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Cómo el conjugar ERP y el Internet de las Cosas transforma las estrategias de negocio

Hace poco tiempo, el Internet de las Cosas (IoT) no significaba gran cosa para la mayoría de las personas; no obstante, ahora se vaticina que marcará un cambio de paradigma en internet. Analistas especulan que en 2020 el número de dispositivos conectados rondará los 50 mil millones, lo que hace pensar que una empresa del sector manufacturero que apunte a la vanguardia, difícilmente pueda escapar de la aplicación de esta tecnología.

Un concepto que crece

En esencia el Internet de las Cosas consiste en la dotación de inteligencia a los objetos a través de la conectividad, de manera que las máquinas se puedan comunicar entre ellas sin la necesidad de la intervención humana, más allá de la instalación y supervisión. A primera vista parece algo sencillo; sin embargo, sus implicaciones con bastante profundas. IoT se ha convertido en una fuerza poderosa para la transformación de negocios, afecta a casi todos los sectores y con seguridad su impacto económico seguirá aumentando en los próximos años.

Gestión y valor comercial

El hecho de que los objetos puedan comunicar incidencias o informar resultados puede ayudar a mejorar los procesos de trabajo en una organización, lo que supone una significativa reducción de costes y de riesgos. Visto así, los sistemas Enterprise Resource Planning o ERP encuentran en el Internet de las Cosas un instrumento único para optimizar y monitorear los procesos de la compañía.

En determinadas industrias, el poder conectar sensores en distintos puntos de la cadena de suministro permite corregir los procesos sobre la marcha o modificar su organización. En áreas de distribución, almacenamiento y logística, el aumento de la eficiencia permite reducir costes, optimizar espacios y dejar que los trabajadores puedan dedicarse a tareas que generan más valor para el negocio.

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Con una infraestructura adecuada para la integración de los datos originados en el universo del Internet de las Cosas, las empresas pueden ser capaces de sacar el máximo provecho a la información generada desde los dispositivos e impulsar la innovación. De hecho, en este punto radica el principal desafío para las soluciones ERP, dado que el creciente y veloz aumento de la cantidad de datos en los sistemas amerita contar con mecanismos de cálculo y procesamiento escalables cada vez más efectivos.

Aunque todavía no es posible comprender hasta dónde IoT podrá incidir en los procesos de producción o en el procesamiento de información, ya se distinguen grandes ventajas a partir de su aplicación. Esta circunstancia vislumbra una gran oportunidad para las empresas que juegan un papel clave en la definición de la estrategia global de negocios.

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El ERP actual

Las tecnologías de información han impactado de manera relevante a prácticamente todos los rubros. La evolución que se ha visto en los últimos años en las empresas de los sectores de manufactura o de servicios no hubiese podido ser tal sin la transformación digital de las compañías. Para los sistemas de gestión Enterprise Resource Planning o ERP, la nube ha significado un impulso fundamental. Hoy día, una pyme logra acceder a un ERP con una flexibilidad que antes no podía ser posible; asimismo, las organizaciones actualmente pueden considerar más viable una inversión de este tipo debido al carácter modular de las aplicaciones y la posibilidad de implantarlas según sus prioridades.

Actualmente, se considera que el ERP idóneo cumple con las siguientes características:

  • Se aloja en la nube, con la confiabilidad y practicidad que toda empresa necesita.
  • Ofrece información inmediata, con posibilidad de acceso y trabajo en tiempo real.
  • Es modular, de forma que se puede trabajar de entrada con los datos de las áreas más importantes para definir las estrategias.
  • Es adaptable y ofrece una experiencia personalizada, con innumerables opciones de visualización y presentación de la información.
  • Es más inteligente y permite la incorporación de algoritmos predictivos, lo que ratifica la confianza en la relación máquina-empleado y favorece la toma de decisiones.
  • Es segura, con protocolos cada vez más más estrictos y adecuados a la normativa internacional.
  • Se puede implantar mediante la tradicional compra de licencia o bajo demanda, lo que favorece su implantación en pymes que están comenzando o en desarrollo.
  • Es omnicanal, integra todos los canales en una misma plataforma con el fin de transmitir al cliente una única visión del negocio.
  • Es móvil y admite wearebles, de esta manera se le puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Es escalable, con la habilidad para adaptarse a las circunstancias cambiantes del sistema sin perder calidad.
  • Continúa su desarrollo por medio de convenios con otras empresas de tecnologías, lo que hace que el alcance sea aún mayor.
  • Posee grandes capacidades para integrarse en el tiempo con otros sistemas como CRM o Business Intelligence.

