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10 razones para migrar BI a la nube

Ante el caudaloso río de información que a diario se genera en las compañías y la agilidad que exige la navegación en esas aguas, contar con un servicio BI en la nube se presenta como una opción bastante atinada para las organizaciones con una visión empresarial clara y que no temen experimentar la transformación digital.

Las aplicaciones Business Intelligence (BI) se han convertido en un instrumento poderoso para el análisis de negocio que facilita la generación de conocimiento y fundamenta la toma de decisiones. Ya sea que se trate de optimización de procesos, mejora del servicio al cliente, hacer más eficientes los esfuerzos de marketing, prospección de mercados o creación de ventajas competitivas, las organizaciones reconocen que obtener datos correctos de procesos o individuos adecuados es un requerimiento para el éxito empresarial.

Las aplicaciones BI alojadas en una red virtual brindan una serie de beneficios y ventajas para el aprovechamiento de los datos obtenidos en las diferentes áreas corporativas.

 

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Beneficios de alojar BI en la nube

 

  1. Rapidez de implantación. Al no requerir un equipamiento similar al de los sistemas tradicionales, en pocas semanas la empresa puede tener operativa la solución.
  1. Facilidad de uso. La experiencia es personalizada: no amerita de asesoría continua de profesionales TI, lo que permite a estos enfocarse en tareas prioritarias.
  1. Visualización personalizada. Las aplicaciones BI actuales admiten construir visualizaciones, tableros de control y de historias según el gusto y utilidad del usuario.
  1. Escalabilidad y flexibilidad. Por lo general, BI tiene la habilidad de reaccionar y adaptarse al crecimiento continuo de trabajo fluidamente y sin perder la calidad.
  1. Analíticas incorporadas en tiempo real. En una misma pantalla es posible aprovechar múltiples funcionalidades y acceder a la información en cuanto es procesada.
  1. Acceso móvil. Desde una amplia variedad de dispositivos electrónicos se puede acceder al sistema en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  1. Acceso a datos híbridos. La tecnología actual permite acceder a datos prácticamente en cualquier tipo de lenguaje y obtenidos en cualquier plataforma.
  1. Herramientas colaborativas incorporadas. Esta cualidad agiliza la comunicación en el equipo y disminuye los tiempos de respuesta.
  1. Seguridad de datos elevada. Las soluciones de primer nivel ofrecen los elementos técnicos y protocolares necesarios para ser totalmente confiables.
  1. Costo bajo demanda. De acuerdo con el nivel de uso es la cuota mensual a pagar, lo que facilita el acercamiento de la tecnología a la pequeña y mediana empresa.

El potencial de la nube es sorprendente. Las organizaciones que ya migraron e implementaron BI en esta modalidad han constatado la disminución de costos, la facilidad de despliegue y de uso.

 

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¿Necesita incorporar herramientas de análisis de datos? Considere la nube como alojamiento y recurra a la asesoría de especialistas para garantizar un rápido retorno de la inversión.

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Una vez listo el sistema, ¿qué sigue?

Ya se encuentra operativa la nueva suite de negocios que colmará de beneficios y ventajas la organización. Ese sistema que permitirá tomar mejores decisiones, adecuarse a los escenarios con agilidad y aprovechar las oportunidades manera sagaz. Pero ahora, ¿qué debemos hacer?, ¿cuál es el siguiente paso para hacer valer la inversión y explotar la solución a todas sus anchas?

Una vez implantado un sistema para la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la inteligencia de negocios (BI), o bien una suite que integre todas estas o más aplicaciones, es primordial definir cuáles son los indicadores clave que permitirán evaluar el ejercicio de la firma (KPI). Para llegar a ese punto, es imperativo que previamente se hayan identificado los aspectos del negocio que deben ser medidos, lo cual pareciera una obviedad, pero en la práctica muchos ejecutivos no se detienen a estudiar con profundidad qué debe mejorarse, por consiguiente, las labores de medición resultan inoperantes.

