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Facilitar la declaración anual con ERP

No importa desde hace cuántos años se realice la declaración anual porque, por lo general, en cada período surgen dudas devenidas de cambios recientes por parte de la entidad tributaria o por la forma en que la empresa lleva su contabilidad y administración financiera.

Para evitar una diversidad de problemas como multas, sanciones o el pago de accesorios derivados de alguna omisión de impuestos, a toda empresa le conviene tener un manejo eficiente de la información generada durante el período fiscal, cuestión que no resulta fácil para una compañía que, habiendo registrado un crecimiento en los últimos meses, aún se apoya en las tradicionales hojas de cálculo de Excel, herramienta poderosa, sin duda, pero que en muchos casos no cubre las demandas de una organización que evoluciona a la par de las exigencias del mercado.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) cubren áreas funcionales de la organización como recursos humanos, ventas, logística, finanzas, producción, nómina, etc., lo que permite optimizar los recursos empresariales en función del aumento de la productividad y la rentabilidad. Con la implantación del ERP adecuado, es posible manejar de manera eficaz la información sobre contabilidad, existencias, activos fijos, conciliaciones bancarias, contabilidad analítica, tesorería y procesos financieros en múltiples divisas, ubicaciones o empresas.

Un ERP permite integrar los procesos contables y de facturación, por lo tanto, registrar, ordenar y controlar todos los gastos, ingresos e inversiones, inclusive, llevar la contabilidad y facturación electrónica exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, lo que favorece la emisión sencilla de comprobantes y la generación automática de XML.

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¿Y si la empresa cuenta con un software de contabilidad?

Al momento de elegir una solución informática conviene evaluar a fondo sus funcionalidades; en el caso de los ERP, éstas superan el alcance de un software de contabilidad tradicional. Comúnmente, éste maneja las cuentas individuales de negocios, mientras que los ERP manejan las cuentas de las empresas y las funciones de toda una organización. Un software de contabilidad tradicional, si bien está bastante centrado en las estadísticas y los números de los recursos, presupuestos, departamentos e informes, suele presentar limitaciones en el flujo de la información.

La necesidad de migrar a un sistema ERP o continuar con un sistema tradicional de contabilidad realmente depende de la realidad de la compañía, no obstante, hay que tener en cuenta que poco a poco las funcionalidades de los softwares de contabilidad están siendo contenidas en los sistemas ERP y la tendencia, para las empresas que esperan un crecimiento, es optar por aquella solución que provea una única plataforma para todas las funciones de negocio.

La cualidades para mantener la información ordenada, actualizada y accesible, convierten a los ERP en un apoyo esencial para los procesos de declaración y de otras obligaciones, además, evitan la duplicidad de las actividades. Controlar de manea integral bancos, nóminas e impuestos obteniendo reportes financieros mejorará la rentabilidad de la organización y la encaminará con mayor rapidez a la visión que anhela.

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La reingeniería de los procesos de negocio como objetivo de ERP

Como es sabido, las soluciones Enterprise Resource Planning o ERP facilitan la gestión de la compañía en todos sus ámbitos: manufactura, inventarios, compras, ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Su capacidad para integrar en un mismo sistema todos estos aspectos permite agilizar el flujo de información y los procesos en la organización.

Los objetivos destacables de los ERP están basados tanto en la optimización de los procesos empresariales, en la integración de los datos de forma fiable y oportuna, la posibilidad de acceso e intercambio de información entre diferentes departamentos, la eliminación de datos y operaciones innecesarias o redundantes como en la reducción de los tiempos y costos de los procesos. El último punto es posible de alcanzar mediante la denominada reingeniería de los procesos de negocio, reconfiguración de las formas de hacer en la organización a la que se dará especial importancia en el presente texto.

El compromiso de asumir los cambios

Las compañías de hoy día deben combatir a su competencia, pero también a sí mismas en un mercado sumamente cambiante. Por fortuna para las organizaciones, los avances en las tecnologías de información han permitido a los directivos tener una mejor visión para ejercer la planificación empresarial y liderar los cambios demandados por el entorno. La importancia creciente que se le ha dado a los procesos de reingeniería ha hecho progresar la manera de abordar la información en función de los procesos de la compañía, así, la reingeniería es la fase de cambio en la forma en que muchos ejecutivos manejan su negocio.

La reingeniería de los procesos implica el rediseño radical de la estrategia corporativa, en muchos casos, esto supone modificar el valor agregado de los procesos, las políticas y la estructura organizacional, que pasaría a cumplir con las cualidades para soportar todos los cambios promovidos y optimizar la productividad. Ante toda esta revolución, los profesionales de gestión del cambio deberán hacer lo propio para facilitar la transición y reducir las resistencias por parte de los miembros de la organización.

