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Facilitar la declaración anual con ERP

No importa desde hace cuántos años se realice la declaración anual porque, por lo general, en cada período surgen dudas devenidas de cambios recientes por parte de la entidad tributaria o por la forma en que la empresa lleva su contabilidad y administración financiera.

Para evitar una diversidad de problemas como multas, sanciones o el pago de accesorios derivados de alguna omisión de impuestos, a toda empresa le conviene tener un manejo eficiente de la información generada durante el período fiscal, cuestión que no resulta fácil para una compañía que, habiendo registrado un crecimiento en los últimos meses, aún se apoya en las tradicionales hojas de cálculo de Excel, herramienta poderosa, sin duda, pero que en muchos casos no cubre las demandas de una organización que evoluciona a la par de las exigencias del mercado.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) cubren áreas funcionales de la organización como recursos humanos, ventas, logística, finanzas, producción, nómina, etc., lo que permite optimizar los recursos empresariales en función del aumento de la productividad y la rentabilidad. Con la implantación del ERP adecuado, es posible manejar de manera eficaz la información sobre contabilidad, existencias, activos fijos, conciliaciones bancarias, contabilidad analítica, tesorería y procesos financieros en múltiples divisas, ubicaciones o empresas.

Un ERP permite integrar los procesos contables y de facturación, por lo tanto, registrar, ordenar y controlar todos los gastos, ingresos e inversiones, inclusive, llevar la contabilidad y facturación electrónica exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, lo que favorece la emisión sencilla de comprobantes y la generación automática de XML.

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¿Y si la empresa cuenta con un software de contabilidad?

Al momento de elegir una solución informática conviene evaluar a fondo sus funcionalidades; en el caso de los ERP, éstas superan el alcance de un software de contabilidad tradicional. Comúnmente, éste maneja las cuentas individuales de negocios, mientras que los ERP manejan las cuentas de las empresas y las funciones de toda una organización. Un software de contabilidad tradicional, si bien está bastante centrado en las estadísticas y los números de los recursos, presupuestos, departamentos e informes, suele presentar limitaciones en el flujo de la información.

La necesidad de migrar a un sistema ERP o continuar con un sistema tradicional de contabilidad realmente depende de la realidad de la compañía, no obstante, hay que tener en cuenta que poco a poco las funcionalidades de los softwares de contabilidad están siendo contenidas en los sistemas ERP y la tendencia, para las empresas que esperan un crecimiento, es optar por aquella solución que provea una única plataforma para todas las funciones de negocio.

La cualidades para mantener la información ordenada, actualizada y accesible, convierten a los ERP en un apoyo esencial para los procesos de declaración y de otras obligaciones, además, evitan la duplicidad de las actividades. Controlar de manea integral bancos, nóminas e impuestos obteniendo reportes financieros mejorará la rentabilidad de la organización y la encaminará con mayor rapidez a la visión que anhela.

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Por qué mi empresa necesita un ERP Financiero

Tener a la disposición mayor cantidad de información en tiempo récord, prácticamente se ha convertido en un mandato empresarial. En un entorno dinámico y en un mercado que no perdona las decisiones vacilantes por parte de los directivos de las organizaciones, se hace preciso ajustar las velas y estar siempre un paso más adelante, pero ¿Cómo puedo como gerente contar con un sistema enfocado en finanzas que me permita responder oportunamente y adecuarme a las exigencias de mi sector?

A menudo, los directivos de las empresas necesitan tomar medidas importantes que pueden impactar su rentabilidad. En este sentido, la información financiera es pilar para una toma de decisiones acertada, y poder contar con ella en tiempo real, un beneficio que bien manejado puede convertirse en la ventaja competitiva que distinga a la empresa por sobre las demás. Un ERP adecuado aplicado al área de la compañía que se dedica a los temas financieros permite que la información numérica fluya rápidamente entre sus diferentes departamentos, otorgando celeridad y certeza a los procesos de decisión.

La estructura de un programa de gestión como Microsoft Dynamics está fundamentada en módulos especializados que, en función de las necesidades del negocio, pueden ser o no contratados, no obstante, ¿qué directivo dejaría de lado la oportunidad de contar con un modulo de finanzas y contabilidad que aprovechado correctamente aumentaría el rendimiento empresarial? Un módulo de este sesgo recopila los datos financieros y crea informes de manera rápida y eficiente para permitir gestionar todo lo relativo a la contabilidad, activos, pagos, cobros, tesorería, entre otras funcionalidades que pueden ser adecuadas y manejadas en diferentes tipos de divisas e idiomas.

Un sistema ERP permite automatizar tareas, reducir costos y aumentar el rendimiento corporativo. A nivel estratégico, permite hacer un diagnóstico de la situación financiera con el apoyo de indicadores, gráficos y esquemas que ofrecen una visión certera de la realidad; permite saber con antelación las necesidades de caja de la compañía; anticipar cierres de ejercicio para alcanzar beneficios fiscales; disminuir los errores asociados al factor humano; así como predecir aspectos referentes a los procesos de compra con el fin de mejorar las negociaciones. De esta manera, los responsables del rumbo del negocio pueden actuar con el fundamento y la seguridad que toda organización necesita.

Quedarse atrás no es una opción. Poder contar con herramientas que permiten detectar oportunidades en cada contexto también debería ser un mandato empresarial, por tanto, postergar la decisión para implementar un ERP puede significar tanto el estancamiento de la organización como su desaparición.