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ERP, negocio y big data

En los últimos años se han generado más datos que en todo el curso de la humanidad.

De acuerdo con el estudio sobre big data realizado en 2015 por OBS Business School, cada minuto, 4,1 millones de búsquedas son realizadas en Google; 3,3 millones de actualizaciones se comparten en Facebook; casi 40,000 fotografías son subidas a Instagram; más de cien horas de video son subidas a Youtube; 32,000 horas de música son escuchadas en streaming, y 34,7 millones de mensajes instantáneos son enviados por internet. En total, se estima que en tan solo sesenta segundos son transferidos más de 1,570 terabytes de información.

Para 2020 se estima que en el mundo habrá más de 6,100 millones de usuarios de smartphones y más de 30,000 millones de dispositivos estarán conectados a internet, lo que evidenciará un impacto considerable sobre la economía global.

La transición a soluciones tecnológicas basadas en datos en los próximos años supondrá aportaciones astronómicas en todas las regiones. Y el porcentaje de empresas que no había considerado incorporar proyectos de big data a sus planes estratégicos se irá reduciendo conforme esta vaya mostrando sus alcances y aplicaciones que, por ahora, se podrían considerar incalculables.

 

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Planificación y analítica

Las organizaciones se enfrentan a un volumen de datos en continuo crecimiento, datos que provienen de distintas fuentes que es preciso gestionar con eficiencia para que realmente aporten valor al negocio.

Tanto en el entorno de las pymes como de las grandes corporaciones pueden obtenerse oportunidades muy provechosas si se cuenta con las soluciones tecnológicas apropiadas. Entre estas figuran, con un protagonismo bastante destacado, los sistemas para la planificación de recursos empresariales (ERP): de la informática, la columna vertebral de la gestión de toda la organización.

Para que un ERP pueda adecuarse a las demandas de la era digital o la cuarta revolución industrial, este debe poder trascender del manejo de tangibles (inventarios, equipos, contabilidad y finanzas, fabricación) al manejo de intangibles (datos). Esto implica la habilitación de una plataforma con capacidades analíticas e integrada a la Big data que facilite y fundamente la toma de decisiones en diferentes áreas de la compañía.

Numerosas organizaciones todavía emplean ERP que fueron ideados para entornos que se han transformado de manera radical, por lo que la visión corporativa no logra ser lo suficientemente amplia y clara para afrontar con agilidad los escenarios que la hipercompetencia ha puesto sobre el tablero.

Si se tiene en cuenta el conjunto de beneficios que un ERP aporta a la organización y que las estrategias de negocio más novedosas se nutren de los datos –para lo cual la capacidad de almacenamiento es fundamental–, la conjugación de los sistemas de planificación empresarial y la big data se presenta como una idea congruente cuya gestión de información permitirá movimientos corporativos y comerciales más fluidos y certeros.

Según el mismo estudio, el sector privado latinoamericano se muestra confiado en cuanto a la generación de ventajas competitivas que las tecnologías de información y sus disciplinas asociadas pueden facilitar. En este sentido, serán aquellas compañías que consideren en sus decisiones estratégicas aplicaciones ERP y macrodatos las que más partido saquen de la optimización de los procesos y la posibilidad de detección de oportunidades.

 

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Los datos: cimiento de la información fiable

Uno de los errores más frecuentes en torno a los sistemas para la planificación de recursos empresariales (ERP) está asociado con la preparación y la limpieza de los datos. Una compañía que subestima estos aspectos y toma decisiones sobre información errónea, no solo retrasa el retorno de la inversión sobre la aplicación, sino que se expone a surcar un mar tormentoso sin timón ni vela alguna. Al momento de reconocer la falta, la organización termina empleando un tiempo excesivo tratando de resolver los aprietos relativos a la calidad, lo que evidentemente distancia a la compañía del cumplimiento de los objetivos y en el transcurso puede incrementar los costos de la solución.

¿Cómo deben ser los datos?

Para evitar el desperdicio de recursos y marcar los pasos de la empresa con seguridad, los datos deben ser de calidad. Esta condición, de acuerdo con las normas ISO/IEC 25012, está definida por cinco características esenciales:

  1. Exactitud: representación correcta del valor del atributo deseado (integridad).
  2. Completitud: los datos deben tener valores para todos los atributos necesarios.
  3. Consistencia: no hay lugar para la contradicción ni la incoherencia entre valores.
  4. Credibilidad: los atributos de los datos deben ser creíbles para los usuarios.
  5. Actualidad: los valores de los atributos deben ser válidos para su contexto de uso.