Un KPI o indicador clave de desempeño posibilita conocer el rendimiento de la empresa en un periodo determinado. Por lo general, es una medida expresada en valores porcentuales que indica si el camino que sigue la compañía es el correcto. Sirve para cuantificar el grado de cumplimiento de los objetivos, por lo tanto, ayuda a señalar la línea de acción a seguir.

Existen KPI para diversas áreas de una organización como ventas, servicio al cliente, compras, logística, etc. En cualquiera de los casos, para que sea efectivo un KPI debe cumplir con determinadas características: poder medirse en el tiempo, ser específico, medible, alcanzable y realista. Asimismo, debe ser significativo para el negocio y servir para definir parámetros.

Indicadores clave en operaciones comerciales

Regularmente, en lo que concierne a las operaciones comerciales los indicadores clave se dividen en dos categorías: los indicadores de resultados –mejor conocidos como KRI– (volumen de ventas, cartera de clientes, alta de nuevos clientes, utilidades) y los indicadores de gestión (cantidad de llamadas realizadas, número de visitas efectuadas, cantidad de clientes atendidos por vendedor, porcentaje de efectividad de cierre de ventas). Ambos proveen una visión global de lo que acontece en la compañía.

Por otra parte, para alcanzar una mayor visibilidad de los indicadores muchas organizaciones encuentran práctico dividir las métricas según la etapa del proceso comercial, así, en la fase de preventa podrían definirse los valores relativos a prospectos alcanzados; tiempo y porcentaje de conversión, y actividades del vendedor. En el lapso de venta, ventas por cliente, producto, periodo, región; comisiones de vendedores; márgenes brutos; descuentos aplicados, y cumplimiento de metas. En la posventa, índice de satisfacción del cliente; devoluciones; y reclamos.

El valor real de la información que se genera en los sistemas informáticos está en tomar el contenido y analizarlo en función del plan estratégico de la empresa. Una fuerza de ventas que tenga claros los objetivos e indicadores clave, y además cuente con la solución adecuada, podrá gestionar de manera más eficiente los procesos y contribuir efectivamente con la generación de estándares de relevancia.

 

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Business Intelligence, la respuesta a numerosas interrogantes

¿Tenemos en stock suficientes consolas de videojuegos para satisfacer la demanda del próximo Día del Niño? ¿Cuál sucursal espera vender más unidades de estos aparatos? ¿Cuál será la marca que tendrá mayor salida? Estas son solo algunas inquietudes que pueden responderse con el apoyo de la solución de inteligencia de negocios (BI) adecuada.

La información es un recurso vital para la organización: fundamenta la toma de decisiones y ayuda a adecuarse con agilidad a las exigencias del entorno. Es el faro que posibilita a la empresa surcar los mares con seguridad.

Ahora bien, la información no surge por arte de magia. Las tecnologías de información (TI) han desarrollado un conjunto de aplicaciones y metodologías que permite reunir, depurar y transformar datos en información estructurada, información que admite ser explotada de manera directa o analizada para ser convertida en conocimiento. A esta creación de la informática se le conoce como BI, y es la piedra angular de las compañías que generan enormes cantidades de datos e información y desean adelantarse a los escenarios.

Por lo general, los datos que alimentan un sistema BI provienen de sistemas transaccionales u operacionales como CRM (sistema de gestión de relaciones con los clientes) y ERP (planificación de recursos empresariales). No obstante, el primero se diferencia de los dos siguientes porque está concebido especialmente para preguntar y divulgar información.

BI permite saber qué ocurre en el negocio, las razones por las cuales ocurre o cómo impactaría sobre la compañía determinada decisión. Posibilita ver el pasado, presente y futuro de la organización. La capacidad de la plataforma para predecir qué pasará en el negocio es, sin duda, su ventaja diferencial más importante.