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Examinación y reingeniería

La adopción de una solución para la planificación de los recursos empresariales forzosamente involucra temas relacionados con el diseño de los procesos de negocio. Antes de implantar un sistema de este tipo, es preciso examinar detalladamente los procesos llevados a cabo en la organización y definir muy bien los objetivos de la implantación. A partir de una buena examinación será posible prever el flujo del trabajo de acuerdo con los métodos corporativos y tener claros los requerimientos de los usuarios antes de realizar la inversión. Esto facilitará la escogencia del sistema adecuado y el aprovechamiento efectivo de los beneficios y ventajas que éste puede proveer.

Los sistemas ERP, al integrar la información de las diferentes áreas de la compañía, dan soporte a los procesos y significan un apoyo esencial para la toma de decisiones. Por lo general, las empresas se encauzan en mejorar su respuesta frente a los requerimientos del mercado: pedido de clientes, calidad de los productos, calidad de servicio, productividad y eficiencia. Sin embargo, el alcance de una verdadera reingeniería supone un cambio disruptivo en las metodologías y estructura de la organización.

Muchos directivos concuerdan en que los sistemas operacionales tienen un efecto significativo en la reingeniería de los procesos de negocio, misma que propicia el aumento de la competitividad y la capacidad para generar valor. Por todo lo anterior, se hace difícil imaginar hoy a una empresa de los sectores manufacturero, educativo o gubernamental sin una solución que es pilar para la integración de la información y el diseño de las estrategias, por ende, para el incremento de las alternativas de éxito.

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El ERP actual

Las tecnologías de información han impactado de manera relevante a prácticamente todos los rubros. La evolución que se ha visto en los últimos años en las empresas de los sectores de manufactura o de servicios no hubiese podido ser tal sin la transformación digital de las compañías. Para los sistemas de gestión Enterprise Resource Planning o ERP, la nube ha significado un impulso fundamental. Hoy día, una pyme logra acceder a un ERP con una flexibilidad que antes no podía ser posible; asimismo, las organizaciones actualmente pueden considerar más viable una inversión de este tipo debido al carácter modular de las aplicaciones y la posibilidad de implantarlas según sus prioridades.

Actualmente, se considera que el ERP idóneo cumple con las siguientes características:

  • Se aloja en la nube, con la confiabilidad y practicidad que toda empresa necesita.
  • Ofrece información inmediata, con posibilidad de acceso y trabajo en tiempo real.
  • Es modular, de forma que se puede trabajar de entrada con los datos de las áreas más importantes para definir las estrategias.
  • Es adaptable y ofrece una experiencia personalizada, con innumerables opciones de visualización y presentación de la información.
  • Es más inteligente y permite la incorporación de algoritmos predictivos, lo que ratifica la confianza en la relación máquina-empleado y favorece la toma de decisiones.
  • Es segura, con protocolos cada vez más más estrictos y adecuados a la normativa internacional.
  • Se puede implantar mediante la tradicional compra de licencia o bajo demanda, lo que favorece su implantación en pymes que están comenzando o en desarrollo.
  • Es omnicanal, integra todos los canales en una misma plataforma con el fin de transmitir al cliente una única visión del negocio.
  • Es móvil y admite wearebles, de esta manera se le puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Es escalable, con la habilidad para adaptarse a las circunstancias cambiantes del sistema sin perder calidad.
  • Continúa su desarrollo por medio de convenios con otras empresas de tecnologías, lo que hace que el alcance sea aún mayor.
  • Posee grandes capacidades para integrarse en el tiempo con otros sistemas como CRM o Business Intelligence.

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El poder integrar la información generada en las diferentes áreas de la compañía como ventas, producción, inventario, logística, contabilidad, finanzas, distribución y facturación, de manera paulatina y con el respaldo de una firma de clase mundial, no sólo ha optimizado los procesos internos de las organizaciones, sino que ha promovido cambios en los modelos de gestión que seguirán transformándose en función de la creación de valor, ¿de qué manera?: proveyendo los medios más acertados para desarrollar y combinar tanto un servicio al cliente de excelencia, productos y servicios de calidad como un modelo de negocio sostenible. Las empresas con la disposición a evolucionar conforme avanza el universo de la informática tienen la ventaja.

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¿Qué es y para que sirve un ERP?

ERP se refiere a siglas en inglés “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”. Pero ¿Qué hay detrás de esas siglas?, ¿Qué es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema informático de gestión de administración empresarial.

Otra definición sencilla puede ser: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, inventarios, manufactura, etc.)”.

Para entenderlo mejor, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los distintos procesos que son esenciales para el funcionamiento de una empresa, por ejemplo la administración de inventarios y de órdenes de compra, contabilidad, recursos humanos, administración de clientes…etc. En una forma muy básica, el ERP integra todos estos procesos y funciones en un mismo sistema, que agiliza el flujo de información y los procesos en toda la organización.