 

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El volumen de datos a tratar y el tipo de operaciones a realizar definen cuán sofisticadas ameritan ser las herramientas a emplear.

No tiene importancia si los datos de la empresa son estructurados o no estructurados, tampoco si se encuentran en un servidor local o en la nube. Siempre deben ser fiables. De lo contrario, los errores pueden perjudicar las operaciones, aumentar costos y disminuir la rentabilidad. Si el sector financiero o contable maneja datos equívocos en su ERP esto puede desembocar en sanciones administrativas. Ni hablar de la pérdida de la habilidad para planificar que la información desatinada supone para los directivos o líderes de cualquier organización.

El entendimiento de los requisitos que deben cumplir los datos es un paso importante para elevar su calidad. Tener la capacidad y los instrumentos para descubrir, corregir o eliminar registros inexactos ayuda a mejorar tanto la información como los procesos que la crean, por consiguiente, facilita la construcción de cimientos sólidos para erigir estrategias acertadas y cónsonas con la realidad.

 

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Una vez listo el sistema, ¿qué sigue?

Ya se encuentra operativa la nueva suite de negocios que colmará de beneficios y ventajas la organización. Ese sistema que permitirá tomar mejores decisiones, adecuarse a los escenarios con agilidad y aprovechar las oportunidades manera sagaz. Pero ahora, ¿qué debemos hacer?, ¿cuál es el siguiente paso para hacer valer la inversión y explotar la solución a todas sus anchas?

Una vez implantado un sistema para la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la inteligencia de negocios (BI), o bien una suite que integre todas estas o más aplicaciones, es primordial definir cuáles son los indicadores clave que permitirán evaluar el ejercicio de la firma (KPI). Para llegar a ese punto, es imperativo que previamente se hayan identificado los aspectos del negocio que deben ser medidos, lo cual pareciera una obviedad, pero en la práctica muchos ejecutivos no se detienen a estudiar con profundidad qué debe mejorarse, por consiguiente, las labores de medición resultan inoperantes.

Un KPI o indicador clave de desempeño posibilita conocer el rendimiento de la empresa en un periodo determinado. Por lo general, es una medida expresada en valores porcentuales que indica si el camino que sigue la compañía es el correcto. Sirve para cuantificar el grado de cumplimiento de los objetivos, por lo tanto, ayuda a señalar la línea de acción a seguir.

Existen KPI para diversas áreas de una organización como ventas, servicio al cliente, compras, logística, etc. En cualquiera de los casos, para que sea efectivo un KPI debe cumplir con determinadas características: poder medirse en el tiempo, ser específico, medible, alcanzable y realista. Asimismo, debe ser significativo para el negocio y servir para definir parámetros.

Indicadores clave en operaciones comerciales

Regularmente, en lo que concierne a las operaciones comerciales los indicadores clave se dividen en dos categorías: los indicadores de resultados –mejor conocidos como KRI– (volumen de ventas, cartera de clientes, alta de nuevos clientes, utilidades) y los indicadores de gestión (cantidad de llamadas realizadas, número de visitas efectuadas, cantidad de clientes atendidos por vendedor, porcentaje de efectividad de cierre de ventas). Ambos proveen una visión global de lo que acontece en la compañía.

Por otra parte, para alcanzar una mayor visibilidad de los indicadores muchas organizaciones encuentran práctico dividir las métricas según la etapa del proceso comercial, así, en la fase de preventa podrían definirse los valores relativos a prospectos alcanzados; tiempo y porcentaje de conversión, y actividades del vendedor. En el lapso de venta, ventas por cliente, producto, periodo, región; comisiones de vendedores; márgenes brutos; descuentos aplicados, y cumplimiento de metas. En la posventa, índice de satisfacción del cliente; devoluciones; y reclamos.

El valor real de la información que se genera en los sistemas informáticos está en tomar el contenido y analizarlo en función del plan estratégico de la empresa. Una fuerza de ventas que tenga claros los objetivos e indicadores clave, y además cuente con la solución adecuada, podrá gestionar de manera más eficiente los procesos y contribuir efectivamente con la generación de estándares de relevancia.

