Entradas

, ,

15 errores que evitar al implantar un ERP

Cuando hablamos de la implantación de un Enterprise Resource Planning (ERP), hablamos de posibilidades para la empresa de crecer de sostenidamente y aumentar su rentabilidad y productividad. Si bien un ERP puede ser aprovechado de manera importante, el proceso de adquirirlo y adoptarlo implica ciertas complejidades que conviene tener claras. De lo contrario, las probabilidades de que el resultado no sea el esperado podrían ser bastante elevadas.

Un punto fundamental donde las compañías suelen presentar falencias tiene que ver con la definición del objetivo principal y alcance del proyecto. Este aspecto, que deberá ser soportado en los procesos y en la cultura de trabajo de la empresa, tanto a escala macro como a escala individual en cada uno de los miembros del equipo, marca el pie con que se dará inicio al proceso, de manera que su atención es vital para alcanzar el valor anhelado con la adopción del sistema.

Te podría interesar: 11 beneficios de contar con un ERP

A continuación presentamos las situaciones y errores más frecuentes en la implantación de un ERP que, por tanto, deben ser evitados:

  1. Seleccionar erróneamente al equipo: Se necesita de personas eficientes, de aquellas que conocen a profundidad el manejo de la compañía y cómo se llevan a cabo sus procesos, con particularidades y posibles conflictos.
  1. Asignar a un líder inhabilitado para tomar decisiones: No se debe asignar a una persona sólo porque esté disponible para llevar las actividades. La persona idónea debe conocer la organización de la A a la Z, saber establecer prioridades y tener la jerarquía para tomar decisiones.
  1. Falta de actitud innovadora y un equipo de trabajo comprometido: La implantación puede tomar meses, por lo que se necesita gente capaz de construir con una actitud positiva, conciliatoria y de resolución de conflictos.
  1. Falta de participación de directivos: Es imperioso que más allá de delegar tareas, los directivos se comprometan e involucren en reuniones para ayudar a definir objetivos y detectar posibles complicaciones.
  1. Falta de planificación y metodología: Un ERP no se puede adoptar de forma improvisada. Se deben comprender las fases de implantación, documentarlas y hacer revisiones. Antes de elegir una solución conviene realizar una auditoría sobre los procesos y políticas de la empresa.
  1. Confusión en los objetivos y alcance: Esto supone un riesgo sobre el presupuesto, altera los tiempos y disipa esfuerzos. No tener claros los objetivos de un proyecto nunca podrá propiciar el éxito del mismo.
  1. Considerar el precio como variable principal de selección: La eficiencia de una solución no se debe medir por su precio, sino por la capacidad que ésta tiene para resolver las necesidades que plantee la organización.
  1. Pretender ahorrar en cuestiones fundamentales: Pensar en ahorrar dinero eliminando aspectos como la capacitación o el soporte técnico provocará una pérdida de tiempo y retrasarán el disfrute de los beneficios del sistema.
  1. Capacitación y gestión del cambio inadecuadas: La formación en un nuevo sistema es crítica. Los usuarios deben dejar de trabajar con su herramienta habitual y aprender a hacer las cosas de otra manera. Mientras más formados resulten, mayores serán los beneficios de la inversión y la resistencia al cambio, más corta.
  1. Comunicación deficiente: Este punto suele estar acompañado de una equívoca gestión del cambio. Una comunicación deficiente de los objetivos, fases del proyecto y funcionalidades del sistema puede desembocar en la falta de compromiso del equipo y en una resistencia al cambio prolongada.
  1. No estudiar detalladamente a los proveedores: Se aconseja investigar trayectoria y solidez, igualmente solicitar referencias de varias empresas y elegir, más que a un proveedor, a un aliado del negocio.
  1. No estimar la limpieza de datos: La migración de datos es una tarea pesada e involucra información que a veces varía hasta el último momento. Con el fin de minimizar errores, se precisa que la programación y parámetros de procedimiento se pongan en marcha desde el principio. Un ERP es tan bueno como los datos que están en él.
  1. Asumir que la implantación es un proyecto sólo de sistemas: Un ERP se debe visualizar como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización. Además de incluir recursos tecnológicos y de infraestructura, contempla el capital humano.
  1. Reposar la responsabilidad del proyecto en el proveedor: La empresa debe comprender el carácter de corresponsabilidad de la implantación y no perder de vista que el resultado de ésta será el instrumento con que la firma operará sus procesos diarios.
  1. Descuidar el mantenimiento: El mantenimiento preventivo es clave para cuidar la inversión. Si éste no se realiza oportunamente, los sistemas podrían volverse obsoletos en un tiempo menor que el esperado, lo que afecta las dinámicas de la compañía y los procesos de negocio.