 

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Cómo podemos ajustar la política de precios; qué debemos esperar de la próxima edición del Buen Fin; qué temporada repunta más la venta del principal producto de la firma, o qué lo hace a este ser el bien más rentable son otras dudas posibles de ser abordadas con la implantación de BI. Pero ¿este tipo de solución solo tiene la capacidad de responder preguntas de índole comercial?

Otras áreas de la empresa logran verse de igual forma beneficiadas con la inteligencia de negocios. Conocer la respuesta de cómo mejorar la colaboración entre todos los integrantes de la cadena de suministro, o bien estimar cuánto tiempo durará un nuevo colaborador en determinado puesto son incertidumbres que obedecen al ámbito de la operatividad y de la gestión de capital humano, respectivamente. Ambas son posibles de conjeturar con BI.

Por otro lado, el sector de los servicios, por ejemplo, también puede verse beneficiado con la inteligencia de negocios que, en el medio hospitalario, por citar un caso, posibilita conocer las probabilidades de reincidencia de un paciente o la proyección de asignaciones de trasplantes.

El alcance de la aplicación de la inteligencia de negocios en una industria es difícil de calcular. Las TI avanzan a un ritmo acelerado y se esfuerzan cada día más en lograr integraciones más fecundas entre diversas plataformas y lenguajes. Dejar las especulaciones a un lado y afrontar la realidad con el soporte debido permitirá a la organización cambiar la óptica para alcanzar los objetivos con mayor rapidez.

 

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Tras la conquista del cliente omnicanal

–Necesito una cafetera, pero quiero una de esas francesas con sistema de prensa –dijo Paula una tarde antes de salir de la oficina.

Al llegar a su casa, luego de pasar una hora en el tortuoso tráfico defeño, y ordenar algunas cosas, tomó su tablet para realizar la respectiva búsqueda de la cafetera en Google. Examinó al menos tres tiendas. Finalmente encontró un establecimiento a 800 metros de su hogar que tenía justo la que consideraba perfecta: la verde manzana que combinaba con los demás utensilios de la cocina y con capacidad para seis tazas.

–¿Será que paso mañana por el local o hago la compra en línea de una vez? –pensó.

Tras considerar lo congestionado de las calles; el volumen de trabajo; los comentarios positivos sobre el comercio en redes sociales; procedencia del artículo; precio, y rapidez de entrega, decidió hacer la compra al instante por medio de la plataforma e-commerce de la tienda. Seleccionó el modelo, color y método de pago; completó la información sobre la titularidad de la tarjeta con que pagaría a tres meses sin intereses y la dirección donde recibiría el paquete en el horario seleccionado.

Fue una operación precisa, ágil y segura lo que permitió que Paula compartiera ese mismo domingo su primer café prensado en el desayuno familiar.

Definitivamente hubo un cambio

La forma en que Paula hubiese comprado la cafetera hace cinco años no es la misma que la actual. Hoy es visto de manera corriente que el proceso de compra inicie con la consulta en la web sobre el desempeño de un determinado producto, y termine con el pedido de éste desde un smartphone a la medianoche.

Al estilo de compra que integra diversos dispositivos y soportes para llegar a la conversión se le conoce como experiencia omnicanal, por lo tanto, al individuo que recurre a esta forma se le denomina cliente omnicanal.

Los niveles de información y empoderamiento que un comprador puede tener gracias a las tecnologías no tienen precedentes. Las posibilidades que la informática ha generado en torno al marketing y los procesos comerciales han dado paso a nuevas teorías que ameritan un abordaje dinámico. Lo que es hoy ya no lo será mañana. El Internet de las Cosas lo puede afirmar.

 

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Vamos o nos quedamos

Las empresas que  aún no consideran la transformación digital como una opción, difícilmente ampliarán su cuota de mercado, fidelizarán a los usuarios o incursionarán en nuevos modelos de negocio. Perderán oportunidades que serán aprovechadas por una competencia capaz de estar en el lugar adecuado cuando el cliente lo solicita.

