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Por qué subir la empresa a la nube

La nube es uno de los motores más importantes de la transformación digital y ha permitido la habilitación del Internet de las Cosas, la inteligencia artificial, la realidad aumentada y el big data, lo que ha dado paso tanto a la creación de nuevos modelos de negocio como a una relación hombre-máquina más cercana y productiva.

La nueva era basada de computación en la nube que la humanidad está viviendo se ve manifestada en las ciudades, gobiernos y sectores productivos. La forma en que las personas interactúan con la tecnología ha evolucionado para definir la cuarta revolución industrial y dar la posibilidad a la empresa de crecer con rapidez. Sin embargo, muchos ejecutivos todavía se encuentran cautelosos acerca de trasladar su modelo de TI a esta modalidad. Esta postura aleja a la organización de una serie de beneficios y ventajas que inciden en su productividad y competitividad.

Por el contrario, una empresa que decide migrar encuentra entre sus virtudes:

  • Los requerimientos de infraestructura, al ser más simples, permiten a la compañía reducir gastos en hardware.
  • La capacidad de integración facilita al usuario trabajar con diversas aplicaciones empresariales como ERP, CRM, e-commerce, BI.
  • Opera con otros tipos de lenguaje y sobre diversas plataformas.
  • La flexibilidad y movilidad que ofrece optimiza el trabajo remoto.
  • Los datos se pueden recuperar desde cualquier instalación.
  • La implantación es rápida y de bajo riesgo.
  • Es hiperescalable: detecta necesidades y escala de forma automática.
  • El servicio está disponible para el usuario prácticamente todo el tiempo.
  • La modalidad de contratación bajo demanda la hace accesible para buena parte de las pymes.
  • La seguridad es de primer nivel (cifrado, protocolos, control de tráfico global, privacidad en el desarrollo de software).

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La nube es una herramienta que cada vez se integra más al entorno corporativo. Sus características la hacen viable para la compañía que busca administrar los procesos de negocio con mayor agilidad.

Una empresa que decida no manejar “arriba” su información sencillamente verá limitado su crecimiento y perderá ventaja en el mercado actual. La nube como elemento de modernización de los lugares de trabajo no debe ser vista como una moda, sino como una práctica de la innovación que empodera a los usuarios y los hace más eficientes, lo que indefectiblemente impacta para bien a la organización.

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CRM y ERP: actores claves de la transformación digital

La madurez de los sistemas de gestión empresarial ha permitido el desarrollo de escenarios comerciales cada vez más novedosos y disruptivos.

La forma en que las empresas líderes del mercado operaban hace cincuenta años no se parece a la manera de operar de ahora; tampoco a la forma de operar de hace una década. La evolución de las tecnologías ha redefinido las maneras de hacer de la organización y ha permitido abordar un enfoque comercial centrado en el cliente.

El desarrollo de las tecnologías ha forjado un escenario digital que exige enormes competencias para las compañías, lo que, para los directivos suspicaces, más que una amenaza, es considerado como una oportunidad. La transformación digital como despliegue estratégico, táctico y operativo no tiene retorno y es en la medida en que la organización empodere a su personal, optimice la gestión de sus datos y mejore sus procesos, que será capaz de registrar un crecimiento significativo y cónsono con la realidad del entorno empresarial.

Las soluciones que más y mejores impactos pueden generar en la vida de la compañía sin duda son aquellas que inciden en la productividad y administración de sus operaciones. De allí que los sistemas Customer Relationship Management (CRM) y Enterprise Resource Planning (ERP) sean empleados con tanta frecuencia en empresas de diversos sectores como manufactura, retail, finanzas, educación y gobierno.