 

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ROI, faro del proyecto ERP

La implantación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) supone un hecho trascendental para la empresa. Se trata de un proyecto clave para mejorar la productividad en la compañía que ha pasado de ser un factor de competitividad a un recurso básico para la pyme que busca el crecimiento sostenido.

Como en cualquier tipo de inversión, es preciso determinar cuánto dinero aporta la nueva solución informática. Para obtener este conocimiento, sirve emplear la fórmula ROI (retorno de la inversión o return on investment por sus siglas en inglés); sin embargo, no es del todo posible afirmar que por dicha vía se pueda obtener el cálculo exacto de éste, y es debido a que la mayoría de las variables a medir son intangibles, llevarlas a un valor numérico es prácticamente imposible. Ahora bien, eso no quiere decir que la imposibilidad de llegar a un cálculo exacto haga inútil el esfuerzo de realizar una estimación con fines orientativos, que aporte una visión cercana del desembolso en tecnología.

Obtener una aproximación servirá de forma considerable para valorar el rendimiento del ERP. Para ello, existen varias maneras de calcular el retorno de la inversión -aplicables también para los proyectos de implantación de CRM y BI-. Las más habituales consisten en abordar la relación coste-beneficio así:

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En el conjunto de costes o inversión a considerar se encuentran, por ejemplo, los importes por licencia de software, infraestructura TI, consultoría, análisis, diseño, migración, mantenimiento, capacitación, recursos humanos, gestión del cambio, etc. Algunas de estas variables podrán ser determinadas con facilidad a través de facturas; en otros casos, la asignación de un monto específico será más compleja por lo intangible de los elementos.

Muchos de los beneficios se pueden determinar según los objetivos al inicio del proyecto. Son también difíciles de cuantificar. Pueden expresarse de varios modos: automatización y mejora de procesos, optimización del tiempo, mejora en el control de inventarios, eliminación de tareas repetitivas, disminución de errores de factor humano, control financiero, diversificación de la oferta o productos, aumento de la cartera de clientes, mejora en la satisfacción del cliente, fiabilidad de la información, entre otros.

Por otro lado, existen gastos adicionales que podrían encerrar aspectos como viáticos. Es primordial esforzarse en cuantificar y dimensionar tanto los gastos directos como indirectos. Asimismo, no olvidar los imprevistos.

En términos financieros, el ROI proporciona una justificación sólida para la implantación del ERP. Es tanto una herramienta para seleccionar el sistema como una métrica para medir el éxito relativo a su implantación. Es el instrumento que dará las mejores luces sobre el rendimiento de la inversión y ayudará a corregir los procesos hasta que los beneficios sean plenamente efectivos. Mientras más concreto sea el análisis de sus componentes, más exacto será su cálculo.

 

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La metodología para implantar un sistema de gestión

Cuando en una organización finalmente llega el momento de implantar el sistema que ayudará a mejorar las operaciones y la rentabilidad, se trata de un hecho trascendental que demanda ser abordado con una metodología exhaustiva que disminuya riesgos y aumente las probabilidades de éxito de la inversión.

De sistema no se cambia todos los días. Bien sea que se trate de la puesta en marcha de ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o Business Intelligence, el proceso para una correcta implantación implica el desarrollo de una infraestructura tecnológica, cambios en los procesos organizacionales y el involucramiento de los usuarios, por lo que la aplicación de una metodología definida es clave para obtener los resultados esperados.

 

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El conjunto de métodos más apropiado para adoptar tecnologías de información en la empresa se fundamenta en seis fases:

Diagnóstico. En este curso se estudia cómo opera el negocio para estimar requerimientos, costos y alcance. Una vez validada la solución en función de las necesidades de la organización, lo ideal es disponer de un prototipo que presente los componentes del sistema.

Análisis. Permite conocer a fondo cómo se llevará a cabo la implantación mediante la definición del qué, cómo y cuándo. Implica la elaboración de planes de trabajo, control de cambios, comunicación, entrenamiento, de infraestructura, de migración de datos, de prueba, etc.

Diseño. Define cómo será configurado el sistema. Consiste en construir el diseño de la solución de acuerdo con las integraciones funcionales precisadas, adaptaciones particulares, aplicaciones, interfaces y el modelo de migración de datos.

Construcción. Se debe configurar el sistema ya diseñado. Corresponde desarrollar adaptaciones de aplicaciones e interfaces; migrar los catálogos y datos que servirán de base, y realizar pruebas para asegurar que todo opere correctamente.

