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ROI, faro del proyecto ERP

La implantación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) supone un hecho trascendental para la empresa. Se trata de un proyecto clave para mejorar la productividad en la compañía que ha pasado de ser un factor de competitividad a un recurso básico para la pyme que busca el crecimiento sostenido.

Como en cualquier tipo de inversión, es preciso determinar cuánto dinero aporta la nueva solución informática. Para obtener este conocimiento, sirve emplear la fórmula ROI (retorno de la inversión o return on investment por sus siglas en inglés); sin embargo, no es del todo posible afirmar que por dicha vía se pueda obtener el cálculo exacto de éste, y es debido a que la mayoría de las variables a medir son intangibles, llevarlas a un valor numérico es prácticamente imposible. Ahora bien, eso no quiere decir que la imposibilidad de llegar a un cálculo exacto haga inútil el esfuerzo de realizar una estimación con fines orientativos, que aporte una visión cercana del desembolso en tecnología.

Obtener una aproximación servirá de forma considerable para valorar el rendimiento del ERP. Para ello, existen varias maneras de calcular el retorno de la inversión -aplicables también para los proyectos de implantación de CRM y BI-. Las más habituales consisten en abordar la relación coste-beneficio así:

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En el conjunto de costes o inversión a considerar se encuentran, por ejemplo, los importes por licencia de software, infraestructura TI, consultoría, análisis, diseño, migración, mantenimiento, capacitación, recursos humanos, gestión del cambio, etc. Algunas de estas variables podrán ser determinadas con facilidad a través de facturas; en otros casos, la asignación de un monto específico será más compleja por lo intangible de los elementos.

Muchos de los beneficios se pueden determinar según los objetivos al inicio del proyecto. Son también difíciles de cuantificar. Pueden expresarse de varios modos: automatización y mejora de procesos, optimización del tiempo, mejora en el control de inventarios, eliminación de tareas repetitivas, disminución de errores de factor humano, control financiero, diversificación de la oferta o productos, aumento de la cartera de clientes, mejora en la satisfacción del cliente, fiabilidad de la información, entre otros.

Por otro lado, existen gastos adicionales que podrían encerrar aspectos como viáticos. Es primordial esforzarse en cuantificar y dimensionar tanto los gastos directos como indirectos. Asimismo, no olvidar los imprevistos.

En términos financieros, el ROI proporciona una justificación sólida para la implantación del ERP. Es tanto una herramienta para seleccionar el sistema como una métrica para medir el éxito relativo a su implantación. Es el instrumento que dará las mejores luces sobre el rendimiento de la inversión y ayudará a corregir los procesos hasta que los beneficios sean plenamente efectivos. Mientras más concreto sea el análisis de sus componentes, más exacto será su cálculo.

También lee: La metodología para implantar un sistema de gestión

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10 tips para la correcta implantación de un ERP – Parte 4

  1. Enfocarse en los procesos y requerimientos

Con frecuencia, las organizaciones se entusiasman con las capacidades técnicas de algún sistema particular, pero descuidan la evaluación de qué tan adecuadamente se adapta a sus necesidades particulares.

Para lograr una evaluación y selección efectiva, es necesario que las organizaciones examinen a fondo sus procesos y necesidades.

2. Tomar acciones para alcanzar un retorno de inversión (ROI) sano

Maximizar los beneficios del sistema, implica mas que el desarrollo de una recomendación sólida y efectiva para obtener la aprobación de los directivos. Dicho paso es importante, sin embargo, para maximizar el ROI, las organizaciones, deben también, cuantificar los beneficios esperados, establecer indicadores de desempeño adecuados, determinar los puntos de partida y las metas para dichos indicadores y monitorear su desempeño una vez implementado el sistema.

3. Asegurar una administración de proyecto sólida y un fuerte compromiso de recursos.

Un proyecto de implantación de ERP, siempre tendrá mayor éxito con una administración y soporte sólidos.

Las implantaciones exitosas tienen en común varios atributos:

  • Dirección adecuada de un administrador sólido
  • Participación de recursos humanos internos con experiencia significativa
  • Implantación de un plan de administración de riesgos
  • Revisión continua de los avances

4. Obtener el compromiso de la alta dirección

Una implantación exitosa depende del compromiso de todos los niveles directivos y gerenciales.  Hacer revisiones periódicas con el nivel ejecutivo y directivo, ayuda a los administradores del proyecto a resolver problemas potenciales en una forma más ágil y eficiente.