Como es evidente, la mayoría de los errores podría evitarse con una planificación adecuada, por lo que es primordial que los directivos de empresas tengan presente cada uno de estos aspectos al momento de definir cómo será la implantación del ERP de su organización.

También te podría interesar: Diferentes tipos de ERP y cómo elegir uno

, ,

4 pasos para escoger el ERP adecuado

Por lo general, la elección de un sistema de Planeación de Recursos Empresariales, o ERP por sus siglas en inglés, recae sobre varias personas pertenecientes a diferentes áreas dentro de la organización. En ocasiones, lograr su implantación suele ser un proceso largo y complejo, no obstante, se hace imperativo que el sector directivo esté fuertemente implicado en cada paso para garantizar el éxito de la inversión.

Escoger un sistema adecuado implica la participación de las divisiones tanto estratégicas como operativas de la empresa quienes, a partir de su ejercicio cotidiano, están en la capacidad de reconocer las fallas de sus procesos y las ventajas y oportunidades que les proporcionaría un nuevo método. Desde la concepción de la idea de adopción de un ERP hasta su puesta el marcha, hemos identificado cuatro eslabones que forman parte de la dinámica a desarrollar, en buena medida, conjuntamente con el proveedor:

  1. Seleccionar al equipo: Adicionalmente al área directiva, es preciso involucrar a varios departamentos como informática y finanzas. En el levantamiento de la información es útil involucrar a quienes serán los usuarios finales del sistema, al personal técnico responsable de su administración y, dependiendo de los objetivos de la ejecución, a otros actores que puedan aportar datos relevantes y compartir criterios sobre las dinámicas de la compañía.
  1. Definir los objetivos de la implantación: Una vez comprendido cómo un ERP puede optimizar las operaciones del negocio, es necesario priorizar las necesidades de la organización, considerar qué áreas se verán influidas con su empleo y proyectar el impacto que se generaría en la empresa. Gracias a su flexibilidad, un ERP puede acoplarse a necesidades específicas. A partir de la automatización, los procesos referentes a producción, ventas, compras, inventarios, distribución, finanzas y nómina se beneficiarán considerablemente.
  1. Escoger a un aliado de negocios: Un aliado te ayuda a crecer, comprende tu modelo de negocios y está en la capacidad de participar activamente en su desarrollo. Se sugiere elegir a un proveedor sólido que comercialice un software de calidad y capaz de adaptarse al crecimiento continuo de la empresa (escalabilidad). Conviene considerar si éste realiza actualizaciones con frecuencia y la cantidad de implantaciones y clientes que lleva, asimismo, el soporte técnico posterior que ofrece y demás ventajas competitivas.
  1. Establecer un cronograma de implantación: Dependiendo de la disponibilidad de los recursos internos, la calidad de los datos y procesos existentes, así como de la capacidad de adherencia de los procesos estándares al nuevo modelo, la ejecución de un sistema ERP podrá tardar más o menos tiempo. Un factor también clave para la puesta en marcha yace en la disposición de la empresa frente a la adopción de nuevas tecnologías. La capacitación oportuna y el seguimiento debido permitirán el aprovechamiento pleno del nuevo sistema para, en unos cuantos meses, ver los beneficios de su consumación reflejados en la rentabilidad de la organización.

A menudo, a las compañías se les presentan oportunidades para crecer, pero sólo quienes son capaces de proyectar el éxito se atreven a ejecutar los cambios que le darán el impulso.

,

10 tips para la correcta implantación de un ERP – Parte 4

  1. Enfocarse en los procesos y requerimientos

Con frecuencia, las organizaciones se entusiasman con las capacidades técnicas de algún sistema particular, pero descuidan la evaluación de qué tan adecuadamente se adapta a sus necesidades particulares.

