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Doce consejos para prevenir ciberataques en la empresa

La delincuencia cibernética está a la orden del día. México no escapa de ello. La propagación del virus conocido como ransomware puso en jaque la seguridad informática de numerosas empresas a escala global y las llevó a cuestionarse sobre las medidas que poseen para prevenir este tipo de ataque.

El tráfico de información es vital para las organizaciones, pero también es el objetivo de delincuentes y estafadores que operan mediante cifrados y secuestro de archivos, por ejemplo. Para impedir cualquier afectación cibernética en la empresa y proteger los preciados datos que se generan en la compañía, se recomienda seguir las sugerencias numeradas a continuación:

  1. Evitar abrir correos electrónicos de remitentes desconocidos. La suspicacia es la mejor aliada para esquivar ofertas tan tentadoras como fraudulentas recibidas vía web. Por lo general, los malware acceden a los equipos y sistemas corporativos mediante esa ruta.
  2. Evitar descargar softwares de sitios no confiables. Aplica de igual forma para la descarga de contenidos multimedia por redes colaborativas o de intercambio.
  3. Recurrir a servicios en la nube. El clouding ayuda a evitar la pérdida de datos, además, contar con sistemas CRM o ERP alojados en la nube facilitan el flujo y tratamiento de información en cualquier momento desde cualquier dispositivo y lugar.
  4. Realizar back up o respaldo. Además de los servicios en la nube, no está demás realizar respaldos periódicos de los datos e información generados en cada área de la organización.                                                                                                          
  5. Formar a los usuarios. La interconectividad y cantidad de dispositivos empleados hoy en las empresas amerita usuarios de la red informados y capacitados para identificar posibles amenazas y saber proceder en caso de afectación.
  6. Activar antivirus y cortafuegos. Ayuda a detectar amenazas oportunamente para bloquearlas o advertir riesgos. Mantener actualizados los sistemas en la compañía facilitará las acciones preventivas.
  7. Implementar protocolos de seguridad adecuados. Fortalecerá el cifrado al transferir archivos de un lugar a otro, lo que evitará intromisiones y la consecuente interceptación de la información.
  8. Revisar contraseñas y habilitar perfiles. Los hackers disponen de programas avanzados para vulnerar accesos restringidos. Crear contraseñas difíciles de averiguar es fundamental. Los perfiles de usuarios apoyan la tarea.
  9. Verificar sites usuales. Auditar los sistemas de seguridad de las páginas frecuentes utilizadas por los empleados permitirá saber si éstas cumplen con las normas de protección necesarias para la red.
  10. Evitar conexión a redes inalámbricas desconocidas. La ciberdelincuencia también opera mediante la habilitación de puertos wifi falsos para robar credenciales. Evitar redes desconocidas o públicas es imperativo para la seguridad de la información.
  11. Descartar memorias USB desconocidas. Parece una obviedad; sin embargo, dejar a propósito memorias contaminadas en la empresa es una de las tácticas más comunes de los ciberdelincuentes para afectar equipos. La curiosidad por saber qué guarda el dispositivo puede desencadenar una crisis informática.
  12. Evitar acceder a redes sociales personales desde equipos corporativos. De nuevo la suspicacia es la aliada. Mensajes como “haz clic para ver…” o “no creerás lo que sucedió…” podrían permitir la entrada de algún malware a la red corporativa.

Estar informado y actuar preventivamente es clave para sortear cualquier ataque. ¿Ya realizaste el mencionado check list en tu organización?

 

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CRM y automatización de Marketing

Cuando un negocio comienza a crecer y el volumen de trabajo supera la capacidad productiva, resulta difícil ofrecer una relación 1 a 1 con los clientes. En este preciso momento conviene pensar en una solución CRM (Customer Relationship Management) que facilite la automatización de marketing en la organización. Gestionar todas las tareas comerciales y de mercadeo a través de las tradicionales hojas de cálculo y otros softwares convencionales de uso limitado puede no ser la mejor opción para una empresa que quiere aprovechar las oportunidades y mejorar sus operaciones.