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Los modos en que la adopción de las tecnologías de información y la transformación digital impactan en las empresas fundamentalmente son cuatro:

  1. Atracción de clientes. ¿Existirá un mejor aliado para el departamento de marketing que CRM? Conocer el perfil del comprador, transformar prospectos y leads en clientes, mejorar el servicio al cliente, optimizar procesos de venta, fidelizar más rápidamente y diseñar estrategias basadas en la personalización son algunas de las ventajas que se puede alcanzar con la implantación de un sistema ideado especialmente para la gestión de las relaciones con los clientes. La capacidad de CRM para ampliar la visión y fortalecer los pasos comerciales de la compañía hacen de esta tecnología un aliado clave para cualquier firma. ¿Acaso no es mejor cuando al cliente se le otorgan exactamente las respuestas que espera y es tratado con empatía y reconocimiento?
  1. Fortalecimiento de empleados. Una fuerza de ventas informada y habilitada tiene más probabilidades de generar experiencias memorables para los clientes, hecho que puede lograrse con el apoyo de CRM. Por su parte, ERP también forma equipos ágiles y productivos en prácticamente todas las áreas de la compañía. Administrar nóminas y recursos humanos con un mismo sistema, por ejemplo, facilita tanto la gestión de talento desde el momento del reclutamiento como la adecuación de políticas internas según los requerimientos del área. Finanzas, por otro lado, puede administrar activos de manera más eficiente y con menores riesgos. Todo esto manifiesta la formación de colaboradores con mayores competencias y capacidades para generar valor.
  1. Optimización de operaciones. ¿Será posible que un almacén con grandes cantidades de productos se maneje con lápiz y papel? Seguramente todavía existen empresas capaces de hacerlo, pero ¿será esta la compañía más ágil del sector y con mejores perspectivas de crecimiento? Una organización que pretenda ser mejor cada día, indefectiblemente debe ejercer la transformación digital y reconfigurar sus operaciones en función del mejoramiento de sus indicadores de desempeño y rentabilidad. El ERP adecuado puede ayudar con creces a lograr lo mencionado y hacer de la empresa un modelo de gestión representativo.
  1. Transformación de productos. Es el momento en que la reingeniería se presenta como un proceso imperioso para la organización, que la transformación digital causa su impacto más importante. Redefinir procesos de negocios o transformar productos y servicios es trascendental para la organización y manifiesta su interés y disposición por crecer abruptamente. La mejor forma de llegar a este punto es con el cimiento de soluciones CRM y ERP, por cuanto la primera ayuda a estudiar exhaustivamente los mercados y conocer al cliente, y la segunda permite examinar detalladamente la cadena de suministro, establecer nuevos mecanismos y administrar el ciclo de vida de un producto.

Comprender la influencia de las tecnologías de información y el impacto de la transformación digital en la organización acelerará su incorporación y facilitará el éxito de una empresa propia del siglo XXI.

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Dos aspectos esenciales en la transformación digital

No cabe duda, la digitalización y la transformación digital son un hecho. Desde que el nacimiento del internet, el desarrollo de poderosas soluciones, como ERP, CRM y Business Intelligence, y la implantación de los sistemas de redes en las organizaciones, una nueva forma de operar ha ido ganando terreno, al punto de hoy considerar casi inviable la existencia de una compañía que se apoye básicamente en herramientas basadas en lápiz y papel o en antiguas hojas de cálculo.

La digitalización y la transformación digital han cambiado la forma en que el ser humano se relaciona con su entorno. En diversas naciones han roto paradigmas e influido en la creación de un nuevo modelo de sociedad. Por su parte, las empresas ingresaron en una carrera por aumentar la competitividad y la eficiencia que está muy lejos de cesar. La digitalización y la transformación digital han evolucionado las mentes en función de nuevas estrategias de negocio y han favorecido el desarrollo de la denominada hipercompetencia.

Durante la cuarta revolución industrial que se vive actualmente, difícilmente se pueda ser únicamente espectador; la transformación invade los espacios públicos y privados; asimismo a las personas, quienes en el plano tanto personal como profesional la viven con todas sus letras. Sin embargo, para las empresas la decisión de ser parte activa de esta transformación no ocurre de manera tan automática.