Para continuar siendo competitiva, la organización debe reorientar su pensamiento en función del usuario y las herramientas que provee el mercado para alcanzarlo. Debe dejar la comodidad de lado y asumir el reto de estar donde está el cliente, trátese de una tienda física o virtual, con atención telefónica, vía e-mail o chat. Debe otorgar una solución óptima a través de cualquier vía y generar una experiencia memorable. Para ello es indispensable integrar electrónicamente todo lo que esté al alcance de la compañía: sistemas ERP, CRM, e-commerce, Business Intelligence, inteligencia artificial, etc.

En la medida en que la empresa emplee y vincule las plataformas diseñadas para mejorar los procesos y la rentabilidad, y explote con tino los datos e información que en ellas se genera, podrá afirmar que ejerce la transformación digital con todas las letras, desarrollando una estrategia verdaderamente centrada en el consumidor y alineando la cualidad omnicanal de la firma con el perfil omnicanal del cliente.

Por último, contar con la asesoría precisa para abordar la diversidad de formas en que los procesos transaccionales pueden darse en el presente, incrementará las posibilidades de éxito y diferenciará a la organización de aquellas que decidieron no emprender el viaje tras ese seguidor con el poder de aumentar la utilidad.

 

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Business Intelligence en función de los recursos humanos

Por lo general, en una organización se opta por implantar Business Intelligence (BI) para apoyar a los sectores de marketing y finanzas; no obstante, en los últimos tiempos el alcance de esta solución ha desplegado para el área de los recursos humanos todo un abanico de posibilidades para optimizar la administración de personal y hacer de la empresa un modelo de gestión en este aspecto.

Los desafíos que el sector de los RRHH debe afrontar se han ido transformando conforme avanzan los mercados y los colaboradores denotan cambios generacionales. Frente al dinamismo del entorno, la retención del talento es una regla de oro para alcanzar el éxito empresarial. Para adecuarse a la realidad con mayor agilidad y atractivo para los profesionales y diversos públicos, la gestión de capital humano debe abordar cuestiones como el reconocimiento a las diversidades y la inclusión; nuevos modelos retributivos; cambios en las formas de trabajo; seguridad de la información, y la globalidad del talento.

Comúnmente, los departamentos de recursos humanos acumulan una cantidad extensa de datos sobre las personas, información que cubre todo el ciclo de vida de éstas en la organización. Este cúmulo de datos puede contener desde la dirección hasta el uso del tiempo y los recursos que cada miembro de la compañía emplea durante su desempeño, por lo que saber analizar y explotar el conocimiento generado a partir de la solución BI en beneficio del negocio significa una revolución corporativa.

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Business Intelligence facilita enormemente la recopilación y análisis de datos sobre los empleados. Ofrece un conocimiento profundo sobre la empresa y sus colaboradores, y tiene la capacidad de predecir resultados. Entre la multiplicidad de datos que se admiten manejar con BI resaltan, por ejemplo, el rendimiento de un trabajador; promociones o ascensos; tendencias salariales; competencias individuales; formación realizada; uso de recursos; tiempo y costo de reclutamiento, etc. Puede predecir resultados sobre productividad o el tiempo que permanecerá alguien en la compañía. Trascender de la llana emisión de hojas de cálculo a un análisis adecuado ayudará a alinear estratégicamente a los trabajadores con los objetivos corporativos.

De hecho, las posibilidades que para el departamento de RRHH supone BI y la conjunción con otros conceptos analíticos relacionados entre sí (big data, KPI, cuadros de mando) han dado paso al término talent analytics, tendencia emergente cuya inversión ya es priorizada por algunas grandes empresas para retener a los mejores trabajadores, aquellos que toman mejores decisiones y generan valor.

Superar los retos de la analítica enfocada en el talento e integrada al resto del negocio es, sin duda, una de las mayores misiones del área de recursos humanos para elevar su protagonismo en la organización y participar activamente en su mejora.