Las organizaciones recurren a la automatización de marketing para alcanzar una mayor eficiencia en sus acciones. Éste ayuda a manejar las interacciones de los prospectos para detectar y calificar oportunidades de venta o leads, acortar ciclos de venta y gestionar efectivamente las campañas digitales, además, ayuda a la organización a reducir los costos de los procesos y mejorar las tasas de conversión y de retorno de la inversión.

 

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Marketing basado en CRM

 

Dynamics CRM, por medio de su componente de marketing, es una solución que permite controlar de principio a fin las campañas de mercadeo ofreciendo en todo momento información de las actividades realizadas en tiempo real. En entornos digitales, permite realizar segmentaciones y gestionar campañas llevando un registro del presupuesto y las actividades asociadas. Sus cualidades para la automatización se ven reflejadas en sus ofrecimientos:

  • Información única y centralizada para la administración de prospectos y clientes.
  • Visión 360 de los clientes, con perfil detallado e historial de cada uno de ellos.
  • Gestión eficaz del ciclo de vida de las campañas.
  • Segmentación de registros de acuerdo a criterios combinados.
  • Envío de correos electrónicos personalizados.
  • Historial de respuestas de campaña y seguimiento.
  • Registro de prospectos resultantes de las campañas ejecutadas.
  • Asignación de actividades de la campaña a distintos integrantes del equipo.
  • Medición de la efectividad de la campaña a través de informes.
  • Presentación de paneles con indicadores clave de desempeño y gráficos.
  • Posible integración con Outlook, Word, Excel y Skype for Business.
  • Notificaciones de próximos eventos de marketing desde Outlook.

Es evidente que la enorme cantidad de información generada en sistemas como Dynamics CRM establece una base sólida para idear campañas basadas en marketing automatizado, asimismo, las herramientas de administración y análisis facilitan la vida en los departamentos de tal manera que ser obsoleto no puede ser un opción.

Para mantener una relación personalizada con los clientes y sacar ventaja de toda la información provista por las soluciones, es conveniente contar con la tecnología apropiada. Si la compañía no contempla instrumentos para mejorar las relaciones con los clientes y automatizar sus esfuerzos de marketing, tanto su gestión comercial como productividad empresarial se verán seriamente limitadas.

 

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ERP… ¿Y la responsabilidad social empresarial?

La responsabilidad social empresarial (RSE) es una combinación de aspectos legales, éticos, morales y ambientales. Aunque exista cierta normativa frente al tema, se trata de una decisión voluntaria, no impuesta. Orientar los esfuerzos de la compañía únicamente a obtener resultados basados en teorías de producción y ventas, pero sin tomar en cuenta el impacto social, es a largo plazo contraproducente para una empresa que busca la rentabilidad. La vieja forma de pensar no mide la afectación que se puede crear en el entorno social, humano y ambiental, lo que tiende a vulnerar los principios éticos, morales y cívicos de la organización.

La RSE se asocia con una conciencia responsable, sin embargo, no es filantropía ni caridad, tampoco es marketing. La RSE está diseñada para convertir a los negocios en mejores compañías. Un paso esencial para fomentar este compromiso es el ejercicio de una cultura empresarial basada en nuevos enfoques y valores, esto implica trabajar atendiendo la importancia del hombre como individuo, así como la importancia de la relación de éste con su entorno. Igualmente, implica el abordaje de la transformación digital y la apreciación de las tecnologías de la información como un componente significativo en la organización.

Durante el desarrollo de un plan de RSE se pueden generar grandes cantidades de datos relativos a impactos, financiación, empleados, gestión de riesgos, toma de decisiones, estándares, etc. Esta particularidad demanda la implantación de sistemas que ayuden a administrar eficientemente todo este flujo de información. Los ERP o Enterprise Resource Planning, al estar diseñados para integrar, automatizar, simplificar y optimizar los datos y procesos de la compañía, benefician ampliamente las labores cotidianas en torno a la RSE. Por otro lado, la petición de procedimientos a satisfacer para cumplir con normas internacionales de auditorías de RSE, que se enmarcan fuertemente en contextos influidos por las tecnologías de información, evidentemente también se ven beneficiadas por soluciones ERP.