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Para ejercer realmente la transformación digital, y no formar parte de las organizaciones que solamente cambian sus herramientas tradicionales por otras digitales manteniendo el mismo objetivo, se debe cumplir con dos aspectos esenciales:

  1. Estrategia. Como en toda planificación, se debe determinar cuál es la visión con respecto al cambio y, a partir de ahí, establecer los mecanismos que digitalmente modificarán los procesos en la compañía. Los componentes de la estrategia deben abordar fundamentalmente lo relacionado con los objetivos, alcance, gestión de talento, gestión del cambio, esfuerzo tecnológico e infraestructura.
  1. Disposición. La actitud y la voluntad de quienes lideran los procesos de transformación es determinante para afrontar los cambios exitosamente en la organización. La madurez tecnológica de una empresa está ligada a la capacidad que tienen sus miembros de encabezar iniciativas digitales y engranar adecuadamente los procesos inherentes al salto.

La transformación digital es un proceso evolutivo que busca realinear modelos de negocio. No obstante, a pesar de la enorme concepción técnica que implica, las estrategias para su ejecución deben estar concebidas no sólo desde la tecnología, sino desde las personas, que en definitiva –sin ánimos de tocar por el momento la polémica inteligencia artificial- son quienes tienen la capacidad propiciar un cambio profundo y vinculante en la cultura empresarial.

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El desafío de la transformación digital

El siglo XXI está siendo colmado por una cantidad abrumadora de hitos sociales y tecnológicos que están transformando a la humanidad. Por su parte, las organizaciones se hallan en un punto que las obliga a cuestionarse sobre sus maneras de operar y a reinventarse en función de su crecimiento y la evolución de los mercados.

Junto con la corriente que trae consigo el desarrollo tecnológico, los conceptos de automatización y la digitalización, en las pequeñas y medianas empresas cada vez cobra mayor peso el término transformación digital, proceso referido a la adopción de una serie de acciones que buscan incidir en las formas de hacer de la compañía y en su modelo de negocio, ¿de qué manera? Esencialmente, con el apoyo de las tecnologías de la información.

Sin embargo, la transformación digital no puede ser simplemente decretada por los directivos de la empresa. Los retos que supone este proceso, primeramente implican una interpelación profunda acerca de la preparación y la disposición que ésta posee para asumir los cambios. Asimismo, ejecutar acciones innovadoras y disruptivas capaces de fundar la reingeniería de los procesos o negocios. De ningún modo se trata de la implantación de un software o su actualización, sino de un despliegue estratégico, táctico y operativo que requiere de la sinergia de todo el talento humano para alcanzar el éxito.

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La transformación digital puede implicar la implantación de diversas tecnologías. Compañías de diversos rubros encuentran incontables beneficios en ERP o sistemas para la planificación de recursos empresariales. Plataformas CRM o sistemas para la gestión de relaciones con los clientes tienen la capacidad de renovar la forma en que los usuarios interactúan con la organización; facilitan los estudios de mercado, la personalización y la fidelización. Por otro lado, BI provee información capaz de generar un conocimiento vital en el ámbito comercial. Adicionalmente, cada vez son más frecuentes las compañías que explotan las posibilidades del Internet de las Cosas, el comercio en línea y las aplicaciones móviles para lograr sus objetivos y generar nuevos escenarios.

La adopción de tecnologías con criterios enfocados en el crecimiento corporativo y la investigación del macro y micro entorno podrían propiciar mejoras significativas y sin precedentes para las pymes. Una verdadera transformación digital abre un abanico extenso de variables operativas, organizacionales y tecnológicas; no obstante, entre todos los aspectos que se deben atender y debido al riesgo implícito, es fundamental poner especial acento en los cambios de procesos y de recursos humanos. De esta forma, será más fácil aprovechar la inversión y su impacto será el esperado por la dirección.

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Resistencia al cambio en la transformación digital

Moverse o morir

Las migraciones animales lo han afirmado: es necesario moverse, de lo contrario, una próxima temporada podría marcar el fin de un ejemplar o hasta de una especie entera.

Según el diccionario de la Real Academia Española, el término resistencia se define como la “oposición a la acción de una fuerza”. Resistir significa plantar dificultades para la comprensión, manejo, conocimiento o realización de algo. En el ámbito organizacional, la resistencia al cambio presenta una enorme desventaja: frena la adaptación y el progreso, de hecho, podría llegar a ser el factor por el que la adopción de una nueva tecnología no logre funcionar. Sin embargo, también puede ser una fuente de conflicto funcional capaz de estimular el debate saludable sobre las formas de hacer de la compañía.

