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Facilitar la declaración anual con ERP

No importa desde hace cuántos años se realice la declaración anual porque, por lo general, en cada período surgen dudas devenidas de cambios recientes por parte de la entidad tributaria o por la forma en que la empresa lleva su contabilidad y administración financiera.

Para evitar una diversidad de problemas como multas, sanciones o el pago de accesorios derivados de alguna omisión de impuestos, a toda empresa le conviene tener un manejo eficiente de la información generada durante el período fiscal, cuestión que no resulta fácil para una compañía que, habiendo registrado un crecimiento en los últimos meses, aún se apoya en las tradicionales hojas de cálculo de Excel, herramienta poderosa, sin duda, pero que en muchos casos no cubre las demandas de una organización que evoluciona a la par de las exigencias del mercado.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) cubren áreas funcionales de la organización como recursos humanos, ventas, logística, finanzas, producción, nómina, etc., lo que permite optimizar los recursos empresariales en función del aumento de la productividad y la rentabilidad. Con la implantación del ERP adecuado, es posible manejar de manera eficaz la información sobre contabilidad, existencias, activos fijos, conciliaciones bancarias, contabilidad analítica, tesorería y procesos financieros en múltiples divisas, ubicaciones o empresas.

Un ERP permite integrar los procesos contables y de facturación, por lo tanto, registrar, ordenar y controlar todos los gastos, ingresos e inversiones, inclusive, llevar la contabilidad y facturación electrónica exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, lo que favorece la emisión sencilla de comprobantes y la generación automática de XML.

 

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¿Y si la empresa cuenta con un software de contabilidad?

Al momento de elegir una solución informática conviene evaluar a fondo sus funcionalidades; en el caso de los ERP, éstas superan el alcance de un software de contabilidad tradicional. Comúnmente, éste maneja las cuentas individuales de negocios, mientras que los ERP manejan las cuentas de las empresas y las funciones de toda una organización. Un software de contabilidad tradicional, si bien está bastante centrado en las estadísticas y los números de los recursos, presupuestos, departamentos e informes, suele presentar limitaciones en el flujo de la información.

La necesidad de migrar a un sistema ERP o continuar con un sistema tradicional de contabilidad realmente depende de la realidad de la compañía, no obstante, hay que tener en cuenta que poco a poco las funcionalidades de los softwares de contabilidad están siendo contenidas en los sistemas ERP y la tendencia, para las empresas que esperan un crecimiento, es optar por aquella solución que provea una única plataforma para todas las funciones de negocio.

La cualidades para mantener la información ordenada, actualizada y accesible, convierten a los ERP en un apoyo esencial para los procesos de declaración y de otras obligaciones, además, evitan la duplicidad de las actividades. Controlar de manea integral bancos, nóminas e impuestos obteniendo reportes financieros mejorará la rentabilidad de la organización y la encaminará con mayor rapidez a la visión que anhela.

 

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La relevancia de las fuentes de datos en BI

Con seguridad, al encender una lámpara muy pocos se deben preguntar cómo es posible que la luz llegue hasta ese objeto. Lo mismo ocurre cuando se emplean tecnologías de la información, es frecuente encontrar usuarios que simplemente dan por sentado que “el sistema” tiene las respuestas, pero muy pocos se preguntan cómo es el proceso informático para lograr que la información se halle disponible justo cuando es requerida.

En el caso de las soluciones Business Intelligence (BI), lo que hace posible la obtención de información de las operaciones de la empresa son las fuentes de datos, que pueden definirse como los puntos de abastecimiento de datos con información potencialmente útil para el análisis de un proceso de negocio de la compañía. Los sistemas BI se alimentan de fuentes de donde extraen, transforman y cargan datos en repositorios dimensionales. Estas características, propias de los paquetes de integración de BI, parten de los datamart (base de datos centrada en un tema o un área de negocio específica), cuyos datos son explotados por medio de herramientas para la visualización (informes tabulares, gráficas, dashboards, etc.) y de manera que los usuarios no expertos en tecnología puedan comprender para construir por sí mismos los informes.