 

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La demanda creciente de la sociedad por conocer el nivel de compromiso social y ambiental de las compañías encuentra cobertura en su información financiera y de gestión. Con la ayuda de un sistema de gestión empresarial es posible desarrollar los planes de RSE con más facilidad y consolidar el cúmulo de datos según políticas preestablecidas para cada acción, lo que permite a la organización tener una base firme y documentada sobre su labor en el ámbito social, a nivel interno y externo. Al mismo tiempo, se blinda en aspectos que puedan perjudicar a la empresa como violaciones de derechos humanos, corrupción y delitos ambientales.

La relación entre la responsabilidad social empresarial y ERP podría considerarse horizontal. Un plan de RSE debe poder servirse de las funcionalidades de un ERP y hacer de este una solución capaz de trascender de la cualidad para el fortalecimiento de la cadena de suministro a la de facilitar las actividades que contribuyan con el bienestar de la sociedad.

 

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Innovación, disrupción y Business Intelligence

Si bien a lo largo de la historia siempre se ha innovado, no es hasta hace unos pocos años que el término se acuñó al mundo empresarial para crear una disciplina que las organizaciones hoy se esfuerzan por profundizar. Sin embargo, la innovación no se decreta simplemente, se trata de un ejercicio continuo alrededor de los saberes que implica el desarrollo de nuevas formas de hacer las cosas.

La innovación se puede definir como el proceso mediante el cual productos o procesos productivos, desarrollados a partir de nuevos conocimientos o a la combinación novedosa de conocimientos ya existentes, son introducidos en los mercados de manera eficaz. Para los consumidores, la innovación significa mejores productos o servicios en términos de precio y calidad, lo que da como resultado una mejor calidad de vida. Para las organizaciones, la innovación puede resultar en mejores retornos derivados de la posibilidad de producir bienes diferenciados o de emplear técnicas de producción más eficientes que las aplicadas por la competencia. Adicionalmente, las empresas que generan capacidades permanentes en el campo de la innovación, es de esperarse que cuenten con mayores conocimientos para responder de forma más acertada y rápida ante las variaciones del entorno o las amenazas competitivas.

Evidentemente, la innovación trae consigo un riesgo implícito que tiene que ver con el tiempo, dinero y esfuerzo invertido, por lo que las tecnologías de información, aplicadas a plenitud y con visión, ayudan a descubrir oportunidades doradas para que las compañías evolucionen con la transformación de sus operaciones, la generación de valor para el cliente y la creación de nuevos modelos de negocio; esto con un riesgo menor que aquel que deben asumir las organizaciones cuya transformación digital es llevada a medias.

 

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La mayor parte de las innovaciones son evolutivas, pero pocas podrían considerarse disruptivas, es decir, que influyan en los hábitos, enfoques y el mundo que las rodea.

Por lo general, las empresas disruptivas tienen varios rasgos en común: se centran en la satisfacción del cliente; manejan extensos indicadores de negocio, tanto financieros y estratégicos como operativos; mantienen la innovación como su eje (se reinventan antes de la competencia) y aprovechan las bondades de Business Intelligence (BI) es su amplio espectro.

Para las compañías innovadoras y disruptivas, la centralización de la información de los clientes y las operaciones así como las confiables analíticas provistas por BI funcionan como el cerebro de la organización. La algoritmia y la inteligencia artificial son instrumentos esenciales para operar eficiente e inteligentemente un negocio. En este sentido, la posibilidad tener una visión 360 de la empresa y trabajar con predicciones no sólo facilita los esfuerzos en torno al aumento de la rentabilidad, sino que empodera a la organización para ser la punta de lanza en el sector.

La innovación, más si es disruptiva, no sólo genera nuevos productos; como externalidad fundamental genera conocimientos y capacidades que harán que la empresa pueda afrontar los desafíos del futuro con mayor fortaleza. Y un país fuerte en el ámbito de la innovación, en definitiva, está mejor preparado para responder con tino a las incertidumbres originadas por la hipercompetencia global.