Implementación. El sistema debe operar en línea con la información que los usuarios procesan cada día. Implica la capacitación de colaboradores. Corresponde realizar pruebas integrales y unitarias; concluye la configuración de ambientes, y cargan catálogos y saldos iniciales.

Operación. Se debe verificar que el sistema opere de manera estable y que el proceso de transición concluya exitosamente. La empresa que estrena la solución debe contar con el soporte técnico y funcional necesario para que los usuarios emitan reportes correctamente.

La complejidad de una implantación amerita que, como regla, se deba documentar cada etapa del proyecto con fechas, detalles y responsables de área, desde el diagnóstico hasta la operación. Sin embargo, la operación de la solución no garantiza el éxito de la implantación. Lo conveniente es seguir un plan de seguimiento de calidad y un plan posterior de optimización que sean ejecutados con el mismo cuidado que el puesto previamente.

Una empresa consultora en TI que cuenta con una metodología probada, perfeccionada a lo largo de su trayectoria, indefectiblemente posee una ventaja competitiva sustancial frente a aquellas que aún no afinan sus métodos. Conozca cómo trabajamos.

 

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CRM y ERP: actores claves de la transformación digital

La madurez de los sistemas de gestión empresarial ha permitido el desarrollo de escenarios comerciales cada vez más novedosos y disruptivos.

La forma en que las empresas líderes del mercado operaban hace cincuenta años no se parece a la manera de operar de ahora; tampoco a la forma de operar de hace una década. La evolución de las tecnologías ha redefinido las maneras de hacer de la organización y ha permitido abordar un enfoque comercial centrado en el cliente.

El desarrollo de las tecnologías ha forjado un escenario digital que exige enormes competencias para las compañías, lo que, para los directivos suspicaces, más que una amenaza, es considerado como una oportunidad. La transformación digital como despliegue estratégico, táctico y operativo no tiene retorno y es en la medida en que la organización empodere a su personal, optimice la gestión de sus datos y mejore sus procesos, que será capaz de registrar un crecimiento significativo y cónsono con la realidad del entorno empresarial.

Las soluciones que más y mejores impactos pueden generar en la vida de la compañía sin duda son aquellas que inciden en la productividad y administración de sus operaciones. De allí que los sistemas Customer Relationship Management (CRM) y Enterprise Resource Planning (ERP) sean empleados con tanta frecuencia en empresas de diversos sectores como manufactura, retail, finanzas, educación y gobierno.

 

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Los modos en que la adopción de las tecnologías de información y la transformación digital impactan en las empresas fundamentalmente son cuatro:

  1. Atracción de clientes.

    ¿Existirá un mejor aliado para el departamento de marketing que CRM? Conocer el perfil del comprador, transformar prospectos y leads en clientes, mejorar el servicio al cliente, optimizar procesos de venta, fidelizar más rápidamente y diseñar estrategias basadas en la personalización son algunas de las ventajas que se puede alcanzar con la implantación de un sistema ideado especialmente para la gestión de las relaciones con los clientes. La capacidad de CRM para ampliar la visión y fortalecer los pasos comerciales de la compañía hacen de esta tecnología un aliado clave para cualquier firma. ¿Acaso no es mejor cuando al cliente se le otorgan exactamente las respuestas que espera y es tratado con empatía y reconocimiento?

  1. Fortalecimiento de empleados.

    Una fuerza de ventas informada y habilitada tiene más probabilidades de generar experiencias memorables para los clientes, hecho que puede lograrse con el apoyo de CRM. Por su parte, ERP también forma equipos ágiles y productivos en prácticamente todas las áreas de la compañía. Administrar nóminas y recursos humanos con un mismo sistema, por ejemplo, facilita tanto la gestión de talento desde el momento del reclutamiento como la adecuación de políticas internas según los requerimientos del área. Finanzas, por otro lado, puede administrar activos de manera más eficiente y con menores riesgos. Todo esto manifiesta la formación de colaboradores con mayores competencias y capacidades para generar valor.

