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La reingeniería de los procesos de negocio como objetivo de ERP

Como es sabido, las soluciones Enterprise Resource Planning o ERP facilitan la gestión de la compañía en todos sus ámbitos: manufactura, inventarios, compras, ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Su capacidad para integrar en un mismo sistema todos estos aspectos permite agilizar el flujo de información y los procesos en la organización.

Los objetivos destacables de los ERP están basados tanto en la optimización de los procesos empresariales, en la integración de los datos de forma fiable y oportuna, la posibilidad de acceso e intercambio de información entre diferentes departamentos, la eliminación de datos y operaciones innecesarias o redundantes como en la reducción de los tiempos y costos de los procesos. El último punto es posible de alcanzar mediante la denominada reingeniería de los procesos de negocio, reconfiguración de las formas de hacer en la organización a la que se dará especial importancia en el presente texto.

El compromiso de asumir los cambios

Las compañías de hoy día deben combatir a su competencia, pero también a sí mismas en un mercado sumamente cambiante. Por fortuna para las organizaciones, los avances en las tecnologías de información han permitido a los directivos tener una mejor visión para ejercer la planificación empresarial y liderar los cambios demandados por el entorno. La importancia creciente que se le ha dado a los procesos de reingeniería ha hecho progresar la manera de abordar la información en función de los procesos de la compañía, así, la reingeniería es la fase de cambio en la forma en que muchos ejecutivos manejan su negocio.

La reingeniería de los procesos implica el rediseño radical de la estrategia corporativa, en muchos casos, esto supone modificar el valor agregado de los procesos, las políticas y la estructura organizacional, que pasaría a cumplir con las cualidades para soportar todos los cambios promovidos y optimizar la productividad. Ante toda esta revolución, los profesionales de gestión del cambio deberán hacer lo propio para facilitar la transición y reducir las resistencias por parte de los miembros de la organización.

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Examinación y reingeniería

La adopción de una solución para la planificación de los recursos empresariales forzosamente involucra temas relacionados con el diseño de los procesos de negocio. Antes de implantar un sistema de este tipo, es preciso examinar detalladamente los procesos llevados a cabo en la organización y definir muy bien los objetivos de la implantación. A partir de una buena examinación será posible prever el flujo del trabajo de acuerdo con los métodos corporativos y tener claros los requerimientos de los usuarios antes de realizar la inversión. Esto facilitará la escogencia del sistema adecuado y el aprovechamiento efectivo de los beneficios y ventajas que éste puede proveer.

Los sistemas ERP, al integrar la información de las diferentes áreas de la compañía, dan soporte a los procesos y significan un apoyo esencial para la toma de decisiones. Por lo general, las empresas se encauzan en mejorar su respuesta frente a los requerimientos del mercado: pedido de clientes, calidad de los productos, calidad de servicio, productividad y eficiencia. Sin embargo, el alcance de una verdadera reingeniería supone un cambio disruptivo en las metodologías y estructura de la organización.

Muchos directivos concuerdan en que los sistemas operacionales tienen un efecto significativo en la reingeniería de los procesos de negocio, misma que propicia el aumento de la competitividad y la capacidad para generar valor. Por todo lo anterior, se hace difícil imaginar hoy a una empresa de los sectores manufacturero, educativo o gubernamental sin una solución que es pilar para la integración de la información y el diseño de las estrategias, por ende, para el incremento de las alternativas de éxito.

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4 pasos para escoger el ERP adecuado

Por lo general, la elección de un sistema de Planeación de Recursos Empresariales, o ERP por sus siglas en inglés, recae sobre varias personas pertenecientes a diferentes áreas dentro de la organización. En ocasiones, lograr su implantación suele ser un proceso largo y complejo, no obstante, se hace imperativo que el sector directivo esté fuertemente implicado en cada paso para garantizar el éxito de la inversión.

Escoger un sistema adecuado implica la participación de las divisiones tanto estratégicas como operativas de la empresa quienes, a partir de su ejercicio cotidiano, están en la capacidad de reconocer las fallas de sus procesos y las ventajas y oportunidades que les proporcionaría un nuevo método. Desde la concepción de la idea de adopción de un ERP hasta su puesta el marcha, hemos identificado cuatro eslabones que forman parte de la dinámica a desarrollar, en buena medida, conjuntamente con el proveedor:

  1. Seleccionar al equipo: Adicionalmente al área directiva, es preciso involucrar a varios departamentos como informática y finanzas. En el levantamiento de la información es útil involucrar a quienes serán los usuarios finales del sistema, al personal técnico responsable de su administración y, dependiendo de los objetivos de la ejecución, a otros actores que puedan aportar datos relevantes y compartir criterios sobre las dinámicas de la compañía.
  1. Definir los objetivos de la implantación: Una vez comprendido cómo un ERP puede optimizar las operaciones del negocio, es necesario priorizar las necesidades de la organización, considerar qué áreas se verán influidas con su empleo y proyectar el impacto que se generaría en la empresa. Gracias a su flexibilidad, un ERP puede acoplarse a necesidades específicas. A partir de la automatización, los procesos referentes a producción, ventas, compras, inventarios, distribución, finanzas y nómina se beneficiarán considerablemente.
  1. Escoger a un aliado de negocios: Un aliado te ayuda a crecer, comprende tu modelo de negocios y está en la capacidad de participar activamente en su desarrollo. Se sugiere elegir a un proveedor sólido que comercialice un software de calidad y capaz de adaptarse al crecimiento continuo de la empresa (escalabilidad). Conviene considerar si éste realiza actualizaciones con frecuencia y la cantidad de implantaciones y clientes que lleva, asimismo, el soporte técnico posterior que ofrece y demás ventajas competitivas.
  1. Establecer un cronograma de implantación: Dependiendo de la disponibilidad de los recursos internos, la calidad de los datos y procesos existentes, así como de la capacidad de adherencia de los procesos estándares al nuevo modelo, la ejecución de un sistema ERP podrá tardar más o menos tiempo. Un factor también clave para la puesta en marcha yace en la disposición de la empresa frente a la adopción de nuevas tecnologías. La capacitación oportuna y el seguimiento debido permitirán el aprovechamiento pleno del nuevo sistema para, en unos cuantos meses, ver los beneficios de su consumación reflejados en la rentabilidad de la organización.

A menudo, a las compañías se les presentan oportunidades para crecer, pero sólo quienes son capaces de proyectar el éxito se atreven a ejecutar los cambios que le darán el impulso.