 

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¿Cuándo conviene implantar Business Intelligence?

Si se asocia el término con las tecnologías de información, Business Intelligence (BI) puede definirse como el conjunto de metodologías y aplicaciones que permite reunir, filtrar y convertir datos de sistemas operacionales en información estructurada para su explotación, dicho de otra manera, es la habilidad para transformar datos en información y la información en conocimiento, lo que da soporte a la toma de decisiones en torno al negocio.

Business Intelligence permite mejorar procesos y genera una ventaja competitiva increíble para la organización, por lo que muchos directivos se preguntan cuál es el momento adecuado para buscar a su socio comercial y comenzar a disfrutar de sus beneficios.

Cuando se es una compañía pequeña, cada empleado controla su área e informa a gerencia sobre su situación. Por lo regular, un colaborador en un departamento determinado no llega a apuntar todo lo referente a sus actividades porque entrega la información resumida a su superior; no obstante, en las empresas medianas que cuentan con varios empleados en múltiples departamentos, el flujo de datos es mucho mayor y la capacidad de analizarlos puede ser insuficiente. Cuando el volumen de trabajo por la enorme cantidad de información generada imposibilita ver el panorama con claridad y realizar informes o reuniones productivas, se hace imperioso implementar Business Intelligence, sobre todo, si los datos antes de llegar al responsable del sector deben transitar por varios escalones.

Una desviación en el rumbo de la compañía, un descenso de la productividad o en las ventas, pueden ser razones suficientes para analizar los datos del negocio. Si no se dispone de esos datos, encontrar el porqué de lo ocurrido puede llegar a ser una labor totalmente infructuosa. Una empresa que, por ejemplo, cayó en ventas y desea bajar el precio de sus productos para revertir la situación, si no cuenta con BI, deberá ubicar las facturas históricas de los proveedores de materiales para poder calcular los costes de las piezas; en producción tocará verificar cuántas piezas se hacen por hora para dividirlo entre los costes de personal, maquinaria y energía, y conocer así el precio de manufactura por hora. Igualmente ocurrirá en el área de logística y distribución. Se deberá escudriñar para encontrar más de un dato; recuperar planos de fabricación para optimizar los diseños; renegociar precios de materiales, etc. Si no se actúa rápido, la organización puede llegar a quedar fuera del mercado en un dos por tres.

 

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Las empresas que poseen el tino de recurrir a las soluciones que las tecnologías de hoy proveen, como es el caso de BI, están altamente preparadas para detectar oportunamente los descensos en venta y hacer frente a las circunstancias con la mayor velocidad posible y sin tener que recurrir al apoyo de varios sectores. El poder extraer y analizar con facilidad la información de sistemas Enterprise Resource Planning y Customer Relationship Management con BI marca una diferencia abismal entre las compañías que apuestan por su cuota de mercado y aquellas que no logran entender las dinámicas cambiantes de las estrategias de negocio. Lo mejor es que las organizaciones pueden incorporar a su sistema algoritmos predictivos que le ayuden a ver el futuro: la bola mágica del comercio.

En definitiva, la implantación de una solución Business Intelligence es recomendable para casi todas las empresas independientemente de su tamaño, pues permite adelantarse a los escenarios y superar los inconvenientes adecuadamente. El análisis de datos propicia tomar mejores decisiones estratégicas basadas en datos y prácticas comprobadas; no en especulaciones o pálpitos.

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10 tips para la correcta implantación de un ERP – Parte 4

  1. Enfocarse en los procesos y requerimientos

Con frecuencia, las organizaciones se entusiasman con las capacidades técnicas de algún sistema particular, pero descuidan la evaluación de qué tan adecuadamente se adapta a sus necesidades particulares.

Para lograr una evaluación y selección efectiva, es necesario que las organizaciones examinen a fondo sus procesos y necesidades.