  1. Optimización de operaciones.

    ¿Será posible que un almacén con grandes cantidades de productos se maneje con lápiz y papel? Seguramente todavía existen empresas capaces de hacerlo, pero ¿será esta la compañía más ágil del sector y con mejores perspectivas de crecimiento? Una organización que pretenda ser mejor cada día, indefectiblemente debe ejercer la transformación digital y reconfigurar sus operaciones en función del mejoramiento de sus indicadores de desempeño y rentabilidad. El ERP adecuado puede ayudar con creces a lograr lo mencionado y hacer de la empresa un modelo de gestión representativo.

  1. Transformación de productos

    . Es el momento en que la reingeniería se presenta como un proceso imperioso para la organización, que la transformación digital causa su impacto más importante. Redefinir procesos de negocios o transformar productos y servicios es trascendental para la organización y manifiesta su interés y disposición por crecer abruptamente. La mejor forma de llegar a este punto es con el cimiento de soluciones CRM y ERP, por cuanto la primera ayuda a estudiar exhaustivamente los mercados y conocer al cliente, y la segunda permite examinar detalladamente la cadena de suministro, establecer nuevos mecanismos y administrar el ciclo de vida de un producto.

Comprender la influencia de las tecnologías de información y el impacto de la transformación digital en la organización acelerará su incorporación y facilitará el éxito de una empresa propia del siglo XXI.

 

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Diferencias entre ERP y CRM

Ni es lo mismo ni se escribe igual El éxito de una compañía supone una adecuada gestión empresarial, por tanto, contar con un sistema informático que ayude a mejorar los procesos es clave para las organizaciones que desean sobresalir en el sector.

Con frecuencia, las pymes que buscan aumentar la productividad y rentabilidad enfrentan dudas concernientes al tipo de tecnología a implantar. Muchas de estas divagaciones surgen de las funcionalidades de los sistemas ERP y CRM, los cuales, por la frecuencia en que son confundidos, diferenciaremos a continuación.

De entrada, cabe destacar que ambos son sistemas de información y gestión que abarcan diferentes ámbitos de la organización. No obstante, al remitirnos a las siglas, por un lado encontraremos que ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales, definición claramente definida por los términos con que se conoce a la plataforma en inglés: Enterprise Resource Planning. Por otro lado, CRM es un sistema diseñado especialmente para la gestión de las relaciones con los clientes, tal como lo rezan sus vocablos anglosajones: Customer Relationship Management.

ERP se centra en la optimización de los procesos interdepartamentales con miras a reducir los costes y aumentar la utilidad. En cambio, el objetivo principal de CRM radica en disponer de toda la información de un cliente, tanto para otorgarle a éste las respuestas que necesita como para realizar estudios de mercado que permitan diseñar mejores estrategias comerciales, como pueden ser la creación de promociones o el desarrollo de nuevos productos.

 

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ERP es una plataforma back office por cuanto se emplea para gestionar la comunicación y las operaciones internas de la empresa. CRM principalmente es una plataforma front office, debido a la interacción que permite generar entre la organización y el cliente.

Los módulos de negocio en que consiste un ERP pueden ser diversos: fabricación, recursos humanos y nómina, ventas, inventario, administración de la cadena de suministro, finanzas y contabilidad. Por su parte, los módulos de CRM habitualmente se basan en ventas, servicio al cliente y marketing.

Por lo general, los sistemas ERP y CRM admiten ser integrados con la finalidad de proveer una única plataforma de crecimiento empresarial. La centralización y el flujo de la información es esencial para una compañía que busca mejorar la toma de decisiones, por eso, en los últimos años la tendencia se ha mostrado a favor de aquellos ERP que contienen CRM o integran horizontalmente ambas funcionalidades.

Por lo visto, las diferencias entre ambos sistemas son tantos como sus beneficios. Mientras que un ERP puede ayudar a reducir al máximo los costes por medio de una adecuada organización de la producción y distribución, así como mediante la automatización de los aspectos numéricos como la facturación; un CRM puede facilitar la captación de nuevos clientes y la fidelización de los ya existentes, lo que evidentemente aumenta los ingresos. No hay duda de que la combinación adecuada de ambos sistemas asiste la conducción de la empresa hacia la optimización de los recursos y la maximización de la rentabilidad.

 

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Facilitar la declaración anual con ERP

No importa desde hace cuántos años se realice la declaración anual porque, por lo general, en cada período surgen dudas devenidas de cambios recientes por parte de la entidad tributaria o por la forma en que la empresa lleva su contabilidad y administración financiera.

