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La solución para las pymes que creen no tener del presupuesto suficiente

Una pyme que se encuentra en crecimiento debería poder llevar una adecuada planeación de sus recursos empresariales y una administración eficiente de clientes y prospectos. Sin embargo, se sabe que muchas veces, frente a la necesidad de realizar inversiones y una precaria asesoría, los directivos acaban por desestimar las herramientas que, con un sentido de optimización, le facilitarían la vida a la organización.

Ante la transformación digital que el mercado actual demanda a las empresas, dejar a un lado las soluciones informáticas que han sido diseñadas para mejorar los procesos de la compañía (ERP-Enterprise Resource Planning) y gestionar de la mejor manera posible las relaciones con los clientes (CRM-Customer Relationship Management) pareciera no ser la decisión más acertada. Los beneficios y ventajas que estos sistemas pueden otorgarle a una pyme podrían propiciar un crecimiento realmente exponencial.

 

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¿Qué hacer cuando la empresa se considera sin acceso o carente de presupuesto para implementar un sistema de gestión?

El avance de las tecnologías de información y el interés de las corporaciones para promover la transformación digital ha acercado la posibilidad a las pymes de contar con soluciones a la medida de sus necesidades. Caso concreto se observa en la evolución de los productos empresariales de Microsoft que al día de hoy se le acceden con el nombre de Microsoft Dynamics 365. La oferta combina CRM y ERP, además, añade una gran integración de Office 365.

Microsoft Dynamics 365 fue creado en función de las necesidades de las pymes. Por medio de la nueva generación de aplicaciones empresariales creadas por la compañía de Bill Gates, las organizaciones tienen la posibilidad de gestionar funciones específicas de negocio: financieras, ventas, marketing, operaciones, automatización de servicios, etc. Las cualidades que más llevan a las empresas a escoger Dynamics 365 se cimientan, por un lado, en la forma individual en que las aplicaciones pueden manejarse; por otro, en la modalidad de contratación bajo demanda, que deja a las pymes acceder a las funcionalidades más necesarias según sus prioridades y presupuesto.

Una compañía que contrata alguna o varias aplicaciones de Dynamics 365 gradualmente puede ir extendiéndolas sin mayores impedimentos técnicos. Se trata de una forma práctica de cuidar el presupuesto empresarial y cubrir los requerimientos de la organización.

¿Qué otras características fundamentan la adopción de Dynamics 365 en las pymes?

Adicionalmente a la modalidad bajo demanda y la forma individual de manejo de las aplicaciones, Dynamics 365 se presenta como una solución responsive, en otras palabras, permite ser manejada desde diversos dispositivos móviles; admite ser vinculada con Azure, la nube de Microsoft, lo que reduce los tiempos de despliegue y concede el acceso desde cualquier lugar; y otorga actualizaciones constantes que evitan la obsolescencia.

Dynamics 365, al poseer componentes como CRM, ERP, Power BI o Cortana e integrar Office 365, ayuda a convertir enormes cantidades de datos en planes viables para la compañía; brinda a los usuarios una sola visión de los datos y una única plataforma para el crecimiento empresarial. Todo esto sucede con la confiabilidad, transparencia y la seguridad que otorga Microsoft como empresa de clase mundial.

Lo que genera buenos resultados no es la implantación de un sistema de gestión como tal, sino, por ejemplo, la posibilidad de recabar datos de clientes o de procesos que puedan ser posteriormente trabajados en beneficio de las estrategias operativas y comerciales de la organización. De allí la importancia para las pymes de comprender que las posibilidades para incrementar las alternativas de éxito que pueden generarse a partir de la adopción de soluciones como Dynamics 365, superan en creces el monto de la inversión.

 

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Por qué escoger Microsoft Azure como la nube de tu organización

Algo es claro, el clouding es una tendencia irreversible y las empresas que han asumido verdaderamente la transformación digital, si no tienen la disposición de acuñarse a esta realidad, difícilmente podrán adecuarse a los constantes cambios de un entorno cuya pauta es marcada, en buena medida, por la tecnología.

En pocas palabras, Azure es el servicio en la nube de Microsoft. Se trata de una plataforma general que ofrece diferentes servicios para aplicaciones que van desde servicios que alojan aplicaciones en alguno de los centros de procesamiento de datos de Microsoft para ser ejecutados sobre su infraestructura cloud computing, hasta servicios de comunicación segura y federación entre aplicaciones o identidades.