2. Tomar acciones para alcanzar un retorno de inversión (ROI) sano

Maximizar los beneficios del sistema, implica mas que el desarrollo de una recomendación sólida y efectiva para obtener la aprobación de los directivos. Dicho paso es importante, sin embargo, para maximizar el ROI, las organizaciones, deben también, cuantificar los beneficios esperados, establecer indicadores de desempeño adecuados, determinar los puntos de partida y las metas para dichos indicadores y monitorear su desempeño una vez implementado el sistema.

3. Asegurar una administración de proyecto sólida y un fuerte compromiso de recursos.

Un proyecto de implantación de ERP, siempre tendrá mayor éxito con una administración y soporte sólidos.

Las implantaciones exitosas tienen en común varios atributos:

  • Dirección adecuada de un administrador sólido
  • Participación de recursos humanos internos con experiencia significativa
  • Implantación de un plan de administración de riesgos
  • Revisión continua de los avances

4. Obtener el compromiso de la alta dirección

Una implantación exitosa depende del compromiso de todos los niveles directivos y gerenciales.  Hacer revisiones periódicas con el nivel ejecutivo y directivo, ayuda a los administradores del proyecto a resolver problemas potenciales en una forma más ágil y eficiente.

5. Tomarse el tiempo para una planeación anticipada

Muchas veces, los vendedores de sistemas tienen el objetivo de cerrar rápidamente la venta. Antes de tomar cualquier decisión, las organizaciones deben asegurarse que el trato es el más adecuado para ellos. Deben validar el plan de implantación y entender los requerimientos del negocio. Adicionalmente, deben asegurarse de presupuestar la inversión necesaria para realizar pruebas de seguridad y posibles adaptaciones del sistema. También es de gran importancia que las empresas desarrollen un plan de comunicación organizacional, para mantener a los empleados y usuarios del sistema informados sobre los objetivos y avances.

6. Asegurar un cambio organizacional y un entrenamiento adecuados

El cambio organizacional, el entrenamiento de los usuarios y el diseño de funciones, son componentes clave para una implantación adecuada del ERP.  El sistema puede crear pánico, si los usuarios no entienden como usarlo correcta y eficientemente. El entrenamiento debe enfocarse en el flujo de los procesos y el conocimiento técnico del sistema.

7. Entender las razones que sustentan la implantación del ERP

El hecho de que otras empresas de la industria hayan implementado determinado sistema, no implica que todos deban hacer lo mismo. Cabe la posibilidad de que con mejoras en los procesos, rediseño organizacional o alguna tecnología especializada, se puedan cubrir los objetivos del negocio a un menor costo y con mayor eficiencia.

Para poder tomar una decisión apropiada, es necesario tener bien definidos los objetivos del negocio.

8.Enfocarse en la migración de datos anticipadamente.

La migración de datos resulta increíblemente compleja y conlleva un cierto riesgo técnico y administrativo.   Estas son algunas técnicas que pueden ayudar a llevar a cabo una migración adecuada de los datos:

  • Definir la estrategia de migración desde un principio, incluyendo datos básicos (clientes, proveedores, productos) y datos trasnacionales (órdenes de compra, facturas).
  • Comunicar adecuadamente los planes de migración de datos a empleados y usuarios.
  • Verificar exhaustivamente la migración de datos con pruebas piloto
  • Recordar que los datos inútiles (basura) traerán problemas al ERP
  • Hacer un plan para migrar e ingresar los datos históricos

 9. Aprender de las pruebas piloto antes del arranque

Hacer pruebas funcionales y de integración, es una buena medida de prevenir riesgos y asegurar que el sistema funciona de acuerdo a los planes. De hecho estas pruebas son un importante factor de éxito en la implantación.

10. Comunicación organizacional apropiada y a tiempo

La implantación del ERP, requiere comunicación clara sobre los objetivos y beneficios esperados a todos los empleados, usuarios o otros interesados. Adicionalmente es necesario comunicar preguntas y respuestas frecuentes, cambios organizacionales derivados de la implantación y cualquier otra información relevante. También es muy importante asegurar que todos los empleados sepan, que sus opiniones y preguntas son importantes y serán consideradas.

 

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Seleccionar el socio-consultor adecuado – Parte 3

Es importante poner especial atención al seleccionar un socio consultor que guiará a la organización, no sólo en la selección del sistema, sino también en la implantación y arranque del mismo.