 

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Los paquetes de extracción, transformación y carga (ETL por sus siglas en inglés) permiten nutrirse de una diversidad de fuentes de las cuales se extraen y analizan los datos según las reglas de negocio prescritas en la misma lógica del paquete. Lo usual es abastecerse de la información generada en los sistemas CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning). Sin embargo, en ocasiones también se precisa emplear orígenes de herramientas como Excel, sobre todo cuando un usuario requiere acceder a información que no ha sido almacenada en las bases transaccionales u operacionales; sino en la tradicional hoja de cálculo de Microsoft. Por otro lado, en los últimos tiempos se ha visto cómo las empresas han ido aumentando su consideración por las fuentes disponibles a través de internet (open data, Internet de las Cosas, redes sociales), las cuales, al lograr ser integradas con la solución BI implantada en la compañía, pueden complementar significativamente el trabajo de CRM.

Una plataforma BI bien diseñada aumenta la capacidad de la organización para tomar mejores decisiones. Una solución de este tipo puede incluir bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, manufactura, datos de producto, actividades de ventas, marketing y cualquier otra fuente que se considere crítica para las operaciones. Comprender de dónde los sistemas de análisis se sirven las respuestas ayudará a que los usuarios den mayor valor a la inversión y cuiden mejor el tratamiento de uno de los principales activos de la compañía: la información.

 

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La solución para las pymes que creen no tener del presupuesto suficiente

Una pyme que se encuentra en crecimiento debería poder llevar una adecuada planeación de sus recursos empresariales y una administración eficiente de clientes y prospectos. Sin embargo, se sabe que muchas veces, frente a la necesidad de realizar inversiones y una precaria asesoría, los directivos acaban por desestimar las herramientas que, con un sentido de optimización, le facilitarían la vida a la organización.

Ante la transformación digital que el mercado actual demanda a las empresas, dejar a un lado las soluciones informáticas que han sido diseñadas para mejorar los procesos de la compañía (ERP-Enterprise Resource Planning) y gestionar de la mejor manera posible las relaciones con los clientes (CRM-Customer Relationship Management) pareciera no ser la decisión más acertada. Los beneficios y ventajas que estos sistemas pueden otorgarle a una pyme podrían propiciar un crecimiento realmente exponencial.

 

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¿Qué hacer cuando la empresa se considera sin acceso o carente de presupuesto para implementar un sistema de gestión?

El avance de las tecnologías de información y el interés de las corporaciones para promover la transformación digital ha acercado la posibilidad a las pymes de contar con soluciones a la medida de sus necesidades. Caso concreto se observa en la evolución de los productos empresariales de Microsoft que al día de hoy se le acceden con el nombre de Microsoft Dynamics 365. La oferta combina CRM y ERP, además, añade una gran integración de Office 365.

Microsoft Dynamics 365 fue creado en función de las necesidades de las pymes. Por medio de la nueva generación de aplicaciones empresariales creadas por la compañía de Bill Gates, las organizaciones tienen la posibilidad de gestionar funciones específicas de negocio: financieras, ventas, marketing, operaciones, automatización de servicios, etc. Las cualidades que más llevan a las empresas a escoger Dynamics 365 se cimientan, por un lado, en la forma individual en que las aplicaciones pueden manejarse; por otro, en la modalidad de contratación bajo demanda, que deja a las pymes acceder a las funcionalidades más necesarias según sus prioridades y presupuesto.

Una compañía que contrata alguna o varias aplicaciones de Dynamics 365 gradualmente puede ir extendiéndolas sin mayores impedimentos técnicos. Se trata de una forma práctica de cuidar el presupuesto empresarial y cubrir los requerimientos de la organización.

¿Qué otras características fundamentan la adopción de Dynamics 365 en las pymes?

Adicionalmente a la modalidad bajo demanda y la forma individual de manejo de las aplicaciones, Dynamics 365 se presenta como una solución responsive, en otras palabras, permite ser manejada desde diversos dispositivos móviles; admite ser vinculada con Azure, la nube de Microsoft, lo que reduce los tiempos de despliegue y concede el acceso desde cualquier lugar; y otorga actualizaciones constantes que evitan la obsolescencia.