Las herramientas integradas, las plantillas precompiladas y los servicios administrados facilitan notablemente la compilación y administración de las aplicaciones empresariales. Bien sea en un entorno web, móvil o del Internet de las Cosas (IoT), la rapidez de las acciones en Azure  garantiza el acceso a información fiel de manera oportuna, lo que agiliza la toma de decisiones en la organización. Al proveer de una plataforma híbrida, abierta y escalable –principales características de Azure-, la solución se constituye como la opción más acertada para las empresas que desean contar con un servicio en la nube de clase mundial.

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Híbrida

Azure permite trabajar desde sistemas privados como servidores, data center y contenedores hasta una cloud abierta. Algunos proveedores de servicios en la nube instan a escoger entre un centro de datos del cliente y la nube. No es el caso en Azure, que se integra cómodamente con su entorno TI actual por medio de una enorme y segura red de conexiones privadas, cifrado de datos, soluciones de base de datos y almacenamiento híbridos. De esta forma, los activos se mantienen justo donde deben estar cuando se necesitan.

Abierta

Cuando decimos que Azure es abierto, nos referimos a que permite utilizar cualquier tipo de lenguaje de desarrollo así como trabajar sobre cualquier plataforma o sistema operativo. Azure, al soportar la mayor cantidad de estándares del mundo, permite interoperar entre cualquier tipo de tecnología, ya sea que la organización ejecute contenedores Linux con integración Docker o compile aplicaciones con JavaScript o PHP para dispositivos iOS, Android o Windows.

Hiperescalable

La plataforma tiene la habilidad de hiperescalar según las necesidades detectadas. Si se está trabajando en WordPress y alguna plataforma de e-commerce, Azure va a escalar de forma automática en alguna temporada o evento específico; utilizará los recursos que necesita sin la necesidad de provisionar de máquinas con antelación o pagar por adelantado. Los servicios de Azure de pago por uso se pueden escalar o reducir con rapidez para adecuarse a la demanda, únicamente se paga por lo que utiliza.

Desde pequeños proyectos de desarrollo hasta grandes lanzamientos internacionales, Azure está ideado para controlar cualquier carga de trabajo. Con respecto a la seguridad, Microsoft ha asumido un compromiso real en el sector de proteger los datos y la privacidad de miles de empresas. Es la primera corporación en adoptar ISO 27018, primer código de conducta internacional para la privacidad en la nube y, por dos años consecutivo, el único proveedor situado como líder en los cuadrantes mágicos de Gartner de Infraestructura en la nube como servicio, Plataforma de aplicaciones como servicio y Servicios de almacenamiento en la nube. También creó Azure Government, versión independiente de Azure diseñada para cumplir las rigurosas exigencias de cumplimiento de las agencias públicas de Estados Unidos.

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¿Confiar en la nube?

La nube, esa abstracción de la que se habla desde hace varios años y sobre la que muchos ejecutivos aún se muestran reticentes, se ha consolidado como una de las alternativas más seguras y prácticas para almacenar el gran cúmulo de información que genera una organización. El avance que ha alcanzado esta tendencia informática permite que hoy pymes puedan implementarla a costos manejables, según sus necesidades y con la seguridad que toda empresa necesita.

¿Puede un director corporativo confiar en un servicio en la nube?

Ciertamente, el tráfico de información es de vital importancia para las organizaciones, pero también es un objeto preciado para delincuentes y estafadores, por lo que la protección de datos es probablemente el punto más significativo en el uso de servicios online; no obstante, gracias a la evolución de la tecnología, hoy se puede afirmar que la nube es segura. Diversos aspectos respaldan su implementación:

Encriptación de datos: El cifrado protege la información mientras es subida al sistema, cuando está en movimiento y también en aquellos momentos en que los datos están en reposo.

Protocolos de seguridad: Desarrollos como Secure Socket Layer (SSL) están diseñados para hacer que las aplicaciones transmitan información de ida y vuelta con total seguridad, por medio del cifrado y descifrado de datos a lo largo del transporte de los mismos.