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El poder integrar la información generada en las diferentes áreas de la compañía como ventas, producción, inventario, logística, contabilidad, finanzas, distribución y facturación, de manera paulatina y con el respaldo de una firma de clase mundial, no sólo ha optimizado los procesos internos de las organizaciones, sino que ha promovido cambios en los modelos de gestión que seguirán transformándose en función de la creación de valor, ¿de qué manera?: proveyendo los medios más acertados para desarrollar y combinar tanto un servicio al cliente de excelencia, productos y servicios de calidad como un modelo de negocio sostenible. Las empresas con la disposición a evolucionar conforme avanza el universo de la informática tienen la ventaja.

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ERP como enlace de la cadena de valor

La cadena de valor es una de las herramientas de análisis más poderosas con que el pensamiento de gestión de empresa cuenta actualmente. Se entiende como la secuencia de interacciones que permite transformar insumos en productos. Su objetivo consiste en la maximización de valor para el cliente a la vez que se minimizan costes. Hoy día, la integración electrónica de la cadena de valor en gran parte determina los niveles de eficiencia, costos y valor agregado de los productos finales. En este sentido, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se han consolidado como el soporte que, a través de una cadena digital, enlaza los eslabones de la cadena física en una organización.

La cadena de valor permite determinar las cualidades distintivas que permiten generar una ventaja competitiva en la compañía. Sus actividades son múltiples y complementarias; las actividades primarias están relacionadas con la producción y distribución de los productos y servicios de la empresa que crean valor para el cliente (logística de entrada y salida, operaciones, ventas, marketing, servicio); por su parte, las actividades de apoyo están relacionadas con la infraestructura administrativa y gerencial, los recursos humanos, tecnología y adquisiciones de la organización.

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En el proceso de integración electrónica de los eslabones de esta herramienta por medio de una solución ERP, la propia definición de la cadena de valor apunta hacia tres puntos que se deben abordar:

  • Integración electrónica con los clientes: Independientemente del tipo de operación con el cliente (contacto directo o con intervención de vendedor), la implantación del ERP adecuado permite integrar los sistemas internos con los externos, automatizar la fuerza de ventas y empoderar a ésta con el suministro de toda la información que un usuario o el departamento necesita.
  • Proceso interno de la fábrica (aplicable a actividades comerciales o de servicios): Este aspecto interno apoyado con ERP permite la visibilidad del stock proyectado de los productos, aumenta la capacidad para adelantar o atrasar órdenes de fabricación, enlaza órdenes de fabricación con pedidos y permite gestionar autorizaciones de entrega a proveedores. Visto así, permite la coordinación permanente con clientes y proveedores.
  • Integración electrónica con proveedores: Esta perspectiva, alcanzable con un sistema ERP, demanda tener la capacidad para establecer órdenes de compra abiertas, autorizar entregas, visión de stock proyectado para gestionar entregas y capacidad para procesar de forma automática la información nueva del proveedor (especificaciones de productos o precios).

Si bien cada contexto debe tener su análisis particular, no cabe duda del soporte que ERP brinda a la cadena de valor. Analizar y mejorar este aspecto supone entonces aumentar la competitividad y obtener un valor añadido frente a las demás empresas el sector.

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¿Qué es y para que sirve un ERP?

ERP se refiere a siglas en inglés “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”. Pero ¿Qué hay detrás de esas siglas?, ¿Qué es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema informático de gestión de administración empresarial.

Otra definición sencilla puede ser: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, inventarios, manufactura, etc.)”.

Para entenderlo mejor, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los distintos procesos que son esenciales para el funcionamiento de una empresa, por ejemplo la administración de inventarios y de órdenes de compra, contabilidad, recursos humanos, administración de clientes…etc. En una forma muy básica, el ERP integra todos estos procesos y funciones en un mismo sistema, que agiliza el flujo de información y los procesos en toda la organización.

La función central de cualquier sistema ERP es compartir la base de datos que soporta las distintas funciones en las diferentes áreas de la empresa. En forma práctica esto implica que cualquier empleado en distintas áreas o departamentos (por ejemplo contabilidad, almacén o vetas), pueden tener acceso y confiar en la misma información para sus distintas necesidades.