El hombre es un animal de costumbres

La frase, atribuida al escritor Charles Dickens, cobra sentido al reconocer que el ser humano cuando se enfrenta a una actividad nueva, a un panorama diferente, a un desafío inédito, requiere de un esfuerzo extra por parte del cerebro para encontrar las soluciones a las interrogantes que ahora se le presentan. Caso contrario a lo ocurrido cuando la rutina es repetida una y otra vez, en forma automática.

Aún en el ámbito organizacional, las costumbres crean una zona de confort que limita a las personas en su manera de pensar, crear y sentir, pero ¿qué pasa cuándo las circunstancias y demandas del entorno cambian? Se precisa de un proceso evolutivo que permita adaptarse a los cambios y avanzar de forma individual y colectiva.

Lidiar con el engendro: el sistema

La transformación digital es la reinvención de la organización a través del empleo de la tecnología para mejorar la forma en que la empresa se desempeña interna y externamente. El término digital hace referencia al uso de la tecnología que genera, almacena y procesa datos –tecnología de la información-. Llevar adelante esta metamorfosis obliga a las organizaciones a repensar sus procesos y a asumir lo que pudiera ser su mayor reto: cambiar la cultura empresarial.

La implantación de sistemas ERP, CRM o Business Intelligence va más allá de la instalación de un paquete de software; implica un cambio en la filosofía y en las estrategias operativas y comerciales de la empresa. Se trata de un proceso que altera la cadena de valor y busca optimizar lo inherente a la organización.

Cuando a un colaborador se le informa que deberá cambiar la forma en que viene trabajando desde hace varios años, éste podría sentir confusión y manifestar su resistencia al cambio con crítica, negación, hipocresía, sabotaje, fácil acuerdo (sin compromiso), distracción (se evade el cambio) o silencio. Podría no tener en cuenta la forma en que se adaptó al sistema anterior y que sus modos de conducta son el resultado de un aprendizaje y una adaptación cumplida; por tanto, todo aquello que altere lo habitual podría parecerle difícil y peligroso. Este tipo de situaciones es frecuente constatarlas cuando un trabajador debe dejar de lado su libreta o formato Excel para tomar una Tablet en el medio del depósito e ingresar información en una plataforma totalmente extraña. Asimismo, en un departamento de marketing que, antes de contar con una solución CRM, priorizaba las ventas por sobre el deseo y la relación con los clientes.

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Ganarle al monstruo: la resistencia

Lo ideal para superar la resistencia al cambio en la transformación digital o en la implantación de sistemas operacionales o transaccionales, sería contar con un equipo de gestión del cambio; no obstante, si no se logra disponer de un equipo de profesionales de este tipo, es preciso tener en cuenta que el proyecto deberá requerir de un responsable capaz de trabajar los siguientes aspectos:

  1. Empatía: es fundamental conocer cómo los colaboradores de la empresa perciben el cambio y comprender posicionamientos, preocupaciones y miedos.
  2. Comunicación: se debe compartir la información relevante, resaltar los beneficios del cambio, apoyar la resolución de miedos, generar confianza y expectativas tan positivas como realistas.
  3. Capacitación: hará valer la inversión y promoverá el aprovechamiento pleno de las tecnologías o soluciones.
  4. Reconocimiento: es clave animar el cambio y valorar el esfuerzo de los usuarios con incentivos que alineen los comportamientos con la adopción de las tecnologías.
  5. Medición: resulta útil y motivador en la medida en que se alcanzan los objetivos.

La transformación digital involucra el empleo de herramientas diseñadas para incrementar la eficiencia y productividad de la empresa, no los problemas. Entender que la resistencia al cambio es una actitud normal y que puede ser gestionada, ayudará a la compañía a superar con más rapidez las fases de la transformación y vivir la innovación por medio de los beneficios y ventajas que las tecnologías de la información tienen para ofrecer.

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