Para evitar una diversidad de problemas como multas, sanciones o el pago de accesorios derivados de alguna omisión de impuestos, a toda empresa le conviene tener un manejo eficiente de la información generada durante el período fiscal, cuestión que no resulta fácil para una compañía que, habiendo registrado un crecimiento en los últimos meses, aún se apoya en las tradicionales hojas de cálculo de Excel, herramienta poderosa, sin duda, pero que en muchos casos no cubre las demandas de una organización que evoluciona a la par de las exigencias del mercado.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) cubren áreas funcionales de la organización como recursos humanos, ventas, logística, finanzas, producción, nómina, etc., lo que permite optimizar los recursos empresariales en función del aumento de la productividad y la rentabilidad. Con la implantación del ERP adecuado, es posible manejar de manera eficaz la información sobre contabilidad, existencias, activos fijos, conciliaciones bancarias, contabilidad analítica, tesorería y procesos financieros en múltiples divisas, ubicaciones o empresas.

Un ERP permite integrar los procesos contables y de facturación, por lo tanto, registrar, ordenar y controlar todos los gastos, ingresos e inversiones, inclusive, llevar la contabilidad y facturación electrónica exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, lo que favorece la emisión sencilla de comprobantes y la generación automática de XML.

 

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¿Y si la empresa cuenta con un software de contabilidad?

Al momento de elegir una solución informática conviene evaluar a fondo sus funcionalidades; en el caso de los ERP, éstas superan el alcance de un software de contabilidad tradicional. Comúnmente, éste maneja las cuentas individuales de negocios, mientras que los ERP manejan las cuentas de las empresas y las funciones de toda una organización. Un software de contabilidad tradicional, si bien está bastante centrado en las estadísticas y los números de los recursos, presupuestos, departamentos e informes, suele presentar limitaciones en el flujo de la información.

La necesidad de migrar a un sistema ERP o continuar con un sistema tradicional de contabilidad realmente depende de la realidad de la compañía, no obstante, hay que tener en cuenta que poco a poco las funcionalidades de los softwares de contabilidad están siendo contenidas en los sistemas ERP y la tendencia, para las empresas que esperan un crecimiento, es optar por aquella solución que provea una única plataforma para todas las funciones de negocio.

La cualidades para mantener la información ordenada, actualizada y accesible, convierten a los ERP en un apoyo esencial para los procesos de declaración y de otras obligaciones, además, evitan la duplicidad de las actividades. Controlar de manea integral bancos, nóminas e impuestos obteniendo reportes financieros mejorará la rentabilidad de la organización y la encaminará con mayor rapidez a la visión que anhela.

 

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La relevancia de las fuentes de datos en BI

Con seguridad, al encender una lámpara muy pocos se deben preguntar cómo es posible que la luz llegue hasta ese objeto. Lo mismo ocurre cuando se emplean tecnologías de la información, es frecuente encontrar usuarios que simplemente dan por sentado que “el sistema” tiene las respuestas, pero muy pocos se preguntan cómo es el proceso informático para lograr que la información se halle disponible justo cuando es requerida.

En el caso de las soluciones Business Intelligence (BI), lo que hace posible la obtención de información de las operaciones de la empresa son las fuentes de datos, que pueden definirse como los puntos de abastecimiento de datos con información potencialmente útil para el análisis de un proceso de negocio de la compañía. Los sistemas BI se alimentan de fuentes de donde extraen, transforman y cargan datos en repositorios dimensionales. Estas características, propias de los paquetes de integración de BI, parten de los datamart (base de datos centrada en un tema o un área de negocio específica), cuyos datos son explotados por medio de herramientas para la visualización (informes tabulares, gráficas, dashboards, etc.) y de manera que los usuarios no expertos en tecnología puedan comprender para construir por sí mismos los informes.

 

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Los paquetes de extracción, transformación y carga (ETL por sus siglas en inglés) permiten nutrirse de una diversidad de fuentes de las cuales se extraen y analizan los datos según las reglas de negocio prescritas en la misma lógica del paquete. Lo usual es abastecerse de la información generada en los sistemas CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning). Sin embargo, en ocasiones también se precisa emplear orígenes de herramientas como Excel, sobre todo cuando un usuario requiere acceder a información que no ha sido almacenada en las bases transaccionales u operacionales; sino en la tradicional hoja de cálculo de Microsoft. Por otro lado, en los últimos tiempos se ha visto cómo las empresas han ido aumentando su consideración por las fuentes disponibles a través de internet (open data, Internet de las Cosas, redes sociales), las cuales, al lograr ser integradas con la solución BI implantada en la compañía, pueden complementar significativamente el trabajo de CRM.

