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La reingeniería de los procesos de negocio como objetivo de ERP

Como es sabido, las soluciones Enterprise Resource Planning o ERP facilitan la gestión de la compañía en todos sus ámbitos: manufactura, inventarios, compras, ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Su capacidad para integrar en un mismo sistema todos estos aspectos permite agilizar el flujo de información y los procesos en la organización.

Los objetivos destacables de los ERP están basados tanto en la optimización de los procesos empresariales, en la integración de los datos de forma fiable y oportuna, la posibilidad de acceso e intercambio de información entre diferentes departamentos, la eliminación de datos y operaciones innecesarias o redundantes como en la reducción de los tiempos y costos de los procesos. El último punto es posible de alcanzar mediante la denominada reingeniería de los procesos de negocio, reconfiguración de las formas de hacer en la organización a la que se dará especial importancia en el presente texto.

 

El compromiso de asumir los cambios

Las compañías de hoy día deben combatir a su competencia, pero también a sí mismas en un mercado sumamente cambiante. Por fortuna para las organizaciones, los avances en las tecnologías de información han permitido a los directivos tener una mejor visión para ejercer la planificación empresarial y liderar los cambios demandados por el entorno. La importancia creciente que se le ha dado a los procesos de reingeniería ha hecho progresar la manera de abordar la información en función de los procesos de la compañía, así, la reingeniería es la fase de cambio en la forma en que muchos ejecutivos manejan su negocio.

La reingeniería de los procesos implica el rediseño radical de la estrategia corporativa, en muchos casos, esto supone modificar el valor agregado de los procesos, las políticas y la estructura organizacional, que pasaría a cumplir con las cualidades para soportar todos los cambios promovidos y optimizar la productividad. Ante toda esta revolución, los profesionales de gestión del cambio deberán hacer lo propio para facilitar la transición y reducir las resistencias por parte de los miembros de la organización.

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Examinación y reingeniería

La adopción de una solución para la planificación de los recursos empresariales forzosamente involucra temas relacionados con el diseño de los procesos de negocio. Antes de implantar un sistema de este tipo, es preciso examinar detalladamente los procesos llevados a cabo en la organización y definir muy bien los objetivos de la implantación. A partir de una buena examinación será posible prever el flujo del trabajo de acuerdo con los métodos corporativos y tener claros los requerimientos de los usuarios antes de realizar la inversión. Esto facilitará la escogencia del sistema adecuado y el aprovechamiento efectivo de los beneficios y ventajas que éste puede proveer.

Los sistemas ERP, al integrar la información de las diferentes áreas de la compañía, dan soporte a los procesos y significan un apoyo esencial para la toma de decisiones. Por lo general, las empresas se encauzan en mejorar su respuesta frente a los requerimientos del mercado: pedido de clientes, calidad de los productos, calidad de servicio, productividad y eficiencia. Sin embargo, el alcance de una verdadera reingeniería supone un cambio disruptivo en las metodologías y estructura de la organización.

Muchos directivos concuerdan en que los sistemas operacionales tienen un efecto significativo en la reingeniería de los procesos de negocio, misma que propicia el aumento de la competitividad y la capacidad para generar valor. Por todo lo anterior, se hace difícil imaginar hoy a una empresa de los sectores manufacturero, educativo o gubernamental sin una solución que es pilar para la integración de la información y el diseño de las estrategias, por ende, para el incremento de las alternativas de éxito.

 

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4 pasos para escoger el ERP adecuado

Por lo general, la elección de un sistema de Planeación de Recursos Empresariales, o ERP por sus siglas en inglés, recae sobre varias personas pertenecientes a diferentes áreas dentro de la organización. En ocasiones, lograr su implantación suele ser un proceso largo y complejo, no obstante, se hace imperativo que el sector directivo esté fuertemente implicado en cada paso para garantizar el éxito de la inversión.

