mismo.

Los puntos mas importantes que se deben considerar para evaluar a las empresas de consultoría son:

  1. Independencia – Maneja diferentes opciones de sistemas
  2. Innovación – Está a vanguardia en tecnología y procesos
  3. Experiencia en implantación de distintos sistemas
  4. Experiencia en implantación en diversas industrias y tamaños de empresa
  5. Experiencia en manejo de riesgos
  6. Enfoque en metodologías robustas, que hayan sido acreedoras a premios por implantación exitosa
  7. Estilo de liderazgo y cultura organizacional exitosos
  8. Liderazgo en el mercado (marca tendencias)
  9. Equipo de trabajo multifuncional, con habilidades y experiencias complementarias
  10. Experiencia en el proceso completo de implantación del sistema
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ERP para la gestión de Recursos Humanos

Las tecnologías de información han generado en los últimos años cambios muy significativos en la gestión de las empresas. Los departamentos de Recursos Humanos, bien sea en compañías grandes, medianas o pequeñas, constituyen una de las áreas con beneficios más tangibles.

La implantación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ha permitido optimizar la gestión del capital humano de una manera que el típico Excel no hubiese podido lograr, dejando integrar y controlar todas las funciones del área a favor del mejoramiento organizacional y la creación de valor. Un ERP de clase mundial como Microsoft Dynamics aprovechado a cabalidad otorga el poder para manejar con precisión todo el ciclo de vida de la gestión de un empleado, desde el reclutamiento hasta la terminación de la relación laboral. El módulo de gestión de Recursos Humanos de esta plataforma aporta un conocimiento minucioso sobre la situación de los talentos y los instrumentos estratégicos necesarios para desarrollarlos en función del cumplimiento de los objetivos de negocio.

Algunos de los beneficios que contar con el sistema adecuado son:

Atracción y retención de talentos: Con ERP es posible gestionar campañas de reclutamiento, detectar carencias o aptitudes de colaboradores actuales o potenciales, así como administrar y hacer seguimiento a los cursos destinados al desarrollo y formación del capital humano; inclusive, aplicar cuestionarios o encuestas.

Manejo efectivo de nómina y retribuciones: Los módulos de Dynamics permiten gestionar de forma automática los sueldos con base en los datos del trabajador sobre sus tareas y asistencia; calcula deducciones, impuestos y compromisos sociales; proporciona estadísticas y envía la información al sector de contabilidad.

Claridad en la visión general de la empresa: Los departamentos de RR.HH, a partir del empleo de un ERP, pueden visualizar con más facilidad las jerarquías de posiciones y los cargos dentro de la organización; de igual forma, las asignaciones basadas en matrices y proyectos, a fin de estudiar los cambios demandados por las necesidades del negocio.

Fácil almacenaje y acceso a la información: La plataforma provee los medios para registrar y acceder con rapidez a la información histórica de los trabajadores relacionadas con su proceso de selección, formación y desarrollo, capacidades, competencias, dirección de habilidades, niveles de salario, datos personales, etc.

Seguimiento y control de rendimiento: El sistema adecuado facilita la evaluación de la productividad de cada empleado mediante la cuantificación del tiempo y las actividades que generan resultados positivos para la empresa, así se puede determinar el costo real de las operaciones de cada colaborador (horas-hombre) y trabajar en su efectividad.

Una gestión óptima del talento humano no provee otra cosa que beneficios para la organización y trabajadores más comprometidos con la misión empresarial. Las tecnologías de información contemporáneas proporcionan las herramientas clave para ejercer este criterio.

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ordenar su casa – un paso indispensable antes de implantar un sistema ERP – Parte 2

Es común que las organizaciones den el paso a implementar un sistema ERP, sin antes realizar una adecuada planeación para que el proyecto resulte exitoso.

El primer paso para una implantación adecuada del ERP debe ser poner la casa en orden. Esto implica una planeación estratégica completa: revisar su misión y su visión, sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, así como tener bien definidos sus objetivos a corto y largo plazo.

Los sistemas ERP no pueden ser implantados eficientemente sin requerimientos claros.  De igual forma, los requerimientos no pueden definirse hasta que la organización determine claramente sus procesos y dichos procesos no pueden establecerse, sin una dirección estratégica clara.

Las organizaciones, deben hacer el trabajo de planeación cuidadosamente, antes de evaluar y seleccionar el ERP.

Una definición clara y oportuna de los requerimientos y necesidades operativas, es un paso importante para evitar costos no previstos, extensión del tiempo de implantación o interrupción de las operaciones durante la implantación.

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¿Conoces realmente tu negocio?

Tienes ya varios años liderando tu empresa, organización que, como muchas otras, ha enfrentado altas y bajas, recesiones, crisis y oportunidades superlativas que han sido muy bien aprovechadas, pero ¿realmente crees conocer a fondo el negocio que diriges desde hace tanto tiempo?, ¿crees estar preparado para enfrentar los escenarios venideros?, ¿qué hace tu compañía en materia de tecnología para ganarle ventaja a las variables que atañen a la organización?