Autenticación: En la misma línea de los protocolos de seguridad, la creación de perfiles únicos de usuarios permite monitorear y detectar posibles actividades maliciosas de acceso a los datos.

Control de tráfico global: Además de las herramientas de seguridad inherentes a los servicios en la nube, están continuamente creándose protecciones para los servidores y así evitar vulneraciones en el sistema global.

¿Por qué la nube de Microsoft es la más segura?

Desde hace más de 20 años, Microsoft se ha enfocado en la investigación y el desarrollo de la seguridad de los usuarios en la nube y cuenta con varios cientos de controles de seguridad estándar ISO que la consolidan como una empresa de clase mundial. Por otro lado, la compañía cuenta con algunas reglas básicas de privacidad en el desarrollo de software:

Privacidad por diseño: La información obtenida de los usuarios debe ser para un propósito en particular. Cuando se trata de información sensible, se deben tomar medidas de seguridad adicionales.

Privacidad por defecto: La compañía pide autorización para utilizar o transmitir información sensible. Ésta es a su vez protegida por mecanismos de autenticación y listas de control de acceso.

Privacidad en la implantación: Con la finalidad de que los clientes adapten las medidas de seguridad a sus necesidades, Microsoft revela sus mecanismos a clientes empresariales.

La nube es una tendencia irreversible; en este sentido, más que un proveedor, a las empresas les conviene enfocarse en la búsqueda de un verdadero aliado comercial que dé tranquilidad a la organización y se mantenga a la vanguardia de las leyes de seguridad alrededor del mundo.

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Microsoft Dynamics al servicio del marketing de tu empresa

Cuando un empresario dedicado a la manufactura de productos médicos y hospitalarios nos comentó que su organización todavía llevaba a cabo tareas repetitivas de forma manual, no pudimos evitar abordar las bondades que otorgaría las soluciones de Microsoft Dynamics a sus procesos, cómo esto se vincula con sus acciones de mercadeo y cómo los efectos de su implantación pueden traducirse en rentabilidad.

Las soluciones Dynamics están diseñadas para optimizar los métodos de la empresa de forma considerable. Al tener la capacidad de adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio, se convierten en una herramienta clave para los cuatro componentes del marketing mix:

  1. Producto: A través de herramientas que permiten acceder a reportes de tendencia y datos centralizados actualizados, es posible hacer un análisis de los consumidores y habilitar al equipo para tomar mejores decisiones enfocadas en el tipo de bienes o servicios que ofrece la compañía, así como en la prospección de nuevos mercados.
  1. Precio: Un análisis exhaustivo de los reportes de producción y venta, provistos gracias a expresos sistemas de gestión, permitirá mantener los costes de los productos ofrecidos o hacer los ajustes numéricos necesarios para garantizar los resultados financieros esperados por la dirección.
  1. Plaza: Es posible conocer, en detalle y en tiempo real, qué ocurre en cada uno de los pasos de los ciclos de logística y distribución, lo que permitirá ejercer la planificación con mayor exactitud y hacer seguimiento de pedidos y entregas para controlar la llegada en tiempo y forma del producto a su centro de comercialización, alcanzando la satisfacción del cliente y del consumidor final.
  1. Promoción: En la medida en que se optimicen los demás procesos del marketing empresarial, será más fácil y rápido fijar recursos destinados a esfuerzos promocionales, así como diseñar y desarrollar estrategias orientadas a su difusión por los diferentes canales de comunicación que emplea la organización.

Más allá de estos beneficios basados en la dinámica mercadotécnica, las soluciones de Microsoft Dynamics también contribuyen con el mejoramiento de atención al cliente en la medida en que el equipo de venta accede a la información necesaria y está enterado de todo lo que ocurre alrededor de un producto. Con un adecuado sistema, los tiempos de investigación y respuesta son menores, proveyendo claridad y exactitud en cada orientación al público, cualidades que ayudan en demasía a alcanzar su fidelización.

La empresa fabricante de productos médicos mencionada al principio ya comienza a ver en sus números los beneficios de contar con estas soluciones, de forma que ¿para qué esperar a efectuar los cambios que ayudarán a impulsar a la cúspide a nuestra organización, si esa demora puede significar su salida absoluta del mercado?