Escoger un sistema adecuado implica la participación de las divisiones tanto estratégicas como operativas de la empresa quienes, a partir de su ejercicio cotidiano, están en la capacidad de reconocer las fallas de sus procesos y las ventajas y oportunidades que les proporcionaría un nuevo método. Desde la concepción de la idea de adopción de un ERP hasta su puesta el marcha, hemos identificado cuatro eslabones que forman parte de la dinámica a desarrollar, en buena medida, conjuntamente con el proveedor:

  1. Seleccionar al equipo: Adicionalmente al área directiva, es preciso involucrar a varios departamentos como informática y finanzas. En el levantamiento de la información es útil involucrar a quienes serán los usuarios finales del sistema, al personal técnico responsable de su administración y, dependiendo de los objetivos de la ejecución, a otros actores que puedan aportar datos relevantes y compartir criterios sobre las dinámicas de la compañía.
  1. Definir los objetivos de la implantación: Una vez comprendido cómo un ERP puede optimizar las operaciones del negocio, es necesario priorizar las necesidades de la organización, considerar qué áreas se verán influidas con su empleo y proyectar el impacto que se generaría en la empresa. Gracias a su flexibilidad, un ERP puede acoplarse a necesidades específicas. A partir de la automatización, los procesos referentes a producción, ventas, compras, inventarios, distribución, finanzas y nómina se beneficiarán considerablemente.
  1. Escoger a un aliado de negocios: Un aliado te ayuda a crecer, comprende tu modelo de negocios y está en la capacidad de participar activamente en su desarrollo. Se sugiere elegir a un proveedor sólido que comercialice un software de calidad y capaz de adaptarse al crecimiento continuo de la empresa (escalabilidad). Conviene considerar si éste realiza actualizaciones con frecuencia y la cantidad de implantaciones y clientes que lleva, asimismo, el soporte técnico posterior que ofrece y demás ventajas competitivas.
  1. Establecer un cronograma de implantación: Dependiendo de la disponibilidad de los recursos internos, la calidad de los datos y procesos existentes, así como de la capacidad de adherencia de los procesos estándares al nuevo modelo, la ejecución de un sistema ERP podrá tardar más o menos tiempo. Un factor también clave para la puesta en marcha yace en la disposición de la empresa frente a la adopción de nuevas tecnologías. La capacitación oportuna y el seguimiento debido permitirán el aprovechamiento pleno del nuevo sistema para, en unos cuantos meses, ver los beneficios de su consumación reflejados en la rentabilidad de la organización.

A menudo, a las compañías se les presentan oportunidades para crecer, pero sólo quienes son capaces de proyectar el éxito se atreven a ejecutar los cambios que le darán el impulso.

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¿Qué es un ERP y para que sirve?

ERP se refiere a siglas en inglés “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”. Pero ¿Qué hay detrás de esas siglas?, ¿Qué es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema informático de gestión de administración empresarial.

Otra definición sencilla puede ser: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, inventarios, manufactura, etc.)”.

Para entenderlo mejor, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los distintos procesos que son esenciales para el funcionamiento de una empresa, por ejemplo la administración de inventarios y de órdenes de compra, contabilidad, recursos humanos, administración de clientes…etc. En una forma muy básica, el ERP integra todos estos procesos y funciones en un mismo sistema, que agiliza el flujo de información y los procesos en toda la organización.

La función central de cualquier sistema ERP es compartir la base de datos que soporta las distintas funciones en las diferentes áreas de la empresa. En forma práctica esto implica que cualquier empleado en distintas áreas o departamentos (por ejemplo contabilidad, almacén o vetas), pueden tener acceso y confiar en la misma información para sus distintas necesidades.

El ERP, también aporta hasta cierto grado reportes sincronizados y automatizados. En lugar de que se mantengan distintas bases de datos y hojas de cálculo en diferentes las áreas y que los datos se tengan que capturar manualmente para generar reportes, el ERP permite obtener la información de diferentes lugares y generar reportes consolidados en tiempo real.  Por ejemplo, si las ordenes de compra se encuentran en el sistema, los pedidos se pueden surtir con mayor eficiencia y exactitud y el departamento de finanzas, puede generar mas ágilmente sus reportes.