Datos-Información-Conocimiento: los tres fragmentos de la pirámide que encausa la toma de decisiones de todo negocio y fundamento del Business Intelligence. ¿Posee tu empresa la habilidad para transformar cada una de estas fracciones de manera que se logren optimizar las estrategias?

El Business Intelligence (BI), como conjunto de métodos y técnicas de la informática que ayudan a generar información estructurada, está destinado a examinar cada elemento y proceso de la organización, a fin de fundar el conocimiento que determinará las acciones a seguir en función de la rentabilidad del negocio y el mejoramiento de cada eslabón de su cadena de valor. Un sistema BI se constituye como el componente ideal de soluciones Customer Relationship Management (CRM) y Enterprise Resource Planning (ERP), debido a que al permitir extraer información de este tipo de plataformas, la inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico y genera una potencial ventaja competitiva.

Los sistemas y componentes del BI filtran, tratan, homogeneizan e interpretan los datos necesarios para la toma de decisiones, permitiendo responder preguntas como: ¿Por qué ocurrió determinado hecho o qué pasaría si aplicamos tal o cual táctica?, ¿cuenta tu organización con los medios para generar esta información privilegiada y abordar los problemas del negocio con seguridad?

Las tecnologías de información (TI) se han convertido en un componente central para todas las empresas que buscan el crecimiento sostenido; sin ellas, no sería posible cumplir con la proyección y administración empresarial. Su aplicación está llevando a las organizaciones a alcanzar una penetración en los mercados nunca antes vista. Al realizar la pregunta: ¿Qué tienen en común las empresas posicionadas en el primer lugar, independientemente del sector? La respuesta se fundamentará en que cada una de ellas sobresale en el desarrollo y el uso de las tecnologías de información para administrar su entorno organizacional y crear valor para toda la compañía, por consiguiente, ¿quieres estar en los peldaños superiores o ver desde abajo cómo vuelan todas las oportunidades sin poder alcanzarlas?

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Problemas frecuentes al implantar sistemas ERP y cómo evitarlos – Parte 1

Con frecuencia los problemas asociados a la implantación de sistemas ERP, manchan la imagen de la industria de la tecnología y la consultoría en sistemas.

A continuación exponemos los problemas más frecuentes a los que se enfrentan las organizaciones al implementar un sistema ERP.

PROBLEMA :  La implantación tarda más de lo esperado

REALIDAD : 75% de las implantaciones tardan más del tiempo estimado (1)

PRINCIPALES RAZONES :

  • Los estimados de tiempo no eran realistas
  • Se utilizó una contabilidad inadecuada de los tiempos para actividades del proceso de negocio.
  • Mal manejo del alcance del proyecto
  • Falta o limitación de recursos

PROBLEMA :  Se sobrepasa el presupuesto

REALIDAD : 55% de los proyectos sobrepasan el presupuesto (1)

PRINCIPALES RAZONES :

  • El plan del proyecto y costo no eran realistas
  • Costos ocultos asociados con el ERP
  • La complejidad del proyecto superó las estimaciones
  • Mal manejo del alcance del proyecto

PROBLEMA :  El ERP no brinda los beneficios esperados

REALIDAD : 41% de las organizaciones obtienen resultados por debajo de lo esperado (1)

PRINCIPALES RAZONES :

  • Fracaso en el manejo técnico del sistema o en el alcance del proyecto.
  • Definición inadecuada de los requerimientos funcionales
  • Desalineación del sistema ERP con los procesos del negocio
  • Expectativas irreales del ROI

Para mitigar estos problemas, las organizaciones deben:

  • Ordenar su casa
  • Seleccionar el socio-consultor adecuado
  • Considerar los 10 TIPS para la correcta implantación

(1) Reporte Anual 2015 – Panorama Consulting.

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CRM: el aliado clave de las ventas multicanal

 Frente a otras empresas, las ventas multicanal pueden representar una ventaja competitiva capaz de mantener la fidelización de nuestros clientes. En términos de rentabilidad, dan la oportunidad de ganar prospectos y emplear la información generada en función del aprovechamiento de las oportunidades y la adecuación a la realidad; no obstante, implementar una estrategia de este tipo tiene sus complejidades. Inexorablemente se debe contar con cierta estructura, determinada tecnología y el apoyo humano. Una vez logrado el enlace de todos estos elementos, será posible interactuar con los usuarios y presentar una propuesta de valor que devenga en su conversión.