 

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Diferentes tipos de ERP y cómo eligir uno

Al seleccionar un ERP, las empresas se enfrentan a un primer dilema: desarrollar un ERP propio (conlleva gastos importantes de desarrollo y mantenimiento de software) o usar uno estándar existente en el mercado (ahorra costos, pero ¿se adaptará plenamente a la realidad y filosofía de la empresa?).

La tendencia en los últimos años parece preferir el uso de ERPs existentes en el mercado, quizá con módulos adicionales desarrollados específicamente para la empresa, o adaptados para que se ajusten a las necesidades específicas. No obstante, siguen existiendo muchas empresas que utilizan ERPs propios.

Dentro de las soluciones estándar, existen básicamente dos tipos de ERPs, los generales y los especializados. Los ERPs generales, también llamados horizontales, sirven para cualquier empresa. Los ERPs especializados, también llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores específicos como la distribución, los medios o la construcción, por mencionar algunos.

Algunos de los factores que las empresas deben considerar a la hora de elegir un ERP son:

  • El grado de especialización – No es lo mismo un laboratorio farmacéutico que una cadena de supermercados.
  • El tamaño – no es lo mismo tener 50 empleados que 50.000
  • La escalabilidad del ERP – ¿se adaptará a la previsión de crecimiento que tiene la empresa?

Entre las aplicaciones “estándar” hay una clara diferencia entre los que apuntan a una empresa de tamaño grande y otras que son de empresa mediana y pequeña.

  • Microsoft Dynamics y SAP para las empresas grandes.
  • En el mercado de las PYMES se encuentra Microsoft Navision, SAGE X3, Solmicro Expertis, SAP Bussines one, A3 ERP, Oracle.
  • Para empresas pequeñas existen desde soluciones en la “Nube” que se pueden alquilar o soluciones de Software Libre como Open ERP.

Una vez elegido el ERP (ya sea de desarrollo propio o alguno de los existentes en el mercado), un siguiente paso no menos difícil es implantar el ERP dentro de la empresa.

Un ERP tiene una forma de funcionar y una organización de datos, a los cuales deberán adaptarse los empleados y directivos de la compañía.

Se estima que un 10% de los proyectos de implantación de un ERP no llegan a buen término por dificultades a la hora de ser adoptado por los empleados.

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El riesgo de ser cliente

Mucho se ha escrito y hablado sobre la importancia de llevar una gestión óptima de la relación con los clientes desde la perspectiva de la empresa, pero ¿alguna vez hemos sido como gerente, directivo o vendedor capaces de ponerlos realmente en los zapatos de un usuario?

Un cliente es más que un dato o un número, es un ser humano cargado de sentimientos y emociones frente a una marca. Es un ente lleno de expectativas que en muchos casos prioriza la experiencia por sobre la calidad y precio de un producto. Es una célula preparada para generar información sobre aquello que adquiere y de influenciar a los demás individuos a su alrededor, de allí que también sea un riesgo potencial para la organización, un riesgo medible y capaz de ser gestionado con éxito si se trabaja con empatía y con las herramientas adecuadas.

Absolutamente todos somos clientes, basta con revisar nuestros hábitos y nuestro alrededor para identificar a todas las empresas de las que nos abastecemos. También todos, con seguridad, hemos sentido frustración con algún bien adquirido o que intentamos infructuosamente obtener.

Cuando compramos un producto por primera vez se genera, en mayor o menor medida, cierta ansiedad por el deseo de satisfacción que buscamos con eso que estamos adquiriendo. Como usuarios, nos exponemos a no lograr tener nuestras necesidades cubiertas por algún defecto, falta o por algún vacío en la información con la que cuenta la organización para darnos una respuesta. Cuando compramos en reiteradas oportunidades y nos convertimos en clientes fidelizados, el deseo de satisfacción puede llegar a incrementarse porque el vínculo con la marca se ha vuelto más estrecho, de manera que una decepción devenida por un defecto o error en el producto o servicio fácilmente puede llegar a perturbar esa relación al punto de terminar en ruptura si no es atendida debidamente.

Las grandes empresas gastan enormes cantidades de dinero en estrategias de branding destinadas a generar emociones que promuevan acciones de consumo frente a la marca, pero ciertamente cuando esa imagen que nos forjamos como clientes se ve afectada, nos sentimos víctimas de las tácticas del marketing y llegamos a desconfiar en la esencia de la organización.

