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Diferencias entre ERP y CRM

Ni es lo mismo ni se escribe igual

El éxito de una compañía supone una adecuada gestión empresarial, por tanto, contar con un sistema informático que ayude a mejorar los procesos es clave para las organizaciones que desean sobresalir en el sector.

Con frecuencia, las pymes que buscan aumentar la productividad y rentabilidad enfrentan dudas concernientes al tipo de tecnología a implantar. Muchas de estas divagaciones surgen de las funcionalidades de los sistemas ERP y CRM, los cuales, por la frecuencia en que son confundidos, diferenciaremos a continuación.

De entrada, cabe destacar que ambos son sistemas de información y gestión que abarcan diferentes ámbitos de la organización. No obstante, al remitirnos a las siglas, por un lado encontraremos que ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales, definición claramente definida por los términos con que se conoce a la plataforma en inglés: Enterprise Resource Planning. Por otro lado, CRM es un sistema diseñado especialmente para la gestión de las relaciones con los clientes, tal como lo rezan sus vocablos anglosajones: Customer Relationship Management.

ERP se centra en la optimización de los procesos interdepartamentales con miras a reducir los costes y aumentar la utilidad. En cambio, el objetivo principal de CRM radica en disponer de toda la información de un cliente, tanto para otorgarle a éste las respuestas que necesita como para realizar estudios de mercado que permitan diseñar mejores estrategias comerciales, como pueden ser la creación de promociones o el desarrollo de nuevos productos.

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ERP es una plataforma back office por cuanto se emplea para gestionar la comunicación y las operaciones internas de la empresa. CRM principalmente es una plataforma front office, debido a la interacción que permite generar entre la organización y el cliente.

Los módulos de negocio en que consiste un ERP pueden ser diversos: fabricación, recursos humanos y nómina, ventas, inventario, administración de la cadena de suministro, finanzas y contabilidad. Por su parte, los módulos de CRM habitualmente se basan en ventas, servicio al cliente y marketing.

Por lo general, los sistemas ERP y CRM admiten ser integrados con la finalidad de proveer una única plataforma de crecimiento empresarial. La centralización y el flujo de la información es esencial para una compañía que busca mejorar la toma de decisiones, por eso, en los últimos años la tendencia se ha mostrado a favor de aquellos ERP que contienen CRM o integran horizontalmente ambas funcionalidades.

Por lo visto, las diferencias entre ambos sistemas son tantos como sus beneficios. Mientras que un ERP puede ayudar a reducir al máximo los costes por medio de una adecuada organización de la producción y distribución, así como mediante la automatización de los aspectos numéricos como la facturación; un CRM puede facilitar la captación de nuevos clientes y la fidelización de los ya existentes, lo que evidentemente aumenta los ingresos. No hay duda de que la combinación adecuada de ambos sistemas asiste la conducción de la empresa hacia la optimización de los recursos y la maximización de la rentabilidad.

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La solución para las pymes que creen no tener del presupuesto suficiente

Una pyme que se encuentra en crecimiento debería poder llevar una adecuada planeación de sus recursos empresariales y una administración eficiente de clientes y prospectos. Sin embargo, se sabe que muchas veces, frente a la necesidad de realizar inversiones y una precaria asesoría, los directivos acaban por desestimar las herramientas que, con un sentido de optimización, le facilitarían la vida a la organización.

Ante la transformación digital que el mercado actual demanda a las empresas, dejar a un lado las soluciones informáticas que han sido diseñadas para mejorar los procesos de la compañía (ERP-Enterprise Resource Planning) y gestionar de la mejor manera posible las relaciones con los clientes (CRM-Customer Relationship Management) pareciera no ser la decisión más acertada. Los beneficios y ventajas que estos sistemas pueden otorgarle a una pyme podrían propiciar un crecimiento realmente exponencial.

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¿Qué hacer cuando la empresa se considera sin acceso o carente de presupuesto para implementar un sistema de gestión?

El avance de las tecnologías de información y el interés de las corporaciones para promover la transformación digital ha acercado la posibilidad a las pymes de contar con soluciones a la medida de sus necesidades. Caso concreto se observa en la evolución de los productos empresariales de Microsoft que al día de hoy se le acceden con el nombre de Microsoft Dynamics 365. La oferta combina CRM y ERP, además, añade una gran integración de Office 365.

Microsoft Dynamics 365 fue creado en función de las necesidades de las pymes. Por medio de la nueva generación de aplicaciones empresariales creadas por la compañía de Bill Gates, las organizaciones tienen la posibilidad de gestionar funciones específicas de negocio: financieras, ventas, marketing, operaciones, automatización de servicios, etc. Las cualidades que más llevan a las empresas a escoger Dynamics 365 se cimientan, por un lado, en la forma individual en que las aplicaciones pueden manejarse; por otro, en la modalidad de contratación bajo demanda, que deja a las pymes acceder a las funcionalidades más necesarias según sus prioridades y presupuesto.

Una compañía que contrata alguna o varias aplicaciones de Dynamics 365 gradualmente puede ir extendiéndolas sin mayores impedimentos técnicos. Se trata de una forma práctica de cuidar el presupuesto empresarial y cubrir los requerimientos de la organización.

¿Qué otras características fundamentan la adopción de Dynamics 365 en las pymes?

Adicionalmente a la modalidad bajo demanda y la forma individual de manejo de las aplicaciones, Dynamics 365 se presenta como una solución responsive, en otras palabras, permite ser manejada desde diversos dispositivos móviles; admite ser vinculada con Azure, la nube de Microsoft, lo que reduce los tiempos de despliegue y concede el acceso desde cualquier lugar; y otorga actualizaciones constantes que evitan la obsolescencia.

