Entradas

, ,

15 errores que evitar al implantar un ERP

Cuando hablamos de la implantación de un Enterprise Resource Planning (ERP), hablamos de posibilidades para la empresa de crecer de sostenidamente y aumentar su rentabilidad y productividad. Si bien un ERP puede ser aprovechado de manera importante, el proceso de adquirirlo y adoptarlo implica ciertas complejidades que conviene tener claras. De lo contrario, las probabilidades de que el resultado no sea el esperado podrían ser bastante elevadas.

Un punto fundamental donde las compañías suelen presentar falencias tiene que ver con la definición del objetivo principal y alcance del proyecto. Este aspecto, que deberá ser soportado en los procesos y en la cultura de trabajo de la empresa, tanto a escala macro como a escala individual en cada uno de los miembros del equipo, marca el pie con que se dará inicio al proceso, de manera que su atención es vital para alcanzar el valor anhelado con la adopción del sistema.

Te podría interesar: 11 beneficios de contar con un ERP

A continuación presentamos las situaciones y errores más frecuentes en la implantación de un ERP que, por tanto, deben ser evitados:

  1. Seleccionar erróneamente al equipo: Se necesita de personas eficientes, de aquellas que conocen a profundidad el manejo de la compañía y cómo se llevan a cabo sus procesos, con particularidades y posibles conflictos.
  1. Asignar a un líder inhabilitado para tomar decisiones: No se debe asignar a una persona sólo porque esté disponible para llevar las actividades. La persona idónea debe conocer la organización de la A a la Z, saber establecer prioridades y tener la jerarquía para tomar decisiones.
  1. Falta de actitud innovadora y un equipo de trabajo comprometido: La implantación puede tomar meses, por lo que se necesita gente capaz de construir con una actitud positiva, conciliatoria y de resolución de conflictos.
  1. Falta de participación de directivos: Es imperioso que más allá de delegar tareas, los directivos se comprometan e involucren en reuniones para ayudar a definir objetivos y detectar posibles complicaciones.
  1. Falta de planificación y metodología: Un ERP no se puede adoptar de forma improvisada. Se deben comprender las fases de implantación, documentarlas y hacer revisiones. Antes de elegir una solución conviene realizar una auditoría sobre los procesos y políticas de la empresa.
  1. Confusión en los objetivos y alcance: Esto supone un riesgo sobre el presupuesto, altera los tiempos y disipa esfuerzos. No tener claros los objetivos de un proyecto nunca podrá propiciar el éxito del mismo.
  1. Considerar el precio como variable principal de selección: La eficiencia de una solución no se debe medir por su precio, sino por la capacidad que ésta tiene para resolver las necesidades que plantee la organización.
  1. Pretender ahorrar en cuestiones fundamentales: Pensar en ahorrar dinero eliminando aspectos como la capacitación o el soporte técnico provocará una pérdida de tiempo y retrasarán el disfrute de los beneficios del sistema.
  1. Capacitación y gestión del cambio inadecuadas: La formación en un nuevo sistema es crítica. Los usuarios deben dejar de trabajar con su herramienta habitual y aprender a hacer las cosas de otra manera. Mientras más formados resulten, mayores serán los beneficios de la inversión y la resistencia al cambio, más corta.
  1. Comunicación deficiente: Este punto suele estar acompañado de una equívoca gestión del cambio. Una comunicación deficiente de los objetivos, fases del proyecto y funcionalidades del sistema puede desembocar en la falta de compromiso del equipo y en una resistencia al cambio prolongada.
  1. No estudiar detalladamente a los proveedores: Se aconseja investigar trayectoria y solidez, igualmente solicitar referencias de varias empresas y elegir, más que a un proveedor, a un aliado del negocio.
  1. No estimar la limpieza de datos: La migración de datos es una tarea pesada e involucra información que a veces varía hasta el último momento. Con el fin de minimizar errores, se precisa que la programación y parámetros de procedimiento se pongan en marcha desde el principio. Un ERP es tan bueno como los datos que están en él.
  1. Asumir que la implantación es un proyecto sólo de sistemas: Un ERP se debe visualizar como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización. Además de incluir recursos tecnológicos y de infraestructura, contempla el capital humano.
  1. Reposar la responsabilidad del proyecto en el proveedor: La empresa debe comprender el carácter de corresponsabilidad de la implantación y no perder de vista que el resultado de ésta será el instrumento con que la firma operará sus procesos diarios.
  1. Descuidar el mantenimiento: El mantenimiento preventivo es clave para cuidar la inversión. Si éste no se realiza oportunamente, los sistemas podrían volverse obsoletos en un tiempo menor que el esperado, lo que afecta las dinámicas de la compañía y los procesos de negocio.

Como es evidente, la mayoría de los errores podría evitarse con una planificación adecuada, por lo que es primordial que los directivos de empresas tengan presente cada uno de estos aspectos al momento de definir cómo será la implantación del ERP de su organización.

También te podría interesar: Diferentes tipos de ERP y cómo elegir uno

,

¿Qué es un ERP y para que sirve?

ERP se refiere a siglas en inglés “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”. Pero ¿Qué hay detrás de esas siglas?, ¿Qué es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema informático de gestión de administración empresarial.