Ser cliente supone un riesgo, entonces ¿qué debemos hacer como organización? Diseñar una estrategia que encare esta situación implica evidentemente conocer al destinatario o consumidor final, mejorar los procesos relacionados con la producción y distribución, establecer debidas políticas de precio, contención y soporte, disponer de múltiples puntos de contacto, así como de personal altamente capacitado e informado para dar la respuesta correcta en el menor tiempo posible. Lograr todo esto es posible con el apoyo de las tecnologías de información. La implantación de sistemas enfocados exclusivamente en la gestión de la relación con el cliente (CRM) por sus siglas en inglés y en la planeación de recursos empresariales (ERP), puede justamente marcar la diferencia entre una relación segura y duradera, y otra llena de desconfianza y recelo.

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La personalización como cúspide de tu estrategia de marketing

Hoy en día, el cliente es el rey. La evolución del mercadeo ha marcado claramente la importancia de la relación de una empresa con sus consumidores, pero no de cualquier relación, sino aquella basada en el aprendizaje mutuo, aprendizaje que lleva a las organizaciones a ajustarse a lo que su comprador necesita y demanda en el tiempo. Definir las pautas que facilitarán este proceso en una compañía que hasta ahora sólo fundamentaba sus acciones en el marketing transaccional, en muchos casos implica un cambio en la orientación de la misión corporativa, debido a que ésta ya no se centraría en el producto que ofrece la empresa; ahora tendría como eje al cliente.

Con frecuencia, directivos autorizan destinar importantes recursos a consultores de marketing relacional que nunca logran tener éxito en la implantación de sus estrategias por una sencilla razón: su organización no está preparada para ejercer el nuevo paradigma que requiere la gestión de clientes. Llevar a cabo acciones de este tipo ciertamente no es sencillo; no es lo mismo capacitar al equipo en técnicas de venta que hacerlo estudiar al cliente con la finalidad de reconfigurar su servicio o producto en función de las necesidades puntuales detectadas; no obstante, contar con las herramientas tecnológicas adecuadas, como los sistemas CRM (Customer Relationship Management) contemporáneos, puede ayudar significativamente a cumplir, sin traspiés, con los cuatro pasos que requiere una estrategia exitosa de marketing personalizado.

  1. Identificación: No se puede tener una relación con un individuo si primeramente no se le identifica. Es necesario conocer y reconocer al cliente en cada uno de los medios utilizados por la empresa, asimismo, establecer tipologías y categorizaciones que hablen de su perfil o el potencial que tienen para la compañía.
  1. Diferenciación: En la fase de diferenciación se define el valor que cada cliente tiene para el negocio, por lo tanto, una metodología especialmente diseñada para esta etapa permitirá concentrar los esfuerzos en los prospectos o usuarios más rentables o con mayor potencial.
  1. Interacción: Este paso consagra al marketing personalizado en una primera etapa. Implica la acción sobre el cliente de forma eficiente (en términos de costo) y efectiva (en términos de satisfacción). Una interacción de calidad implica detectar y cubrir necesidades particulares, profundiza vínculos y facilita la fidelización.
  1. Personalización: Las organizaciones deben poder adaptar las cualidades de su marca a los intereses de un segmento. La individualización o customización implica tener la habilidad de personalizar un producto de forma que resulte altamente atractivo para el cliente. Su carácter de masificación se ve en las diferentes formas de pago o tipos de empacado, por ejemplo.

Un simple base de datos ya no basta. Son los clientes activos y las relaciones de largo plazo lo que dan continuidad al negocio. En el afán por lograr esto, es donde el CRM cumple su principal función: optimizar cada paso de la relación de la compañía con el cliente, a fin de estrechar y enriquecer el vínculo de manera bidireccional.

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Seleccionar el socio-consultor adecuado – Parte 3

Es importante poner especial atención al seleccionar un socio consultor que guiará a la organización, no sólo en la selección del sistema, sino también en la implantación y arranque del mismo.