El ERP, también aporta hasta cierto grado reportes sincronizados y automatizados. En lugar de que se mantengan distintas bases de datos y hojas de cálculo en diferentes las áreas y que los datos se tengan que capturar manualmente para generar reportes, el ERP permite obtener la información de diferentes lugares y generar reportes consolidados en tiempo real.  Por ejemplo, si las ordenes de compra se encuentran en el sistema, los pedidos se pueden surtir con mayor eficiencia y exactitud y el departamento de finanzas, puede generar mas ágilmente sus reportes.

Además un ERP integra en una sola aplicación, todas las actividades de todos los departamentos de la compañía, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.

Una empresa con un ERP sin duda está en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué?, Porque gracias al sistema ERP, la empresa automatiza su administración, tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro en costos (mejora su eficiencia). Esto hace a la empresa más competitiva.

Breve historia del ERP – De MRP a la nube

El Término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner(1), pero sus raíces datan de los años 60. En aquel entonces el concepto se aplicaba al monitoreo de inventario y el control de los procesos de manufactura. Para los 70’s se utilizaba el término MRP (Material Requirements Planning) para referirse a los sistemas de planeación de materiales para la producción.

En los 80’s, el MRP se expandió hacia distintos procesos de manufactura y para 1990, este tipo de sistemas ya abarcaba otras operaciones  y funciones administrativas como contabilidad y recursos humanos, dando precedente a lo que hoy conocemos como ERP.

El día de hoy el ERP se ha expandido hasta formar parte de la inteligencia del negocio, manejando no solamente el control administrativo y de manufactura, sino también los procesos externos como ventas, mercadotecnia, atención ó servicio al cliente, comercio electrónico, etc.

Con los grandes avances que estos sistemas han tenido y las grandes ventajas que proporcionan, hoy en día empresas de todos los tamaños y giros están adoptando este tipo de sistemas. Recientemente las soluciones en la nube o SaaS (Software as a Service) han contribuido fuertemente al crecimiento de los ERPs.

El ERP en la nube, no sólo hace más accesible la solución (ya que no requiere de una inversión inicial), si no también más fácil de implantar y administrar. Otra ventaja importante de los sistemas en la nube es que hacen los reportes accesibles en tiempo real y en cualquier lugar, lo cual permite a ejecutivos y directivos tener una amplia y eficiente visibilidad de la empresa.

Por lo anterior, empresas de diversos tamaños e industrias están migrando a sistemas en la nube y dados los beneficios, es fácil predecir un rápido crecimiento de este tipo de soluciones hacia el futuro.

(1) “Extended ERP reborn in b-to-b,” Heather Herald: InfoWorld, August 27–September 3, 2001.

El valor de tener un ERP en tu empresa

El ERP ayuda a los empleados a hacer su trabajo de una forma más eficiente por las siguientes razones:

  • Elimina las barreras entre áreas o departamentos – toda la empresa tiene acceso a la misma información
  • Elimina errores de captura y duplicidad de tareas
  • Proporciona información en tiempo real y en forma global, lo que habilita a los ejecutivos a detectar y manejar posibles conflictos en forma proactiva
  • Mejora el cumplimiento financiero con los estándares regulatorios y reduce riesgos
  • Automatiza operaciones de las cadenas de abastecimiento y suministro, con otras áreas de la empresa como contabilidad y logística.
  • Mejora el servicio al cliente, pues provee información precisa sobre seguimiento de órdenes, pedidos, entregas etc.

Con lo anterior, es claro el valor del sistema ERP para cualquier empresa y especialmente del sistema ERP en la nube, ya que con este tipo de soluciones, los empleados tienen acceso continuo a información certera y precisa,  que los habilita a tomar mejores y más ágiles decisiones.

Adicionalmente el sistema ERP ayuda a eliminar procesos y sistemas redundantes, reduciendo dramáticamente los costos generales dentro de la empresa.

ERP – Un sistema modular y flexible

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (se divide en partes independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en módulos (que por lo general, corresponden a los departamentos de las compañías).

Los módulos fundamentales son:

– Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiamientos (préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

– Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

– Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios de venta, etc.

– Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.

– Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

– CRM (Customer Relationship Management o Sistema de gestión de relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, proyecto, contratos, etc.).

Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental, inteligencia de negocios y muchos más.