Otra definición sencilla puede ser: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, inventarios, manufactura, etc.)”.

Para entenderlo mejor, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los distintos procesos que son esenciales para el funcionamiento de una empresa, por ejemplo la administración de inventarios y de órdenes de compra, contabilidad, recursos humanos, administración de clientes…etc. En una forma muy básica, el ERP integra todos estos procesos y funciones en un mismo sistema, que agiliza el flujo de información y los procesos en toda la organización.

La función central de cualquier sistema ERP es compartir la base de datos que soporta las distintas funciones en las diferentes áreas de la empresa. En forma práctica esto implica que cualquier empleado en distintas áreas o departamentos (por ejemplo contabilidad, almacén o vetas), pueden tener acceso y confiar en la misma información para sus distintas necesidades.

El ERP, también aporta hasta cierto grado reportes sincronizados y automatizados. En lugar de que se mantengan distintas bases de datos y hojas de cálculo en diferentes las áreas y que los datos se tengan que capturar manualmente para generar reportes, el ERP permite obtener la información de diferentes lugares y generar reportes consolidados en tiempo real.  Por ejemplo, si las ordenes de compra se encuentran en el sistema, los pedidos se pueden surtir con mayor eficiencia y exactitud y el departamento de finanzas, puede generar mas ágilmente sus reportes.

Además un ERP integra en una sola aplicación, todas las actividades de todos los departamentos de la compañía, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.

Una empresa con un ERP sin duda está en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué?, Porque gracias al sistema ERP, la empresa automatiza su administración, tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro en costos (mejora su eficiencia). Esto hace a la empresa más competitiva.

Breve historia del ERP – De MRP a la nube

El Término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner(1), pero sus raíces datan de los años 60. En aquel entonces el concepto se aplicaba al monitoreo de inventario y el control de los procesos de manufactura. Para los 70’s se utilizaba el término MRP (Material Requirements Planning) para referirse a los sistemas de planeación de materiales para la producción.

En los 80’s, el MRP se expandió hacia distintos procesos de manufactura y para 1990, este tipo de sistemas ya abarcaba otras operaciones  y funciones administrativas como contabilidad y recursos humanos, dando precedente a lo que hoy conocemos como ERP.

El día de hoy el ERP se ha expandido hasta formar parte de la inteligencia del negocio, manejando no solamente el control administrativo y de manufactura, sino también los procesos externos como ventas, mercadotecnia, atención ó servicio al cliente, comercio electrónico, etc.

Con los grandes avances que estos sistemas han tenido y las grandes ventajas que proporcionan, hoy en día empresas de todos los tamaños y giros están adoptando este tipo de sistemas. Recientemente las soluciones en la nube o SaaS (Software as a Service) han contribuido fuertemente al crecimiento de los ERPs.

El ERP en la nube, no sólo hace más accesible la solución (ya que no requiere de una inversión inicial), si no también más fácil de implantar y administrar. Otra ventaja importante de los sistemas en la nube es que hacen los reportes accesibles en tiempo real y en cualquier lugar, lo cual permite a ejecutivos y directivos tener una amplia y eficiente visibilidad de la empresa.

Por lo anterior, empresas de diversos tamaños e industrias están migrando a sistemas en la nube y dados los beneficios, es fácil predecir un rápido crecimiento de este tipo de soluciones hacia el futuro.

(1) “Extended ERP reborn in b-to-b,” Heather Herald: InfoWorld, August 27–September 3, 2001.

El valor de tener un ERP en tu empresa

El ERP ayuda a los empleados a hacer su trabajo de una forma más eficiente por las siguientes razones:

  • Elimina las barreras entre áreas o departamentos – toda la empresa tiene acceso a la misma información
  • Elimina errores de captura y duplicidad de tareas
  • Proporciona información en tiempo real y en forma global, lo que habilita a los ejecutivos a detectar y manejar posibles conflictos en forma proactiva
  • Mejora el cumplimiento financiero con los estándares regulatorios y reduce riesgos
  • Automatiza operaciones de las cadenas de abastecimiento y suministro, con otras áreas de la empresa como contabilidad y logística.
  • Mejora el servicio al cliente, pues provee información precisa sobre seguimiento de órdenes, pedidos, entregas etc.

Con lo anterior, es claro el valor del sistema ERP para cualquier empresa y especialmente del sistema ERP en la nube, ya que con este tipo de soluciones, los empleados tienen acceso continuo a información certera y precisa,  que los habilita a tomar mejores y más ágiles decisiones.

Adicionalmente el sistema ERP ayuda a eliminar procesos y sistemas redundantes, reduciendo dramáticamente los costos generales dentro de la empresa.

ERP – Un sistema modular y flexible

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (se divide en partes independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en módulos (que por lo general, corresponden a los departamentos de las compañías).

Los módulos fundamentales son:

– Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiamientos (préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

– Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

– Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios de venta, etc.

– Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.

– Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

– CRM (Customer Relationship Management o Sistema de gestión de relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, proyecto, contratos, etc.).

Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental, inteligencia de negocios y muchos más.