Para lograr una evaluación y selección efectiva, es necesario que las organizaciones examinen a fondo sus procesos y necesidades.

2. Tomar acciones para alcanzar un retorno de inversión (ROI) sano

Maximizar los beneficios del sistema, implica mas que el desarrollo de una recomendación sólida y efectiva para obtener la aprobación de los directivos. Dicho paso es importante, sin embargo, para maximizar el ROI, las organizaciones, deben también, cuantificar los beneficios esperados, establecer indicadores de desempeño adecuados, determinar los puntos de partida y las metas para dichos indicadores y monitorear su desempeño una vez implementado el sistema.

3. Asegurar una administración de proyecto sólida y un fuerte compromiso de recursos.

Un proyecto de implantación de ERP, siempre tendrá mayor éxito con una administración y soporte sólidos.

Las implantaciones exitosas tienen en común varios atributos:

  • Dirección adecuada de un administrador sólido
  • Participación de recursos humanos internos con experiencia significativa
  • Implantación de un plan de administración de riesgos
  • Revisión continua de los avances

4. Obtener el compromiso de la alta dirección

Una implantación exitosa depende del compromiso de todos los niveles directivos y gerenciales.  Hacer revisiones periódicas con el nivel ejecutivo y directivo, ayuda a los administradores del proyecto a resolver problemas potenciales en una forma más ágil y eficiente.

5. Tomarse el tiempo para una planeación anticipada

Muchas veces, los vendedores de sistemas tienen el objetivo de cerrar rápidamente la venta. Antes de tomar cualquier decisión, las organizaciones deben asegurarse que el trato es el más adecuado para ellos. Deben validar el plan de implantación y entender los requerimientos del negocio. Adicionalmente, deben asegurarse de presupuestar la inversión necesaria para realizar pruebas de seguridad y posibles adaptaciones del sistema. También es de gran importancia que las empresas desarrollen un plan de comunicación organizacional, para mantener a los empleados y usuarios del sistema informados sobre los objetivos y avances.

6. Asegurar un cambio organizacional y un entrenamiento adecuados

El cambio organizacional, el entrenamiento de los usuarios y el diseño de funciones, son componentes clave para una implantación adecuada del ERP.  El sistema puede crear pánico, si los usuarios no entienden como usarlo correcta y eficientemente. El entrenamiento debe enfocarse en el flujo de los procesos y el conocimiento técnico del sistema.

7. Entender las razones que sustentan la implantación del ERP

El hecho de que otras empresas de la industria hayan implementado determinado sistema, no implica que todos deban hacer lo mismo. Cabe la posibilidad de que con mejoras en los procesos, rediseño organizacional o alguna tecnología especializada, se puedan cubrir los objetivos del negocio a un menor costo y con mayor eficiencia.

Para poder tomar una decisión apropiada, es necesario tener bien definidos los objetivos del negocio.

8.Enfocarse en la migración de datos anticipadamente.

La migración de datos resulta increíblemente compleja y conlleva un cierto riesgo técnico y administrativo.   Estas son algunas técnicas que pueden ayudar a llevar a cabo una migración adecuada de los datos:

  • Definir la estrategia de migración desde un principio, incluyendo datos básicos (clientes, proveedores, productos) y datos trasnacionales (órdenes de compra, facturas).
  • Comunicar adecuadamente los planes de migración de datos a empleados y usuarios.
  • Verificar exhaustivamente la migración de datos con pruebas piloto
  • Recordar que los datos inútiles (basura) traerán problemas al ERP
  • Hacer un plan para migrar e ingresar los datos históricos

 9. Aprender de las pruebas piloto antes del arranque

Hacer pruebas funcionales y de integración, es una buena medida de prevenir riesgos y asegurar que el sistema funciona de acuerdo a los planes. De hecho estas pruebas son un importante factor de éxito en la implantación.

10. Comunicación organizacional apropiada y a tiempo

La implantación del ERP, requiere comunicación clara sobre los objetivos y beneficios esperados a todos los empleados, usuarios o otros interesados. Adicionalmente es necesario comunicar preguntas y respuestas frecuentes, cambios organizacionales derivados de la implantación y cualquier otra información relevante. También es muy importante asegurar que todos los empleados sepan, que sus opiniones y preguntas son importantes y serán consideradas.