 

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La metodología para implantar un sistema de gestión

Cuando en una organización finalmente llega el momento de implantar el sistema que ayudará a mejorar las operaciones y la rentabilidad, se trata de un hecho trascendental que demanda ser abordado con una metodología exhaustiva que disminuya riesgos y aumente las probabilidades de éxito de la inversión.

De sistema no se cambia todos los días. Bien sea que se trate de la puesta en marcha de ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o Business Intelligence, el proceso para una correcta implantación implica el desarrollo de una infraestructura tecnológica, cambios en los procesos organizacionales y el involucramiento de los usuarios, por lo que la aplicación de una metodología definida es clave para obtener los resultados esperados.

 

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El conjunto de métodos más apropiado para adoptar tecnologías de información en la empresa se fundamenta en seis fases:

Diagnóstico. En este curso se estudia cómo opera el negocio para estimar requerimientos, costos y alcance. Una vez validada la solución en función de las necesidades de la organización, lo ideal es disponer de un prototipo que presente los componentes del sistema.

Análisis. Permite conocer a fondo cómo se llevará a cabo la implantación mediante la definición del qué, cómo y cuándo. Implica la elaboración de planes de trabajo, control de cambios, comunicación, entrenamiento, de infraestructura, de migración de datos, de prueba, etc.

Diseño. Define cómo será configurado el sistema. Consiste en construir el diseño de la solución de acuerdo con las integraciones funcionales precisadas, adaptaciones particulares, aplicaciones, interfaces y el modelo de migración de datos.

Construcción. Se debe configurar el sistema ya diseñado. Corresponde desarrollar adaptaciones de aplicaciones e interfaces; migrar los catálogos y datos que servirán de base, y realizar pruebas para asegurar que todo opere correctamente.

Implementación. El sistema debe operar en línea con la información que los usuarios procesan cada día. Implica la capacitación de colaboradores. Corresponde realizar pruebas integrales y unitarias; concluye la configuración de ambientes, y cargan catálogos y saldos iniciales.

Operación. Se debe verificar que el sistema opere de manera estable y que el proceso de transición concluya exitosamente. La empresa que estrena la solución debe contar con el soporte técnico y funcional necesario para que los usuarios emitan reportes correctamente.

La complejidad de una implantación amerita que, como regla, se deba documentar cada etapa del proyecto con fechas, detalles y responsables de área, desde el diagnóstico hasta la operación. Sin embargo, la operación de la solución no garantiza el éxito de la implantación. Lo conveniente es seguir un plan de seguimiento de calidad y un plan posterior de optimización que sean ejecutados con el mismo cuidado que el puesto previamente.

Una empresa consultora en TI que cuenta con una metodología probada, perfeccionada a lo largo de su trayectoria, indefectiblemente posee una ventaja competitiva sustancial frente a aquellas que aún no afinan sus métodos. Conozca cómo trabajamos.

 

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Cinco errores que sortear en Business Intelligence

Potencialmente, la implantación de un proyecto Business Intelligence (BI) puede generar diversos beneficios y ventajas competitivas para la organización. Sin embargo, es frecuente encontrar compañías que no alcanzan a aprovechar los frutos del proyecto debido a la falta de habilidad para sortear ciertos aspectos que conviene advertir antes de la ejecución.

Para evitar cometer errores que afecten la experiencia y lograr obtener el máximo de utilidad, presentamos los cinco no que en el proceso de implantación de BI deben abordarse en positivo. De esta forma, los esfuerzos podrán dar el resultado esperado en el tiempo esperado:

  • No definir claramente el objetivo

Comenzar sin un fin claro y definido es letal para cualquier proyecto. Una compañía que no consigue delinear el caso de negocio no podrá ser capaz de generar un retorno de la inversión real. Los objetivos del proyecto de implantación deben ser específicos y estar alineados con los corporativos; debe determinarse muy bien por qué y para qué se quiere la solución.

