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ERP: optimizador de la logística

La gestión logística en una organización puede llegar a abarcar todos los procesos de ésta, desde el control y manejo de materias primas hasta la entrega del producto terminado. Fundamentalmente, consiste en la planificación y coordinación de todas aquellas actividades necesarias para alcanzar, al menor costo posible, los niveles de servicio y calidad deseados, por lo que implica actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.

Debido a su alcance, la logística es considerada como un componente de valor agregado y factor de rentabilidad empresarial. Su administración impacta la satisfacción de los clientes y los números de la organización, de allí la importancia de una gestión óptima que garantice la adecuada sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones para transformar un insumo en producto.

El enlace de la producción con los mercados

La logística es una disciplina capaz de incidir en los flujos de materia, energía e información que componen el sistema que provee los recursos necesarios para llevar el producto o servicio al consumidor final en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo preciso y al menor precio posible. Sus actividades claramente enlazan las necesidades del mercado con la actividad operativa de la empresa, aspectos separados por el tiempo y la distancia.

La administración logística contempla procesos como almacenaje, despacho, aprovisionamiento, compras, control de inventarios, economía material, transportes, distribución, atención de pedidos, planificación y control de la producción, información y comunicaciones, control de calidad, respeto al medio ambiente, mantenimiento, finanzas, marketing, ventas, servicio al cliente y tecnologías de la información. Por lo visto, se trata de una gestión bastante compleja que involucra demasiadas cuestiones de la cadena de valor. No obstante, una acción logística bien diseñada, coordinada con marketing y orientada al cliente constituye una herramienta contundente para fidelizar clientes. Igualmente, puede otorgar beneficios como el aumento de la utilidad por la disminución de costos y el manejo eficiente de inventarios.

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El sistema justo para la planificación de los recursos

Las soluciones ERP (Enterprise Resourse Planning), al estar diseñadas especialmente para optimizar las funciones de prácticamente todas las áreas de la compañía, presentan múltiples beneficios que logran verse reflejados en cada función logística y eslabón de la cadena de valor. Su capacidad para integrar en un mismo sistema diversidad de aspectos permite agilizar el flujo de información y los procesos de toda una firma.

Los módulos ERP, comúnmente asociados a producción, administración de la cadena de suministro, gestión financiera y de recursos humanos, marketing y ventas, están ideados para integrar los datos de forma fiable, permitir el acceso e intercambio de información entre diferentes áreas y eliminar datos u operaciones innecesarias. La adopción del ERP adecuado, inclusive, puede conllevar a la reingeniería de negocio, proceso que supone para cualquier empresa un cambio significativo en sus metodologías y estructuras.

La logística es esencial para el comercio. La integración electrónica de sus actividades no sólo permite aumentar la productividad, sino generar ventajas competitivas difíciles de superar por organizaciones que no han sido capaz de asumir todavía la transformación digital en función del desarrollo de negocio. En este sentido, contar con una herramienta para mejorar la eficiencia de la compañía es una señal innegable de la intención de crecimiento empresarial.

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Cómo el conjugar ERP y el Internet de las Cosas transforma las estrategias de negocio

Hace poco tiempo, el Internet de las Cosas (IoT) no significaba gran cosa para la mayoría de las personas; no obstante, ahora se vaticina que marcará un cambio de paradigma en internet. Analistas especulan que en 2020 el número de dispositivos conectados rondará los 50 mil millones, lo que hace pensar que una empresa del sector manufacturero que apunte a la vanguardia, difícilmente pueda escapar de la aplicación de esta tecnología.

Un concepto que crece

En esencia el Internet de las Cosas consiste en la dotación de inteligencia a los objetos a través de la conectividad, de manera que las máquinas se puedan comunicar entre ellas sin la necesidad de la intervención humana, más allá de la instalación y supervisión. A primera vista parece algo sencillo; sin embargo, sus implicaciones con bastante profundas. IoT se ha convertido en una fuerza poderosa para la transformación de negocios, afecta a casi todos los sectores y con seguridad su impacto económico seguirá aumentando en los próximos años.

Gestión y valor comercial

El hecho de que los objetos puedan comunicar incidencias o informar resultados puede ayudar a mejorar los procesos de trabajo en una organización, lo que supone una significativa reducción de costes y de riesgos. Visto así, los sistemas Enterprise Resource Planning o ERP encuentran en el Internet de las Cosas un instrumento único para optimizar y monitorear los procesos de la compañía.

En determinadas industrias, el poder conectar sensores en distintos puntos de la cadena de suministro permite corregir los procesos sobre la marcha o modificar su organización. En áreas de distribución, almacenamiento y logística, el aumento de la eficiencia permite reducir costes, optimizar espacios y dejar que los trabajadores puedan dedicarse a tareas que generan más valor para el negocio.

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Con una infraestructura adecuada para la integración de los datos originados en el universo del Internet de las Cosas, las empresas pueden ser capaces de sacar el máximo provecho a la información generada desde los dispositivos e impulsar la innovación. De hecho, en este punto radica el principal desafío para las soluciones ERP, dado que el creciente y veloz aumento de la cantidad de datos en los sistemas amerita contar con mecanismos de cálculo y procesamiento escalables cada vez más efectivos.

Aunque todavía no es posible comprender hasta dónde IoT podrá incidir en los procesos de producción o en el procesamiento de información, ya se distinguen grandes ventajas a partir de su aplicación. Esta circunstancia vislumbra una gran oportunidad para las empresas que juegan un papel clave en la definición de la estrategia global de negocios.