Los sistemas CRM, al tener como su centro al cliente, permiten integrar todas las funciones relativas a las ventas en una organización, a fin de optimizar los procesos y mejorar la experiencia del consumidor. A partir de los módulos especialmente diseñados para la atención al cliente, la gestión de ventas o las labores de marketing, es posible proveer al público de las soluciones adecuadas, manteniendo la coherencia y transparencia de los procesos y otorgando la seguridad necesaria en cada transacción. Su característica de centralización facilita acceder a la información correcta en tiempo real desde cualquier dispositivo, aumentando las capacidades persuasivas del vendedor en el proceso de decisión de compra de los clientes.

Bien sea que se despliegue mediante vía telefónica o call center, redes sociales, mailing, chat o página web, una plataforma multicanal eficaz de ventas debe considerar varios puntos:

  • Acceso a la información sobre disponibilidad, tiempos de entregas, seguimiento, pagos o promociones de manera centralizada y en tiempo record.
  • Cumplimiento para el cliente de todo el proceso de compra sin importar el tipo de canal empleado.
  • Posibilidad de interacción del público con la marca a través de todos los canales online de la empresa.
  • Segmentación automatizada y manual.
  • Estrategias de retención.
  • Integración de analíticas para el aprovechamiento de prospectos y tendencias.
  • Integración y retroalimentación con estrategias

Los compradores que emplean diferentes canales por lo general realizan más compras que quienes se limitan a una única vía, son mejores candidatos para la venta cruzada y generan datos valiosos que pueden ayudar a diseñar los planes de la compañía en los plazos venideros. Los clientes hoy día desean que la empresa conozca sus preferencias, las interacciones que ha tenido en el pasado y quieren ser premiados por su antigüedad. Un CRM es, por tanto, el recurso dorado para promover la inteligencia de servicio en la organización y la ruta para aumentar la satisfacción de todos a quienes nos debemos como proveedor.

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Cómo un ERP apoya todas las funciones gerenciales

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar son en esencia las funciones de todo gerente. Esta perspectiva, sistematizada por Henry Farol en el siglo pasado -aún considerada-, enmarca las tareas mencionadas dentro de los procesos administrativos de toda organización para establecer los procedimientos que permiten su completo manejo y desarrollo.

La década de los 90 consolidó un nuevo instrumento para optimizar los procesos de las empresas: los ERP (Enterprise Resource Planning) tal como los conocemos hoy día. Esta tecnología informática aplicada a la información que tuvo su origen en la II Guerra Mundial, en los últimos años se ha convertido en un recurso sustancial para las empresas visionarias, sobre todo del sector manufacturero o aquellas que desarrollan labores de producción, distribución y logística. El alcance de un sistema de gestión de este tipo abarca prácticamente todos los departamentos de una organización, siendo las gerencias las más susceptibles de beneficiarse. Al tener la responsabilidad de la toma de decisiones que tanto puede conducir al éxito como al fracaso, un gerente debe contar con los instrumentos que le proveerán de los datos e información que guiarán su estrategia de principio a fin. Allí es cuando el ERP adecuado juega a favor del equipo en todas las posiciones.

Planificación

La previsión es clave en este proceso, pero ¿cómo se pueden prever los distintos escenarios? Con un ERP es posible tener a mano y en tiempo record los informes que darán fundamento a las medidas a adoptar en el corto, mediano y largo plazo, de igual forma, pronosticar la demanda de productos y anticipar costos para encarar el mercado en función de la rentabilidad.

Organización

Con un ERP es más fácil prever la necesidad y requerimientos de personal, materiales y maquinarias; asignar roles, perfiles y tareas; establecer procesos de trabajo y asignar recursos. Igualmente, al disponer de la información centralizada y disponible en tiempo real, la empresa pasará a un nivel que permitirá su globalización con mayor rapidez y confianza.

Dirección

Las tareas de liderar al personal para que todos trabajen por los mismos objetivos pueden ser más efectivas si se cuenta con un instrumento que permita gestionar su selección, capacitación y orientación en las labores individuales y colectivas necesarias para la marcha del negocio. Un ERP puede brindar también información detallada sobre diferentes asuntos de recursos humanos.

Coordinación

Para lograr concertar todos los esfuerzos colectivos en una empresa es indispensable trabajar en equipo, disponer de herramientas y definir objetivos. Con el ERP adecuado es posible acceder rápidamente a la información de los diferentes departamentos de la organización que permitirá coordinar las tácticas venideras y acoplar los procedimientos acuñados desde las gerencias.

Control

Las labores de medición y evaluación en una empresa nunca habían sido tan fáciles como ahora. Con un software de gestión, un gerente puede medir y evaluar con mayor precisión las acciones de cada área de la organización, lo que implica rentabilidad. Asimismo, puede abordar la ejecución presupuestal, el análisis de las ventas y la productividad.

Estas funciones, al no ser privativas de la alta dirección; sino que se ejercen en toda la estructura jerárquica de la compañía, justifican aún más la implantación de un ERP a la medida que ayude a las instancias gerenciales al cumplimiento de su misión, por tanto, a la maximización de la utilidad.