5. Tomarse el tiempo para una planeación anticipada

Muchas veces, los vendedores de sistemas tienen el objetivo de cerrar rápidamente la venta. Antes de tomar cualquier decisión, las organizaciones deben asegurarse que el trato es el más adecuado para ellos. Deben validar el plan de implantación y entender los requerimientos del negocio. Adicionalmente, deben asegurarse de presupuestar la inversión necesaria para realizar pruebas de seguridad y posibles adaptaciones del sistema. También es de gran importancia que las empresas desarrollen un plan de comunicación organizacional, para mantener a los empleados y usuarios del sistema informados sobre los objetivos y avances.

6. Asegurar un cambio organizacional y un entrenamiento adecuados

El cambio organizacional, el entrenamiento de los usuarios y el diseño de funciones, son componentes clave para una implantación adecuada del ERP.  El sistema puede crear pánico, si los usuarios no entienden como usarlo correcta y eficientemente. El entrenamiento debe enfocarse en el flujo de los procesos y el conocimiento técnico del sistema.

7. Entender las razones que sustentan la implantación del ERP

El hecho de que otras empresas de la industria hayan implementado determinado sistema, no implica que todos deban hacer lo mismo. Cabe la posibilidad de que con mejoras en los procesos, rediseño organizacional o alguna tecnología especializada, se puedan cubrir los objetivos del negocio a un menor costo y con mayor eficiencia.

Para poder tomar una decisión apropiada, es necesario tener bien definidos los objetivos del negocio.

8.Enfocarse en la migración de datos anticipadamente.

La migración de datos resulta increíblemente compleja y conlleva un cierto riesgo técnico y administrativo.   Estas son algunas técnicas que pueden ayudar a llevar a cabo una migración adecuada de los datos:

  • Definir la estrategia de migración desde un principio, incluyendo datos básicos (clientes, proveedores, productos) y datos trasnacionales (órdenes de compra, facturas).
  • Comunicar adecuadamente los planes de migración de datos a empleados y usuarios.
  • Verificar exhaustivamente la migración de datos con pruebas piloto
  • Recordar que los datos inútiles (basura) traerán problemas al ERP
  • Hacer un plan para migrar e ingresar los datos históricos

 9. Aprender de las pruebas piloto antes del arranque

Hacer pruebas funcionales y de integración, es una buena medida de prevenir riesgos y asegurar que el sistema funciona de acuerdo a los planes. De hecho estas pruebas son un importante factor de éxito en la implantación.

10. Comunicación organizacional apropiada y a tiempo

La implantación del ERP, requiere comunicación clara sobre los objetivos y beneficios esperados a todos los empleados, usuarios o otros interesados. Adicionalmente es necesario comunicar preguntas y respuestas frecuentes, cambios organizacionales derivados de la implantación y cualquier otra información relevante. También es muy importante asegurar que todos los empleados sepan, que sus opiniones y preguntas son importantes y serán consideradas.

 

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Problemas frecuentes al implantar sistemas ERP y cómo evitarlos – Parte 1

Con frecuencia los problemas asociados a la implantación de sistemas ERP, manchan la imagen de la industria de la tecnología y la consultoría en sistemas.

A continuación exponemos los problemas más frecuentes a los que se enfrentan las organizaciones al implementar un sistema ERP.

PROBLEMA :  La implantación tarda más de lo esperado

REALIDAD : 75% de las implantaciones tardan más del tiempo estimado (1)

PRINCIPALES RAZONES :

  • Los estimados de tiempo no eran realistas
  • Se utilizó una contabilidad inadecuada de los tiempos para actividades del proceso de negocio.
  • Mal manejo del alcance del proyecto
  • Falta o limitación de recursos

PROBLEMA :  Se sobrepasa el presupuesto

REALIDAD : 55% de los proyectos sobrepasan el presupuesto (1)

PRINCIPALES RAZONES :

  • El plan del proyecto y costo no eran realistas
  • Costos ocultos asociados con el ERP
  • La complejidad del proyecto superó las estimaciones
  • Mal manejo del alcance del proyecto

PROBLEMA :  El ERP no brinda los beneficios esperados

REALIDAD : 41% de las organizaciones obtienen resultados por debajo de lo esperado (1)

PRINCIPALES RAZONES :

  • Fracaso en el manejo técnico del sistema o en el alcance del proyecto.
  • Definición inadecuada de los requerimientos funcionales
  • Desalineación del sistema ERP con los procesos del negocio
  • Expectativas irreales del ROI

Para mitigar estos problemas, las organizaciones deben:

  • Ordenar su casa
  • Seleccionar el socio-consultor adecuado
  • Considerar los 10 TIPS para la correcta implantación

(1) Reporte Anual 2015 – Panorama Consulting.