Los puntos mas importantes que se deben considerar para evaluar a las empresas de consultoría son:

  1. Independencia – Maneja diferentes opciones de sistemas
  2. Innovación – Está a vanguardia en tecnología y procesos
  3. Experiencia en implantación de distintos sistemas
  4. Experiencia en implantación en diversas industrias y tamaños de empresa
  5. Experiencia en manejo de riesgos
  6. Enfoque en metodologías robustas, que hayan sido acreedoras a premios por implantación exitosa
  7. Estilo de liderazgo y cultura organizacional exitosos
  8. Liderazgo en el mercado (marca tendencias)
  9. Equipo de trabajo multifuncional, con habilidades y experiencias complementarias
  10. Experiencia en el proceso completo de implantación del sistema
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ERP para la gestión de Recursos Humanos

Las tecnologías de información han generado en los últimos años cambios muy significativos en la gestión de las empresas. Los departamentos de Recursos Humanos, bien sea en compañías grandes, medianas o pequeñas, constituyen una de las áreas con beneficios más tangibles. La implantación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ha permitido optimizar la gestión del capital humano de una manera que el típico Excel no hubiese podido lograr, dejando integrar y controlar todas las funciones del área a favor del mejoramiento organizacional y la creación de valor.

Un ERP de clase mundial como Microsoft Dynamics aprovechado a cabalidad otorga el poder para manejar con precisión todo el ciclo de vida de la gestión de un empleado, desde el reclutamiento hasta la terminación de la relación laboral. El módulo de gestión de Recursos Humanos de esta plataforma aporta un conocimiento minucioso sobre la situación de los talentos y los instrumentos estratégicos necesarios para desarrollarlos en función del cumplimiento de los objetivos de negocio.

 Beneficios de un ERP para recursos humanos

Atracción y retención de talentos: Con ERP es posible gestionar campañas de reclutamiento, detectar carencias o aptitudes de colaboradores actuales o potenciales, así como administrar y hacer seguimiento a los cursos destinados al desarrollo y formación del capital humano; inclusive, aplicar cuestionarios o encuestas.

Manejo efectivo de nómina y retribuciones: Los módulos de Dynamics permiten gestionar de forma automática los sueldos con base en los datos del trabajador sobre sus tareas y asistencia; calcula deducciones, impuestos y compromisos sociales; proporciona estadísticas y envía la información al sector de contabilidad.

Claridad en la visión general de la empresa: Los departamentos de RR.HH, a partir del empleo de un ERP, pueden visualizar con más facilidad las jerarquías de posiciones y los cargos dentro de la organización; de igual forma, las asignaciones basadas en matrices y proyectos, a fin de estudiar los cambios demandados por las necesidades del negocio.

Fácil almacenaje y acceso a la información: La plataforma provee los medios para registrar y acceder con rapidez a la información histórica de los trabajadores relacionadas con su proceso de selección, formación y desarrollo, capacidades, competencias, dirección de habilidades, niveles de salario, datos personales, etc.

Seguimiento y control de rendimiento: El sistema adecuado facilita la evaluación de la productividad de cada empleado mediante la cuantificación del tiempo y las actividades que generan resultados positivos para la empresa, así se puede determinar el costo real de las operaciones de cada colaborador (horas-hombre) y trabajar en su efectividad.

Una gestión óptima del talento humano no provee otra cosa que beneficios para la organización y trabajadores más comprometidos con la misión empresarial. Las tecnologías de información contemporáneas proporcionan las herramientas clave para ejercer este criterio.

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ordenar su casa – un paso indispensable antes de implantar un sistema ERP – Parte 2

Es común que las organizaciones den el paso a implementar un sistema ERP, sin antes realizar una adecuada planeación para que el proyecto resulte exitoso.

El primer paso para una implantación adecuada del ERP debe ser poner la casa en orden. Esto implica una planeación estratégica completa: revisar su misión y su visión, sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, así como tener bien definidos sus objetivos a corto y largo plazo.

Los sistemas ERP no pueden ser implantados eficientemente sin requerimientos claros.  De igual forma, los requerimientos no pueden definirse hasta que la organización determine claramente sus procesos y dichos procesos no pueden establecerse, sin una dirección estratégica clara.

Las organizaciones, deben hacer el trabajo de planeación cuidadosamente, antes de evaluar y seleccionar el ERP.

Una definición clara y oportuna de los requerimientos y necesidades operativas, es un paso importante para evitar costos no previstos, extensión del tiempo de implantación o interrupción de las operaciones durante la implantación.