Dynamics 365, al poseer componentes como CRM, ERP, Power BI o Cortana e integrar Office 365, ayuda a convertir enormes cantidades de datos en planes viables para la compañía; brinda a los usuarios una sola visión de los datos y una única plataforma para el crecimiento empresarial. Todo esto sucede con la confiabilidad, transparencia y la seguridad que otorga Microsoft como empresa de clase mundial.

Lo que genera buenos resultados no es la implantación de un sistema de gestión como tal, sino, por ejemplo, la posibilidad de recabar datos de clientes o de procesos que puedan ser posteriormente trabajados en beneficio de las estrategias operativas y comerciales de la organización. De allí la importancia para las pymes de comprender que las posibilidades para incrementar las alternativas de éxito que pueden generarse a partir de la adopción de soluciones como Dynamics 365, superan en creces el monto de la inversión.

 

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Resistencia al cambio en la transformación digital

Moverse o morir

Las migraciones animales lo han afirmado: es necesario moverse, de lo contrario, una próxima temporada podría marcar el fin de un ejemplar o hasta de una especie entera.

Según el diccionario de la Real Academia Española, el término resistencia se define como la “oposición a la acción de una fuerza”. Resistir significa plantar dificultades para la comprensión, manejo, conocimiento o realización de algo. En el ámbito organizacional, la resistencia al cambio presenta una enorme desventaja: frena la adaptación y el progreso, de hecho, podría llegar a ser el factor por el que la adopción de una nueva tecnología no logre funcionar. Sin embargo, también puede ser una fuente de conflicto funcional capaz de estimular el debate saludable sobre las formas de hacer de la compañía.

El hombre es un animal de costumbres

La frase, atribuida al escritor Charles Dickens, cobra sentido al reconocer que el ser humano cuando se enfrenta a una actividad nueva, a un panorama diferente, a un desafío inédito, requiere de un esfuerzo extra por parte del cerebro para encontrar las soluciones a las interrogantes que ahora se le presentan. Caso contrario a lo ocurrido cuando la rutina es repetida una y otra vez, en forma automática.

Aún en el ámbito organizacional, las costumbres crean una zona de confort que limita a las personas en su manera de pensar, crear y sentir, pero ¿qué pasa cuándo las circunstancias y demandas del entorno cambian? Se precisa de un proceso evolutivo que permita adaptarse a los cambios y avanzar de forma individual y colectiva.

Lidiar con el engendro: el sistema

La transformación digital es la reinvención de la organización a través del empleo de la tecnología para mejorar la forma en que la empresa se desempeña interna y externamente. El término digital hace referencia al uso de la tecnología que genera, almacena y procesa datos –tecnología de la información-. Llevar adelante esta metamorfosis obliga a las organizaciones a repensar sus procesos y a asumir lo que pudiera ser su mayor reto: cambiar la cultura empresarial.

La implantación de sistemas ERP, CRM o Business Intelligence va más allá de la instalación de un paquete de software; implica un cambio en la filosofía y en las estrategias operativas y comerciales de la empresa. Se trata de un proceso que altera la cadena de valor y busca optimizar lo inherente a la organización.

Cuando a un colaborador se le informa que deberá cambiar la forma en que viene trabajando desde hace varios años, éste podría sentir confusión y manifestar su resistencia al cambio con crítica, negación, hipocresía, sabotaje, fácil acuerdo (sin compromiso), distracción (se evade el cambio) o silencio. Podría no tener en cuenta la forma en que se adaptó al sistema anterior y que sus modos de conducta son el resultado de un aprendizaje y una adaptación cumplida; por tanto, todo aquello que altere lo habitual podría parecerle difícil y peligroso. Este tipo de situaciones es frecuente constatarlas cuando un trabajador debe dejar de lado su libreta o formato Excel para tomar una Tablet en el medio del depósito e ingresar información en una plataforma totalmente extraña. Asimismo, en un departamento de marketing que, antes de contar con una solución CRM, priorizaba las ventas por sobre el deseo y la relación con los clientes.