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El ERP actual

Las tecnologías de información han impactado de manera relevante a prácticamente todos los rubros. La evolución que se ha visto en los últimos años en las empresas de los sectores de manufactura o de servicios no hubiese podido ser tal sin la transformación digital de las compañías. Para los sistemas de gestión Enterprise Resource Planning o ERP, la nube ha significado un impulso fundamental. Hoy día, una pyme logra acceder a un ERP con una flexibilidad que antes no podía ser posible; asimismo, las organizaciones actualmente pueden considerar más viable una inversión de este tipo debido al carácter modular de las aplicaciones y la posibilidad de implantarlas según sus prioridades.

Actualmente, se considera que el ERP idóneo cumple con las siguientes características:

  • Se aloja en la nube, con la confiabilidad y practicidad que toda empresa necesita.
  • Ofrece información inmediata, con posibilidad de acceso y trabajo en tiempo real.
  • Es modular, de forma que se puede trabajar de entrada con los datos de las áreas más importantes para definir las estrategias.
  • Es adaptable y ofrece una experiencia personalizada, con innumerables opciones de visualización y presentación de la información.
  • Es más inteligente y permite la incorporación de algoritmos predictivos, lo que ratifica la confianza en la relación máquina-empleado y favorece la toma de decisiones.
  • Es segura, con protocolos cada vez más más estrictos y adecuados a la normativa internacional.
  • Se puede implantar mediante la tradicional compra de licencia o bajo demanda, lo que favorece su implantación en pymes que están comenzando o en desarrollo.
  • Es omnicanal, integra todos los canales en una misma plataforma con el fin de transmitir al cliente una única visión del negocio.
  • Es móvil y admite wearebles, de esta manera se le puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Es escalable, con la habilidad para adaptarse a las circunstancias cambiantes del sistema sin perder calidad.
  • Continúa su desarrollo por medio de convenios con otras empresas de tecnologías, lo que hace que el alcance sea aún mayor.
  • Posee grandes capacidades para integrarse en el tiempo con otros sistemas como CRM o Business Intelligence.

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El poder integrar la información generada en las diferentes áreas de la compañía como ventas, producción, inventario, logística, contabilidad, finanzas, distribución y facturación, de manera paulatina y con el respaldo de una firma de clase mundial, no sólo ha optimizado los procesos internos de las organizaciones, sino que ha promovido cambios en los modelos de gestión que seguirán transformándose en función de la creación de valor, ¿de qué manera?: proveyendo los medios más acertados para desarrollar y combinar tanto un servicio al cliente de excelencia, productos y servicios de calidad como un modelo de negocio sostenible. Las empresas con la disposición a evolucionar conforme avanza el universo de la informática tienen la ventaja.

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4 pasos para escoger el ERP adecuado

Por lo general, la elección de un sistema de Planeación de Recursos Empresariales, o ERP por sus siglas en inglés, recae sobre varias personas pertenecientes a diferentes áreas dentro de la organización. En ocasiones, lograr su implantación suele ser un proceso largo y complejo, no obstante, se hace imperativo que el sector directivo esté fuertemente implicado en cada paso para garantizar el éxito de la inversión.

Escoger un sistema adecuado implica la participación de las divisiones tanto estratégicas como operativas de la empresa quienes, a partir de su ejercicio cotidiano, están en la capacidad de reconocer las fallas de sus procesos y las ventajas y oportunidades que les proporcionaría un nuevo método. Desde la concepción de la idea de adopción de un ERP hasta su puesta el marcha, hemos identificado cuatro eslabones que forman parte de la dinámica a desarrollar, en buena medida, conjuntamente con el proveedor:

  1. Seleccionar al equipo: Adicionalmente al área directiva, es preciso involucrar a varios departamentos como informática y finanzas. En el levantamiento de la información es útil involucrar a quienes serán los usuarios finales del sistema, al personal técnico responsable de su administración y, dependiendo de los objetivos de la ejecución, a otros actores que puedan aportar datos relevantes y compartir criterios sobre las dinámicas de la compañía.
  1. Definir los objetivos de la implantación: Una vez comprendido cómo un ERP puede optimizar las operaciones del negocio, es necesario priorizar las necesidades de la organización, considerar qué áreas se verán influidas con su empleo y proyectar el impacto que se generaría en la empresa. Gracias a su flexibilidad, un ERP puede acoplarse a necesidades específicas. A partir de la automatización, los procesos referentes a producción, ventas, compras, inventarios, distribución, finanzas y nómina se beneficiarán considerablemente.
  1. Escoger a un aliado de negocios: Un aliado te ayuda a crecer, comprende tu modelo de negocios y está en la capacidad de participar activamente en su desarrollo. Se sugiere elegir a un proveedor sólido que comercialice un software de calidad y capaz de adaptarse al crecimiento continuo de la empresa (escalabilidad). Conviene considerar si éste realiza actualizaciones con frecuencia y la cantidad de implantaciones y clientes que lleva, asimismo, el soporte técnico posterior que ofrece y demás ventajas competitivas.
  1. Establecer un cronograma de implantación: Dependiendo de la disponibilidad de los recursos internos, la calidad de los datos y procesos existentes, así como de la capacidad de adherencia de los procesos estándares al nuevo modelo, la ejecución de un sistema ERP podrá tardar más o menos tiempo. Un factor también clave para la puesta en marcha yace en la disposición de la empresa frente a la adopción de nuevas tecnologías. La capacitación oportuna y el seguimiento debido permitirán el aprovechamiento pleno del nuevo sistema para, en unos cuantos meses, ver los beneficios de su consumación reflejados en la rentabilidad de la organización.

A menudo, a las compañías se les presentan oportunidades para crecer, pero sólo quienes son capaces de proyectar el éxito se atreven a ejecutar los cambios que le darán el impulso.