La función central de cualquier sistema ERP es compartir la base de datos que soporta las distintas funciones en las diferentes áreas de la empresa. En forma práctica esto implica que cualquier empleado en distintas áreas o departamentos (por ejemplo contabilidad, almacén o vetas), pueden tener acceso y confiar en la misma información para sus distintas necesidades.

El ERP, también aporta hasta cierto grado reportes sincronizados y automatizados. En lugar de que se mantengan distintas bases de datos y hojas de cálculo en diferentes las áreas y que los datos se tengan que capturar manualmente para generar reportes, el ERP permite obtener la información de diferentes lugares y generar reportes consolidados en tiempo real.  Por ejemplo, si las ordenes de compra se encuentran en el sistema, los pedidos se pueden surtir con mayor eficiencia y exactitud y el departamento de finanzas, puede generar mas ágilmente sus reportes.

Además un ERP integra en una sola aplicación, todas las actividades de todos los departamentos de la compañía, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.

Una empresa con un ERP sin duda está en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué?, Porque gracias al sistema ERP, la empresa automatiza su administración, tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro en costos (mejora su eficiencia). Esto hace a la empresa más competitiva.

Breve historia del ERP – De MRP a la nube

El Término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner(1), pero sus raíces datan de los años 60. En aquel entonces el concepto se aplicaba al monitoreo de inventario y el control de los procesos de manufactura. Para los 70’s se utilizaba el término MRP (Material Requirements Planning) para referirse a los sistemas de planeación de materiales para la producción.

En los 80’s, el MRP se expandió hacia distintos procesos de manufactura y para 1990, este tipo de sistemas ya abarcaba otras operaciones  y funciones administrativas como contabilidad y recursos humanos, dando precedente a lo que hoy conocemos como ERP.

El día de hoy el ERP se ha expandido hasta formar parte de la inteligencia del negocio, manejando no solamente el control administrativo y de manufactura, sino también los procesos externos como ventas, mercadotecnia, atención ó servicio al cliente, comercio electrónico, etc.

Con los grandes avances que estos sistemas han tenido y las grandes ventajas que proporcionan, hoy en día empresas de todos los tamaños y giros están adoptando este tipo de sistemas. Recientemente las soluciones en la nube o SaaS (Software as a Service) han contribuido fuertemente al crecimiento de los ERPs.

El ERP en la nube, no sólo hace más accesible la solución (ya que no requiere de una inversión inicial), si no también más fácil de implantar y administrar. Otra ventaja importante de los sistemas en la nube es que hacen los reportes accesibles en tiempo real y en cualquier lugar, lo cual permite a ejecutivos y directivos tener una amplia y eficiente visibilidad de la empresa.

Por lo anterior, empresas de diversos tamaños e industrias están migrando a sistemas en la nube y dados los beneficios, es fácil predecir un rápido crecimiento de este tipo de soluciones hacia el futuro.

(1) “Extended ERP reborn in b-to-b,” Heather Herald: InfoWorld, August 27–September 3, 2001.

El valor de tener un ERP en tu empresa

El ERP ayuda a los empleados a hacer su trabajo de una forma más eficiente por las siguientes razones:

  • Elimina las barreras entre áreas o departamentos – toda la empresa tiene acceso a la misma información
  • Elimina errores de captura y duplicidad de tareas
  • Proporciona información en tiempo real y en forma global, lo que habilita a los ejecutivos a detectar y manejar posibles conflictos en forma proactiva
  • Mejora el cumplimiento financiero con los estándares regulatorios y reduce riesgos
  • Automatiza operaciones de las cadenas de abastecimiento y suministro, con otras áreas de la empresa como contabilidad y logística.
  • Mejora el servicio al cliente, pues provee información precisa sobre seguimiento de órdenes, pedidos, entregas etc.

Con lo anterior, es claro el valor del sistema ERP para cualquier empresa y especialmente del sistema ERP en la nube, ya que con este tipo de soluciones, los empleados tienen acceso continuo a información certera y precisa,  que los habilita a tomar mejores y más ágiles decisiones.

Adicionalmente el sistema ERP ayuda a eliminar procesos y sistemas redundantes, reduciendo dramáticamente los costos generales dentro de la empresa.

ERP – Un sistema modular y flexible

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (se divide en partes independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en módulos (que por lo general, corresponden a los departamentos de las compañías).

Los módulos fundamentales son:

– Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiamientos (préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

– Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

– Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios de venta, etc.

– Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.

– Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

– CRM (Customer Relationship Management o Sistema de gestión de relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, proyecto, contratos, etc.).

Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental, inteligencia de negocios y muchos más.