 

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Ganarle al monstruo: la resistencia

Lo ideal para superar la resistencia al cambio en la transformación digital o en la implantación de sistemas operacionales o transaccionales, sería contar con un equipo de gestión del cambio; no obstante, si no se logra disponer de un equipo de profesionales de este tipo, es preciso tener en cuenta que el proyecto deberá requerir de un responsable capaz de trabajar los siguientes aspectos:

  1. Empatía: es fundamental conocer cómo los colaboradores de la empresa perciben el cambio y comprender posicionamientos, preocupaciones y miedos.
  2. Comunicación: se debe compartir la información relevante, resaltar los beneficios del cambio, apoyar la resolución de miedos, generar confianza y expectativas tan positivas como realistas.
  3. Capacitación: hará valer la inversión y promoverá el aprovechamiento pleno de las tecnologías o soluciones.
  4. Reconocimiento: es clave animar el cambio y valorar el esfuerzo de los usuarios con incentivos que alineen los comportamientos con la adopción de las tecnologías.
  5. Medición: resulta útil y motivador en la medida en que se alcanzan los objetivos.

La transformación digital involucra el empleo de herramientas diseñadas para incrementar la eficiencia y productividad de la empresa, no los problemas. Entender que la resistencia al cambio es una actitud normal y que puede ser gestionada, ayudará a la compañía a superar con más rapidez las fases de la transformación y vivir la innovación por medio de los beneficios y ventajas que las tecnologías de la información tienen para ofrecer.

 

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La reingeniería de los procesos de negocio como objetivo de ERP

Como es sabido, las soluciones Enterprise Resource Planning o ERP facilitan la gestión de la compañía en todos sus ámbitos: manufactura, inventarios, compras, ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Su capacidad para integrar en un mismo sistema todos estos aspectos permite agilizar el flujo de información y los procesos en la organización.

Los objetivos destacables de los ERP están basados tanto en la optimización de los procesos empresariales, en la integración de los datos de forma fiable y oportuna, la posibilidad de acceso e intercambio de información entre diferentes departamentos, la eliminación de datos y operaciones innecesarias o redundantes como en la reducción de los tiempos y costos de los procesos. El último punto es posible de alcanzar mediante la denominada reingeniería de los procesos de negocio, reconfiguración de las formas de hacer en la organización a la que se dará especial importancia en el presente texto.

 

El compromiso de asumir los cambios

Las compañías de hoy día deben combatir a su competencia, pero también a sí mismas en un mercado sumamente cambiante. Por fortuna para las organizaciones, los avances en las tecnologías de información han permitido a los directivos tener una mejor visión para ejercer la planificación empresarial y liderar los cambios demandados por el entorno. La importancia creciente que se le ha dado a los procesos de reingeniería ha hecho progresar la manera de abordar la información en función de los procesos de la compañía, así, la reingeniería es la fase de cambio en la forma en que muchos ejecutivos manejan su negocio.

La reingeniería de los procesos implica el rediseño radical de la estrategia corporativa, en muchos casos, esto supone modificar el valor agregado de los procesos, las políticas y la estructura organizacional, que pasaría a cumplir con las cualidades para soportar todos los cambios promovidos y optimizar la productividad. Ante toda esta revolución, los profesionales de gestión del cambio deberán hacer lo propio para facilitar la transición y reducir las resistencias por parte de los miembros de la organización.

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Examinación y reingeniería

La adopción de una solución para la planificación de los recursos empresariales forzosamente involucra temas relacionados con el diseño de los procesos de negocio. Antes de implantar un sistema de este tipo, es preciso examinar detalladamente los procesos llevados a cabo en la organización y definir muy bien los objetivos de la implantación. A partir de una buena examinación será posible prever el flujo del trabajo de acuerdo con los métodos corporativos y tener claros los requerimientos de los usuarios antes de realizar la inversión. Esto facilitará la escogencia del sistema adecuado y el aprovechamiento efectivo de los beneficios y ventajas que éste puede proveer.