  • No preparar adecuadamente los datos

Si los datos generan información y la información genera conocimiento, es imposible que datos erróneos arrojen productos explotables. Una clave esencial para conseguir el éxito en BI consiste en situar la calidad y la gestión de los datos como eje de la estrategia, esto implica prepararlos oportunamente para garantizar su fiabilidad, precisión, integridad y consistencia.

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  • No considerar la integración y adaptabilidad

Una plataforma BI adecuada es aquella que permite manejar múltiples fuentes de datos, vincularse con otras aplicaciones (Office resulta fundamental), conectarse con servidores locales o en la nube, ordenar los datos; manejarse con autoservicio y visualización interactiva. Adicionalmente, conviene no dejar de lado el carácter de adaptabilidad de la solución, que facilitará el crecimiento de la tecnología a la par con el negocio.

  • No contemplar la gestión del cambio

Un equipo de trabajo que no está informado y comprometido tiene mayores probabilidades de resistirse al cambio, actitud frecuente que bien puede ser gestionada. Lo recomendable es que todo proyecto BI cuente con un responsable capaz de manejar la transformación considerando aspectos como la empatía, la comunicación, la capacitación, el reconocimiento y la medición.

  • No permitir permitir el tiempo necesario

Las empresas donde todo es para ayer se exponen a la pérdida de dinero y esfuerzo. El éxito de Business Intelligence no está asociado con la rapidez de su implantación. Lo mejor es no apresurarse, preparar los datos adecuadamente y estar seguros de que los usuarios han tenido el tiempo suficiente para adquirir las habilidades necesarias para usar efectivamente la herramienta.

Si existe la disposición en la organización de adoptar las tecnologías de la información en función del crecimiento del negocio, lo mejor es hacerlo bien. De nada sirve apresurarse con los datos, el calendario y el equipo de trabajo si la afectación mayor claramente recaerá sobre la compañía.

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KPI, la importancia de medir

Desde que arrancó el nuevo milenio, el término KPI ha ido ganando una posición cada vez más importante dentro de la gestión empresarial, mismo que ha sido impulsado por el desarrollo de tecnologías como Business Intelligence (BI), ¿pero entre tanto vocablo anglosajón qué significan realmente estas siglas?

Cuando hablamos de KPI nos referimos a Key Performance Indicator, lo que en la lengua de Cervantes quiere decir indicadores clave de desempeño. Los KPI son aquellos indicadores, cálculos, ratios o métricas que permiten a la organización medir aspectos críticos de negocio, por ende, tomar mejores decisiones. Se trata de valores tangibles que ayudan a medir y cuantificar si la empresa está en el camino correcto para alcanzar su objetivo.

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Una vez que un sistema Business Intelligence ha sido implantado, definir los KPI es esencial para conocer el rendimiento de la compañía en un tiempo determinado. Las soluciones Business Intelligence permiten que la medición, control y representación visual sea realizada de manera más rápida y práctica. Contar con una plataforma BI y no emplear KPI no sólo significa un desaprovechamiento de la inversión, sino que equivale a conducir con los ojos vendados.

Los KPI están directamente relacionados con los denominados Factores Clave de Éxito que conllevan al desarrollo de la empresa. Esto significa que no todas las métricas de desempeño tienen razón de ser KPI, ya que pueden ser útiles, mas no clave para el éxito de la compañía.

Por otro lado, con frecuencia se identifica erróneamente a los KPI con los indicadores clave de resultado, los cuales cuentan con sus propias siglas en inglés: KRI. Es importante tener claro que los KPI miden inductores del éxito, no los resultados. Las métricas asociadas al desempeño indican qué hacer, mientras que las de resultado indican qué es lo que se ha hecho. En otras palabras, los primeros indicadores son causantes de los segundos. Por ejemplo, un inductor podría ser el número de contactaciones que el departamento de ventas tuvo en una semana, por su parte, el resultado podría ser la utilidad obtenida a partir del cierre de ventas.