Los puntos mas importantes que se deben considerar para evaluar a las empresas de consultoría son:

  1. Independencia – Maneja diferentes opciones de sistemas
  2. Innovación – Está a vanguardia en tecnología y procesos
  3. Experiencia en implantación de distintos sistemas
  4. Experiencia en implantación en diversas industrias y tamaños de empresa
  5. Experiencia en manejo de riesgos
  6. Enfoque en metodologías robustas, que hayan sido acreedoras a premios por implantación exitosa
  7. Estilo de liderazgo y cultura organizacional exitosos
  8. Liderazgo en el mercado (marca tendencias)
  9. Equipo de trabajo multifuncional, con habilidades y experiencias complementarias
  10. Experiencia en el proceso completo de implantación del sistema
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Cómo un ERP apoya todas las funciones gerenciales

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar son en esencia las funciones de todo gerente. Esta perspectiva, sistematizada por Henry Farol en el siglo pasado -aún considerada-, enmarca las tareas mencionadas dentro de los procesos administrativos de toda organización para establecer los procedimientos que permiten su completo manejo y desarrollo.

La década de los 90 consolidó un nuevo instrumento para optimizar los procesos de las empresas: los ERP (Enterprise Resource Planning) tal como los conocemos hoy día. Esta tecnología informática aplicada a la información que tuvo su origen en la II Guerra Mundial, en los últimos años se ha convertido en un recurso sustancial para las empresas visionarias, sobre todo del sector manufacturero o aquellas que desarrollan labores de producción, distribución y logística. El alcance de un sistema de gestión de este tipo abarca prácticamente todos los departamentos de una organización, siendo las gerencias las más susceptibles de beneficiarse. Al tener la responsabilidad de la toma de decisiones que tanto puede conducir al éxito como al fracaso, un gerente debe contar con los instrumentos que le proveerán de los datos e información que guiarán su estrategia de principio a fin. Allí es cuando el ERP adecuado juega a favor del equipo en todas las posiciones.

Planificación

La previsión es clave en este proceso, pero ¿cómo se pueden prever los distintos escenarios? Con un ERP es posible tener a mano y en tiempo record los informes que darán fundamento a las medidas a adoptar en el corto, mediano y largo plazo, de igual forma, pronosticar la demanda de productos y anticipar costos para encarar el mercado en función de la rentabilidad.

Organización

Con un ERP es más fácil prever la necesidad y requerimientos de personal, materiales y maquinarias; asignar roles, perfiles y tareas; establecer procesos de trabajo y asignar recursos. Igualmente, al disponer de la información centralizada y disponible en tiempo real, la empresa pasará a un nivel que permitirá su globalización con mayor rapidez y confianza.

Dirección

Las tareas de liderar al personal para que todos trabajen por los mismos objetivos pueden ser más efectivas si se cuenta con un instrumento que permita gestionar su selección, capacitación y orientación en las labores individuales y colectivas necesarias para la marcha del negocio. Un ERP puede brindar también información detallada sobre diferentes asuntos de recursos humanos.

Coordinación

Para lograr concertar todos los esfuerzos colectivos en una empresa es indispensable trabajar en equipo, disponer de herramientas y definir objetivos. Con el ERP adecuado es posible acceder rápidamente a la información de los diferentes departamentos de la organización que permitirá coordinar las tácticas venideras y acoplar los procedimientos acuñados desde las gerencias.

Control

Las labores de medición y evaluación en una empresa nunca habían sido tan fáciles como ahora. Con un software de gestión, un gerente puede medir y evaluar con mayor precisión las acciones de cada área de la organización, lo que implica rentabilidad. Asimismo, puede abordar la ejecución presupuestal, el análisis de las ventas y la productividad.

Estas funciones, al no ser privativas de la alta dirección; sino que se ejercen en toda la estructura jerárquica de la compañía, justifican aún más la implantación de un ERP a la medida que ayude a las instancias gerenciales al cumplimiento de su misión, por tanto, a la maximización de la utilidad.