Los sistemas ERP, al integrar la información de las diferentes áreas de la compañía, dan soporte a los procesos y significan un apoyo esencial para la toma de decisiones. Por lo general, las empresas se encauzan en mejorar su respuesta frente a los requerimientos del mercado: pedido de clientes, calidad de los productos, calidad de servicio, productividad y eficiencia. Sin embargo, el alcance de una verdadera reingeniería supone un cambio disruptivo en las metodologías y estructura de la organización.

Muchos directivos concuerdan en que los sistemas operacionales tienen un efecto significativo en la reingeniería de los procesos de negocio, misma que propicia el aumento de la competitividad y la capacidad para generar valor. Por todo lo anterior, se hace difícil imaginar hoy a una empresa de los sectores manufacturero, educativo o gubernamental sin una solución que es pilar para la integración de la información y el diseño de las estrategias, por ende, para el incremento de las alternativas de éxito.

 

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Prohibido subestimar la importancia de los datos en BI

En una organización, la información crece de manera sostenida, por ende, si se quiere garantizar la competitividad de la compañía, se precisa de soluciones que integren y recopilen los datos generados e incorporen todos los cambios corporativos. Cuando los usuarios tienen acceso a diversas fuentes de datos, es frecuente encontrar problemas para localizar la información, por tanto, para impedir que esto suceda, se deben emplear herramientas Business Intelligence (BI) que faciliten la elaboración de informes y análisis que aporten información actualizada y explotable en un formato apropiado. De esta forma, el apoyo para la toma de decisiones podrá ser efectivo y sustancial.

La inteligencia de negocios permite extraer el conocimiento acumulado en las plataformas transaccionales y operacionales, esto provee una visión 360 de la organización que facilita la adecuación oportuna de sus estrategias y políticas, todo gracias a una enorme cantidad de datos e información que son analizados y transformados de acuerdo a necesidades preestablecidas. Visto así, parece una acción sencilla para la compañía; sin embargo, la implantación de una solución BI implica una exhaustiva preparación de los datos que, en buena medida, es lo que garantizará el éxito de la inversión. Lamentablemente, este aspecto no siempre es abordado con la importancia que merece.

 

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¿Cómo evitar caer en la subestimación de los datos?

 

Antes de zarpar a los mares de la inteligencia de negocios, es fundamental tener en cuenta la integridad de los datos. Las empresas que ignoran la preparación de éstos regularmente terminan empleando demasiado tiempo tratando de resolver problemas referentes a su calidad, lo que evidentemente retrasa el cumplimiento de los objetivos de la implantación. Peor aún, hay ocasiones en que los directivos y usuarios sencillamente fingen la existencia del problema, lo que resulta en una toma de decisiones basada en información errónea o en la búsqueda de datos en fuentes de dudosa fiabilidad.

Para que la implantación de un sistema BI sea exitoso, una clave esencial, antes de que el usuario comience el análisis, es asegurarse de que los datos sean precisos, completos y consistentes. Las organizaciones podrán alcanzar este propósito si sitúan la calidad de los datos y la gestión de éstos como eje de su estrategia de Business Intelligence.

Al momento de escoger una solución, es preciso asegurarse de que ésta tenga la capacidad de manejar diferentes fuentes de datos, tenga la capacidad de conectarse con servidores locales o en la nube, otorgue la posibilidad de ordenar los datos (cambiar nombres de columnas o especificar encabezados), sea de fácil uso (autoservicio) y permita compartir los paneles con otras personas por medio de diferentes soportes (visualización interactiva en múltiples dispositivos).

La información puede definirse como un conjunto de datos organizados, datos que constituyen un mensaje que marca el estado de conocimiento en una organización, por tanto, no es descabellado afirmar que si de entrada no se valora y atiende como es debido la base de ese conocimiento, la gestión empresarial no podrá ser de otra forma que infundada y de muy alto riesgo.

 

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