Una plataforma BI bien diseñada aumenta la capacidad de la organización para tomar mejores decisiones. Una solución de este tipo puede incluir bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, manufactura, datos de producto, actividades de ventas, marketing y cualquier otra fuente que se considere crítica para las operaciones. Comprender de dónde los sistemas de análisis se sirven las respuestas ayudará a que los usuarios den mayor valor a la inversión y cuiden mejor el tratamiento de uno de los principales activos de la compañía: la información.

 

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La solución para las pymes que creen no tener del presupuesto suficiente

Una pyme que se encuentra en crecimiento debería poder llevar una adecuada planeación de sus recursos empresariales y una administración eficiente de clientes y prospectos. Sin embargo, se sabe que muchas veces, frente a la necesidad de realizar inversiones y una precaria asesoría, los directivos acaban por desestimar las herramientas que, con un sentido de optimización, le facilitarían la vida a la organización.

Ante la transformación digital que el mercado actual demanda a las empresas, dejar a un lado las soluciones informáticas que han sido diseñadas para mejorar los procesos de la compañía (ERP-Enterprise Resource Planning) y gestionar de la mejor manera posible las relaciones con los clientes (CRM-Customer Relationship Management) pareciera no ser la decisión más acertada. Los beneficios y ventajas que estos sistemas pueden otorgarle a una pyme podrían propiciar un crecimiento realmente exponencial.

 

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¿Qué hacer cuando la empresa se considera sin acceso o carente de presupuesto para implementar un sistema de gestión?

El avance de las tecnologías de información y el interés de las corporaciones para promover la transformación digital ha acercado la posibilidad a las pymes de contar con soluciones a la medida de sus necesidades. Caso concreto se observa en la evolución de los productos empresariales de Microsoft que al día de hoy se le acceden con el nombre de Microsoft Dynamics 365. La oferta combina CRM y ERP, además, añade una gran integración de Office 365.

Microsoft Dynamics 365 fue creado en función de las necesidades de las pymes. Por medio de la nueva generación de aplicaciones empresariales creadas por la compañía de Bill Gates, las organizaciones tienen la posibilidad de gestionar funciones específicas de negocio: financieras, ventas, marketing, operaciones, automatización de servicios, etc. Las cualidades que más llevan a las empresas a escoger Dynamics 365 se cimientan, por un lado, en la forma individual en que las aplicaciones pueden manejarse; por otro, en la modalidad de contratación bajo demanda, que deja a las pymes acceder a las funcionalidades más necesarias según sus prioridades y presupuesto.

Una compañía que contrata alguna o varias aplicaciones de Dynamics 365 gradualmente puede ir extendiéndolas sin mayores impedimentos técnicos. Se trata de una forma práctica de cuidar el presupuesto empresarial y cubrir los requerimientos de la organización.

¿Qué otras características fundamentan la adopción de Dynamics 365 en las pymes?

Adicionalmente a la modalidad bajo demanda y la forma individual de manejo de las aplicaciones, Dynamics 365 se presenta como una solución responsive, en otras palabras, permite ser manejada desde diversos dispositivos móviles; admite ser vinculada con Azure, la nube de Microsoft, lo que reduce los tiempos de despliegue y concede el acceso desde cualquier lugar; y otorga actualizaciones constantes que evitan la obsolescencia.

Dynamics 365, al poseer componentes como CRM, ERP, Power BI o Cortana e integrar Office 365, ayuda a convertir enormes cantidades de datos en planes viables para la compañía; brinda a los usuarios una sola visión de los datos y una única plataforma para el crecimiento empresarial. Todo esto sucede con la confiabilidad, transparencia y la seguridad que otorga Microsoft como empresa de clase mundial.

Lo que genera buenos resultados no es la implantación de un sistema de gestión como tal, sino, por ejemplo, la posibilidad de recabar datos de clientes o de procesos que puedan ser posteriormente trabajados en beneficio de las estrategias operativas y comerciales de la organización. De allí la importancia para las pymes de comprender que las posibilidades para incrementar las alternativas de éxito que pueden generarse a partir de la adopción de soluciones como Dynamics 365, superan en creces el monto de la inversión.

 

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