Dynamics 365, al poseer componentes como CRM, ERP, Power BI o Cortana e integrar Office 365, ayuda a convertir enormes cantidades de datos en planes viables para la compañía; brinda a los usuarios una sola visión de los datos y una única plataforma para el crecimiento empresarial. Todo esto sucede con la confiabilidad, transparencia y la seguridad que otorga Microsoft como empresa de clase mundial.

Lo que genera buenos resultados no es la implantación de un sistema de gestión como tal, sino, por ejemplo, la posibilidad de recabar datos de clientes o de procesos que puedan ser posteriormente trabajados en beneficio de las estrategias operativas y comerciales de la organización. De allí la importancia para las pymes de comprender que las posibilidades para incrementar las alternativas de éxito que pueden generarse a partir de la adopción de soluciones como Dynamics 365, superan en creces el monto de la inversión.

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GCG fomenta el uso de CRM en la nube para empresas visionarias

El propósito es optimizar los recursos actuales y realizar mejores inversiones.

Hablar de cómputo en la nube es más que una tendencia, es una realidad que implica un concepto que nos ayuda a aprender, a decidir y actuar, sobre todo por que de acuerdo con especialistas en tecnología, la nube mejora nuestras interacciones sociales y profesionales, provee de grandes oportunidades y un futuro de crecimiento de los negocios.

En este sentido, GCG se ha mantenido actualizado como una firma consultora especializada en tecnologías de la información, y ofrece a sus clientes actuales y potenciales una serie de servicios que incluyen desde la asesoría hasta la implantación de sistemas para pequeñas, medias y grandes empresas. “Estamos al tanto de las necesidades de las empresas y de los desarrollos tecnológicos imperantes, estamos seguros de que la nube es una excelente opción para que las compañías optimice sus recursos y aprovechen los beneficios que brindan modelos computacionales de esa naturaleza”, explicó Javier Galindo, Director Comercial de GCG.

Sistemas Basados en la Nube.

Esta empresa consultora ha ampliado su gama de servicios para ofrecer consultoría en la implantación de sistemas CRM en l nube, para llevar a todo tipo de empresas (sin importar giro y tamaño), las ventajas de esta modalidad cuyas características incluyen la alta rentabilidad y accesibilidad. ¨CRM en la nube representa una opción muy costeable, ya que se maneja una renta mensual por puesto de trabajo que requiera su ingreso al sistema, y la consultoría, en caso de necesitarse, se puede contratar desde un par de horas hasta las que llegue a necesitar la empresa según aumenten sus requerimientos y necesidades, sobre todo porque puede optimizar sus procesos de servicio y atención a clientes, ventas y mercadotecnia”.

Cabe destacar que el concepto de la nube no es reciente, pero lo que es nuevo es la transformación que está provocando en todos los aspectos de los negocios, de la vida diaria. “Hasta ahora, para muchas empresas hablar de CRM solía ser prohibitivo, precisamente por la infraestructura obtenida y por los costos inherentes; las Pymes no se podían permitir esa inversión, pero nuestros servicios bajo la modalidad de la nube se basan en el pago de una renta mensual por el uso de la aplicación, sin que el cliente tenga que adquirir licencias o hardware. Este pago les permite a nuestros clientes disponer no solo de la soluciones tecnológicas que mejor se adapten a sus necesidades, sino eliminar la infraestructura de servidores y de personal especializado en su administración” Explicó Bernardo de la Cabada, Director de GCG.

Tendencia Irreversible

La magnitud de los beneficios que brinda la nube en general es tal, de acuerdo con firmas consultoras como IDC, que se estima que en América Latina podría sumar 57 mil millones de dólares en nuevos negocios entre 2013 y 2016. “En GCG estamos preparados para ser protagonistas de esa tendencia y por eso contamos con consultores especializados en CRM quienes saben interpretar las necesidades de las empresas y ofrecerles la mejor solución, basándose en tecnología com Microsoft Dynamics CRM 2016, que considera incluso el uso de redes sociales. Así, por ejemplo, si nos encontramos en Outlook con el correo de un cliente abierto, en la interfaz aparecería toda la información que tengamos almacenada de el, pero además se mostrara todo lo que el cliente dice en las redes sociales sin necesidad de acceder a ellas. Algo similar ocurre cuando estamos trabajando con un producto concreto, ya que aparecerá en la misma interfaz que es lo que buscan o necesitan los clientes actuales y potenciales”, Recalco Javier Galindo.

Este es un sistema modular que apoya diversas áreas de una compañía: Ventas, Marketing, Servicio al Cliente y Social, específicamente en conformar las relaciones con sus clientes y puede irse habilitando conforme la empresa lo vaya requiriendo.

En lo que corresponde a ventas, las solución que implanta la empresa tiene como propósito ampliar su mercado, ya que ofrece una visión completa de los datos de los clientes incluye herramientas que permiten a los profesionales en ventas obtener acceso en tiempo real a sus clientes potenciales, identificar oportunidades de ventas cruzadas, incremento de ventas, además de cerrar cuentas con más rapidez.

En el tema del servicio al cliente, así mismo. permite anticiparse y ofrecer una atención consistente a los consumidores, lo que al final redunda en una rentabilidad a largo plazo.

“El tercer módulo que corresponde al Marketing, permite segmentar las listas de clientes y prospectos para tener la facilidad de mandar campañas dirigidas y personalizadas, contando con el historial de estas y monitoreo de efectividad. Todo desde una interfaz web integrada con Outlook, lo cual habla de la facilidad de acceso y lo amigable del sistema”, Finalizó el directivo de GCG.