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Facilitar la declaración anual con ERP

No importa desde hace cuántos años se realice la declaración anual porque, por lo general, en cada período surgen dudas devenidas de cambios recientes por parte de la entidad tributaria o por la forma en que la empresa lleva su contabilidad y administración financiera.

Para evitar una diversidad de problemas como multas, sanciones o el pago de accesorios derivados de alguna omisión de impuestos, a toda empresa le conviene tener un manejo eficiente de la información generada durante el período fiscal, cuestión que no resulta fácil para una compañía que, habiendo registrado un crecimiento en los últimos meses, aún se apoya en las tradicionales hojas de cálculo de Excel, herramienta poderosa, sin duda, pero que en muchos casos no cubre las demandas de una organización que evoluciona a la par de las exigencias del mercado.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) cubren áreas funcionales de la organización como recursos humanos, ventas, logística, finanzas, producción, nómina, etc., lo que permite optimizar los recursos empresariales en función del aumento de la productividad y la rentabilidad. Con la implantación del ERP adecuado, es posible manejar de manera eficaz la información sobre contabilidad, existencias, activos fijos, conciliaciones bancarias, contabilidad analítica, tesorería y procesos financieros en múltiples divisas, ubicaciones o empresas.

Un ERP permite integrar los procesos contables y de facturación, por lo tanto, registrar, ordenar y controlar todos los gastos, ingresos e inversiones, inclusive, llevar la contabilidad y facturación electrónica exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, lo que favorece la emisión sencilla de comprobantes y la generación automática de XML.

 

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¿Y si la empresa cuenta con un software de contabilidad?

Al momento de elegir una solución informática conviene evaluar a fondo sus funcionalidades; en el caso de los ERP, éstas superan el alcance de un software de contabilidad tradicional. Comúnmente, éste maneja las cuentas individuales de negocios, mientras que los ERP manejan las cuentas de las empresas y las funciones de toda una organización. Un software de contabilidad tradicional, si bien está bastante centrado en las estadísticas y los números de los recursos, presupuestos, departamentos e informes, suele presentar limitaciones en el flujo de la información.

La necesidad de migrar a un sistema ERP o continuar con un sistema tradicional de contabilidad realmente depende de la realidad de la compañía, no obstante, hay que tener en cuenta que poco a poco las funcionalidades de los softwares de contabilidad están siendo contenidas en los sistemas ERP y la tendencia, para las empresas que esperan un crecimiento, es optar por aquella solución que provea una única plataforma para todas las funciones de negocio.

La cualidades para mantener la información ordenada, actualizada y accesible, convierten a los ERP en un apoyo esencial para los procesos de declaración y de otras obligaciones, además, evitan la duplicidad de las actividades. Controlar de manea integral bancos, nóminas e impuestos obteniendo reportes financieros mejorará la rentabilidad de la organización y la encaminará con mayor rapidez a la visión que anhela.

 

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El ERP actual

Las tecnologías de información han impactado de manera relevante a prácticamente todos los rubros. La evolución que se ha visto en los últimos años en las empresas de los sectores de manufactura o de servicios no hubiese podido ser tal sin la transformación digital de las compañías. Para los sistemas de gestión Enterprise Resource Planning o ERP, la nube ha significado un impulso fundamental. Hoy día, una pyme logra acceder a un ERP con una flexibilidad que antes no podía ser posible; asimismo, las organizaciones actualmente pueden considerar más viable una inversión de este tipo debido al carácter modular de las aplicaciones y la posibilidad de implantarlas según sus prioridades.

Actualmente, se considera que el ERP idóneo cumple con las siguientes características:

  • Se aloja en la nube, con la confiabilidad y practicidad que toda empresa necesita.
  • Ofrece información inmediata, con posibilidad de acceso y trabajo en tiempo real.
  • Es modular, de forma que se puede trabajar de entrada con los datos de las áreas más importantes para definir las estrategias.
  • Es adaptable y ofrece una experiencia personalizada, con innumerables opciones de visualización y presentación de la información.
  • Es más inteligente y permite la incorporación de algoritmos predictivos, lo que ratifica la confianza en la relación máquina-empleado y favorece la toma de decisiones.
  • Es segura, con protocolos cada vez más más estrictos y adecuados a la normativa internacional.
  • Se puede implantar mediante la tradicional compra de licencia o bajo demanda, lo que favorece su implantación en pymes que están comenzando o en desarrollo.
  • Es omnicanal, integra todos los canales en una misma plataforma con el fin de transmitir al cliente una única visión del negocio.
  • Es móvil y admite wearebles, de esta manera se le puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Es escalable, con la habilidad para adaptarse a las circunstancias cambiantes del sistema sin perder calidad.
  • Continúa su desarrollo por medio de convenios con otras empresas de tecnologías, lo que hace que el alcance sea aún mayor.
  • Posee grandes capacidades para integrarse en el tiempo con otros sistemas como CRM o Business Intelligence.

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El poder integrar la información generada en las diferentes áreas de la compañía como ventas, producción, inventario, logística, contabilidad, finanzas, distribución y facturación, de manera paulatina y con el respaldo de una firma de clase mundial, no sólo ha optimizado los procesos internos de las organizaciones, sino que ha promovido cambios en los modelos de gestión que seguirán transformándose en función de la creación de valor, ¿de qué manera?: proveyendo los medios más acertados para desarrollar y combinar tanto un servicio al cliente de excelencia, productos y servicios de calidad como un modelo de negocio sostenible. Las empresas con la disposición a evolucionar conforme avanza el universo de la informática tienen la ventaja.

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