Además un ERP integra en una sola aplicación, todas las actividades de todos los departamentos de la compañía, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.

Una empresa con un ERP sin duda está en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué?, Porque gracias al sistema ERP, la empresa automatiza su administración, tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro en costos (mejora su eficiencia). Esto hace a la empresa más competitiva.

Breve historia del ERP – De MRP a la nube

El Término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner(1), pero sus raíces datan de los años 60. En aquel entonces el concepto se aplicaba al monitoreo de inventario y el control de los procesos de manufactura. Para los 70’s se utilizaba el término MRP (Material Requirements Planning) para referirse a los sistemas de planeación de materiales para la producción.

En los 80’s, el MRP se expandió hacia distintos procesos de manufactura y para 1990, este tipo de sistemas ya abarcaba otras operaciones  y funciones administrativas como contabilidad y recursos humanos, dando precedente a lo que hoy conocemos como ERP.

El día de hoy el ERP se ha expandido hasta formar parte de la inteligencia del negocio, manejando no solamente el control administrativo y de manufactura, sino también los procesos externos como ventas, mercadotecnia, atención ó servicio al cliente, comercio electrónico, etc.

Con los grandes avances que estos sistemas han tenido y las grandes ventajas que proporcionan, hoy en día empresas de todos los tamaños y giros están adoptando este tipo de sistemas. Recientemente las soluciones en la nube o SaaS (Software as a Service) han contribuido fuertemente al crecimiento de los ERPs.

El ERP en la nube, no sólo hace más accesible la solución (ya que no requiere de una inversión inicial), si no también más fácil de implantar y administrar. Otra ventaja importante de los sistemas en la nube es que hacen los reportes accesibles en tiempo real y en cualquier lugar, lo cual permite a ejecutivos y directivos tener una amplia y eficiente visibilidad de la empresa.

Por lo anterior, empresas de diversos tamaños e industrias están migrando a sistemas en la nube y dados los beneficios, es fácil predecir un rápido crecimiento de este tipo de soluciones hacia el futuro.

(1) “Extended ERP reborn in b-to-b,” Heather Herald: InfoWorld, August 27–September 3, 2001.

El valor de tener un ERP en tu empresa

El ERP ayuda a los empleados a hacer su trabajo de una forma más eficiente por las siguientes razones:

  • Elimina las barreras entre áreas o departamentos – toda la empresa tiene acceso a la misma información
  • Elimina errores de captura y duplicidad de tareas
  • Proporciona información en tiempo real y en forma global, lo que habilita a los ejecutivos a detectar y manejar posibles conflictos en forma proactiva
  • Mejora el cumplimiento financiero con los estándares regulatorios y reduce riesgos
  • Automatiza operaciones de las cadenas de abastecimiento y suministro, con otras áreas de la empresa como contabilidad y logística.
  • Mejora el servicio al cliente, pues provee información precisa sobre seguimiento de órdenes, pedidos, entregas etc.

Con lo anterior, es claro el valor del sistema ERP para cualquier empresa y especialmente del sistema ERP en la nube, ya que con este tipo de soluciones, los empleados tienen acceso continuo a información certera y precisa,  que los habilita a tomar mejores y más ágiles decisiones.

Adicionalmente el sistema ERP ayuda a eliminar procesos y sistemas redundantes, reduciendo dramáticamente los costos generales dentro de la empresa.

ERP – Un sistema modular y flexible

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (se divide en partes independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en módulos (que por lo general, corresponden a los departamentos de las compañías).

Los módulos fundamentales son:

– Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiamientos (préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

– Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

– Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios de venta, etc.

– Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.

– Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

– CRM (Customer Relationship Management o Sistema de gestión de relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, proyecto, contratos, etc.).

Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental, inteligencia de negocios y muchos más.