Para definir KPI efectivos, existe una técnica que facilita el proceso basada en el acrónimo en inglés SMART. De acuerdo a éste, los indicadores deben ser:

  • Específicos (Specific)

  • Medibles (Measurable)

  • Alcanzables (Achievable)

  • Realistas (Realistic)

  • A tiempo (Timely)

Existen otros factores a tener en cuenta como la alineación de las métricas con los objetivos estratégicos y corporativos. Igualmente la utilidad de los números, si éstos no dan la información que se precisa, se deben escoger otros. Por último, debe comprenderse que si el negocio está en constante cambio y crecimiento, sus KPI también deben evolucionar. Para ello, visualizar los KPI en el tablero de control o dashboard de la solución BI de la empresa agilizará los procesos y permitirá hacer las adecuaciones estratégicas que imponga la realidad de la manera más oportuna posible.

 

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La relevancia de las fuentes de datos en BI

Con seguridad, al encender una lámpara muy pocos se deben preguntar cómo es posible que la luz llegue hasta ese objeto. Lo mismo ocurre cuando se emplean tecnologías de la información, es frecuente encontrar usuarios que simplemente dan por sentado que “el sistema” tiene las respuestas, pero muy pocos se preguntan cómo es el proceso informático para lograr que la información se halle disponible justo cuando es requerida.

En el caso de las soluciones Business Intelligence (BI), lo que hace posible la obtención de información de las operaciones de la empresa son las fuentes de datos, que pueden definirse como los puntos de abastecimiento de datos con información potencialmente útil para el análisis de un proceso de negocio de la compañía. Los sistemas BI se alimentan de fuentes de donde extraen, transforman y cargan datos en repositorios dimensionales. Estas características, propias de los paquetes de integración de BI, parten de los datamart (base de datos centrada en un tema o un área de negocio específica), cuyos datos son explotados por medio de herramientas para la visualización (informes tabulares, gráficas, dashboards, etc.) y de manera que los usuarios no expertos en tecnología puedan comprender para construir por sí mismos los informes.

 

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Los paquetes de extracción, transformación y carga (ETL por sus siglas en inglés) permiten nutrirse de una diversidad de fuentes de las cuales se extraen y analizan los datos según las reglas de negocio prescritas en la misma lógica del paquete. Lo usual es abastecerse de la información generada en los sistemas CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning). Sin embargo, en ocasiones también se precisa emplear orígenes de herramientas como Excel, sobre todo cuando un usuario requiere acceder a información que no ha sido almacenada en las bases transaccionales u operacionales; sino en la tradicional hoja de cálculo de Microsoft. Por otro lado, en los últimos tiempos se ha visto cómo las empresas han ido aumentando su consideración por las fuentes disponibles a través de internet (open data, Internet de las Cosas, redes sociales), las cuales, al lograr ser integradas con la solución BI implantada en la compañía, pueden complementar significativamente el trabajo de CRM.

Una plataforma BI bien diseñada aumenta la capacidad de la organización para tomar mejores decisiones. Una solución de este tipo puede incluir bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, manufactura, datos de producto, actividades de ventas, marketing y cualquier otra fuente que se considere crítica para las operaciones. Comprender de dónde los sistemas de análisis se sirven las respuestas ayudará a que los usuarios den mayor valor a la inversión y cuiden mejor el tratamiento de uno de los principales activos de la compañía: la información.

 

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Resistencia al cambio en la transformación digital

Moverse o morir

Las migraciones animales lo han afirmado: es necesario moverse, de lo contrario, una próxima temporada podría marcar el fin de un ejemplar o hasta de una especie entera.

Según el diccionario de la Real Academia Española, el término resistencia se define como la “oposición a la acción de una fuerza”. Resistir significa plantar dificultades para la comprensión, manejo, conocimiento o realización de algo. En el ámbito organizacional, la resistencia al cambio presenta una enorme desventaja: frena la adaptación y el progreso, de hecho, podría llegar a ser el factor por el que la adopción de una nueva tecnología no logre funcionar. Sin embargo, también puede ser una fuente de conflicto funcional capaz de estimular el debate saludable sobre las formas de hacer de la compañía.

El hombre es un animal de costumbres

La frase, atribuida al escritor Charles Dickens, cobra sentido al reconocer que el ser humano cuando se enfrenta a una actividad nueva, a un panorama diferente, a un desafío inédito, requiere de un esfuerzo extra por parte del cerebro para encontrar las soluciones a las interrogantes que ahora se le presentan. Caso contrario a lo ocurrido cuando la rutina es repetida una y otra vez, en forma automática.

Aún en el ámbito organizacional, las costumbres crean una zona de confort que limita a las personas en su manera de pensar, crear y sentir, pero ¿qué pasa cuándo las circunstancias y demandas del entorno cambian? Se precisa de un proceso evolutivo que permita adaptarse a los cambios y avanzar de forma individual y colectiva.

Lidiar con el engendro: el sistema

La transformación digital es la reinvención de la organización a través del empleo de la tecnología para mejorar la forma en que la empresa se desempeña interna y externamente. El término digital hace referencia al uso de la tecnología que genera, almacena y procesa datos –tecnología de la información-. Llevar adelante esta metamorfosis obliga a las organizaciones a repensar sus procesos y a asumir lo que pudiera ser su mayor reto: cambiar la cultura empresarial.

La implantación de sistemas ERP, CRM o Business Intelligence va más allá de la instalación de un paquete de software; implica un cambio en la filosofía y en las estrategias operativas y comerciales de la empresa. Se trata de un proceso que altera la cadena de valor y busca optimizar lo inherente a la organización.

Cuando a un colaborador se le informa que deberá cambiar la forma en que viene trabajando desde hace varios años, éste podría sentir confusión y manifestar su resistencia al cambio con crítica, negación, hipocresía, sabotaje, fácil acuerdo (sin compromiso), distracción (se evade el cambio) o silencio. Podría no tener en cuenta la forma en que se adaptó al sistema anterior y que sus modos de conducta son el resultado de un aprendizaje y una adaptación cumplida; por tanto, todo aquello que altere lo habitual podría parecerle difícil y peligroso. Este tipo de situaciones es frecuente constatarlas cuando un trabajador debe dejar de lado su libreta o formato Excel para tomar una Tablet en el medio del depósito e ingresar información en una plataforma totalmente extraña. Asimismo, en un departamento de marketing que, antes de contar con una solución CRM, priorizaba las ventas por sobre el deseo y la relación con los clientes.

 

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Ganarle al monstruo: la resistencia

Lo ideal para superar la resistencia al cambio en la transformación digital o en la implantación de sistemas operacionales o transaccionales, sería contar con un equipo de gestión del cambio; no obstante, si no se logra disponer de un equipo de profesionales de este tipo, es preciso tener en cuenta que el proyecto deberá requerir de un responsable capaz de trabajar los siguientes aspectos:

  1. Empatía: es fundamental conocer cómo los colaboradores de la empresa perciben el cambio y comprender posicionamientos, preocupaciones y miedos.
  2. Comunicación: se debe compartir la información relevante, resaltar los beneficios del cambio, apoyar la resolución de miedos, generar confianza y expectativas tan positivas como realistas.
  3. Capacitación: hará valer la inversión y promoverá el aprovechamiento pleno de las tecnologías o soluciones.
  4. Reconocimiento: es clave animar el cambio y valorar el esfuerzo de los usuarios con incentivos que alineen los comportamientos con la adopción de las tecnologías.
  5. Medición: resulta útil y motivador en la medida en que se alcanzan los objetivos.

La transformación digital involucra el empleo de herramientas diseñadas para incrementar la eficiencia y productividad de la empresa, no los problemas. Entender que la resistencia al cambio es una actitud normal y que puede ser gestionada, ayudará a la compañía a superar con más rapidez las fases de la transformación y vivir la innovación por medio de los beneficios y ventajas que las tecnologías de la información tienen para ofrecer.

 

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